Skab en fast struktur for jeres arbejde med rekruttering

For mange foreninger, små som store, er rekruttering af nye frivillige en stor udfordring, som præger hele foreningen. Det hører vi ofte i CFSA’s rådgivning, når vi er ude rundt i landet og holder kurser for foreninger og frivillige, og når vi taler med bestyrelser og ansatte.

Med udgangspunkt i tre fiktive, men realistiske udfordringer med rekruttering af frivillige til lokale foreninger, har vi bedt CFSA’s analysekonsulent Malthe Lindholm Sørensen og teamleder for rådgivning og udvikling Julie Stockmarr om at give deres bud på, hvordan rekruttering af flere frivillige kan gribes an eksempelvis hos Mathias, som vil skabe ny forening for studerende i Esbjerg, Katrine, der hjælper tidligere misbrugere i Aalborg, og Hans-Christian, som er erfaren lokal bestyrelsesformand i en stor organisation i Helsingør.

Entreprenante ildsjæle bliver nemt blinde for andre

Mathias på 21 år er flyttet fra Odense til Esbjerg for at læse sociologi. I det seneste år har han oplevet, hvor svært det kan være at flytte hjemmefra, at få venner og blive en del af et fællesskab i en ny by. Han vil derfor gerne finde andre unge og starte en 'Velkomstforening" inden næste studiestart.

Som det første anbefaler CFSA’s teamleder for rådgivning og udvikling Julie Stockmarr, at Mathias afsøger sit studiemiljø og lokalområde efter foreninger, som har samme formål.

Skab overblik over andre foreninger og projekter med samme formål

- Det kan være meget krævende at starte en forening fra bunden. Vi ved, at mange unge tiltrækkes af den konkrete aktivitet og fællesskabet, og i mindre grad af det organisatoriske arbejde med at oprette en forening og konstituere en bestyrelse. Vi vil derfor anbefale, at Mathias første lige undersøger, hvad der allerede er af foreninger eller projekter med samme formål. Måske er det mere oplagt for Mathias at gå ind i Esbjergs brugerdrevne ungdomshus, eller undersøge om der allerede er lignende fællesskaber på campus eller blandt de mere end 150 lokale foreninger, der findes i Esbjerg. Esbjerg frivilligcenter Frivillighuset Vindrosen er også et oplagt sted at henvende sig, når Mathias har brug for at få overblik over eksisterende fællesskaber, som han hurtigt kan engagere sig i, bygge ovenpå eller videre på.

Selvom Mathias er drevet af at udvikle sin egen forening, skal han alligevel orienterer sig grundigt i de fællesskaber, som allerede eksisterer i lokalområdet. For hvis hans forening skal være attraktiv for dem, han gerne vil have med, er han nødt til at vide, med hvem og om hvad han ’konkurrerer’. I en by med et stort foreningsliv og masser af aktiviteter for unge, må han regne med, at der er rift om frivillige. Også derfor kan det være klogt, at Mathias overvejer, om han skal starte en ny forening eller satse på et mere uformelt netværk, understreger Julie fra CFSA.

Ræk ud til målgruppen - personligt og via sociale medier

Hvilke veje leder til nye frivillige?

Rekruttering begynder med de kanaler, som leder potentielle frivillige i retning af jeres forening eller sag.

Læs om netværksstrategien og kampagnestrategien samt fordele og ulemper ved de to forskellige rekrutteringsstrategier i pixi-hæftet: Den korte vej til et godt MATCH. Forlaget CFSA, 2022

Da Mathias allerede kender målgruppen af frivillige, der ligner ham selv, kan han forholdsvist hurtigt gå i gang med at aktivere relevante personer i sit netværk og prikke studiekammerater og kollegiefæller for at se, om han kan få sat gang i en ’sneboldeffekt’. I en studieby som Esbjerg vil vi også anbefale, at Mathias rækker ud til unge, som han ikke allerede kender. Det kan fx være via sociale medier og mere målrettet kontakt til facebookgrupper eller andre onlinegrupper for unge i Esbjerg, råder CFSA’s analysekonsulent Malthe Lindholm Sørensen. 

Hvad er det værste, Mathias kan gøre?

Først og fremmest at undlade at undersøge arenaen i forvejen og konkurrencen mellem lignende identiske initiativer. Desuden kan en entreprenant type som Mathias hurtigt fylde meget, og han skal derfor være tålmodig og lytte og lade være med at sætte sig hårdt på dagsordenen i projektet. Hvis hans ide skal blomstre, er det vigtigt, at han giver andre i gruppen mulighed for at tage ejerskab for udviklingen af projektet og fællesskabet.

Den erfarne aktivitetsleder kan også have brug for en hånd

Katrine er 48 år og kantineleder på en uddannelsesinstitution i Aalborg. I sin fritid er hun en engageret ildsjæl i en lokalforening for tidligere misbrugere. Katrine står i spidsen for en af de vigtigste aktiviteter – nemlig foreningens madklub, som holder middage for foreningens brugere. Gennem det seneste halve år er fire frivillige stoppet i madklubben, så nu er der kun Katrine og to andre frivillige tilbage, og det er ikke nok til planlægning, indkøb, madlavning og oprydning. Katrine skal hurtigt skaffe nye frivillige – og gerne inden den store sommerfest for alle foreningens brugere. Katrine har aldrig før haft behov for at skaffe nye frivillige.

Nedsæt en gruppe, der har ansvar for rekrutteringsarbejdet

Som det allerførste anbefaler CFSA’s analysekonsulent Malthe Lindholm Sørensen, at Katrine allierer sig med en eller flere personer fra foreningen. Det kan fx være et bestyrelsesmedlem eller frivillige fra andre aktiviteter, som synes, at det kunne være spændende at løse organisatoriske opgaver, og måske har flere erfaringer at trække på.  

- I CFSA anbefaler vi, at man er minimum to personer, der har ansvar for rekrutteringsopgaven. For det første fordi de kan sparre med hinanden, når der det er svært, og fordi netværket af potentielle frivillige naturligvis bliver større, når flere går sammen om at skaffe nye frivillige. Det vigtigste er, at der er nogle, som har det faste ansvar for den løbende rekruttering, understreger Malthe fra CFSA.

Afklar hvem og hvor mange frivillige, der er brug for

Når ansvaret for rekrutteringsopgaven er på plads, skal Katrine og den anden person spørge sig selv: Hvordan sikrer vi, at andre frivillige ikke også stopper? Har vi talt nok med de to, der er tilbage? Og er der brug for en indsats, der alene handler om flere frivillige til madklubben, eller er der behov for flere frivillige til andre dele af foreningens aktiviteter? Derefter skal de tale om de præcise opgaver, og hvor mange frivillige, de reelt har brug for. Katrine og hendes makker skal sætte et realistisk mål for, hvor mange de gerne vil rekruttere, hvordan og med hvilke kanaler og metoder, siger Malthe fra CFSA.

Afklar krav og forventninger 

Når de har afklaret mål og opgaver, er det næste råd til Katrine, at hun og de øvrige i rekrutteringsgruppen sætter præcise ord på, hvad nye frivillige i madklubben skal have som baggrund og interesser for at kunne bidrage i madklubben. Derefter skal de vurdere, hvad der er vigtigst, og om alle nye frivillige skal kunne det hele, fortsætter CFSA’s teamleder for rådgivning og udvikling Julie Stockmarr.

Skal de nye frivillige fx være gode til madlavning, eller er det vigtigst, at de har en socialfaglig forståelse, fordi de skal være i et miljø med tidligere misbrugere? Skal de have særlige personlige kompetencer? Eller er det allervigtigste for Katrines madklub, at nye frivillige er dygtige til at planlægge, lave mad og at de har et hygiejnebevis, eller er indstillet på at få et hurtigt?

- Potentielle frivillige kan selvfølgelig blive skræmt væk, hvis de bliver overvældet af specifikke krav, men hvis der er præcise krav, kan det give Katrine frivillige, som hurtigt glider ind i madklubbens arbejde. Katrine skal fx gøre sig klart, hvordan hun stiller sig, hvis en potentiel frivillig kontakter foreningen og siger: ”Jeg kan ikke lave mad, men jeg er selv tidligere misbruger og vil meget gerne gå rundt og snakke med brugerne og skænke kaffe op”. Katrine skal have et billede af, om der er tid og ressourcer i foreningen til at tage imod frivillige til andre opgaver her og nu, eller om de skal vente, til de har rekrutteret frivillige til selve madlavningen i klubben, siger Malthe fra CFSA.

Øvelse: Afstem forventninger til frivillige og foreningen 

CFSA’s Match-øvelse hjælper jer med at afstemme foreningens forventninger til nye frivillige og potentielle frivilliges forventninger til deres engagement hos jer.

Øvelsen viser, hvem I har brug for at rekruttere. Jo mere præcise I er om opgaver, tidsforbrug, gevinster, færdigheder og kompetencer, jo nemmere er det at overbevise potentielle frivillig om, at jeres forening er den rigtige for dem.

Download MATCH-øvelsen

Det er selvfølgelig altid godt at være åben, når nogen selv henvender sig og gerne vil hjælpe til. Men hvis de pågældende ikke har de kompetencer, evner eller færdigheder, som foreningen mangler, og/eller Katrine eller andre i foreningen ikke har tid og ressourcer til at oplære dem i opgaverne og foreningen, vil vi anbefale, at de takker nej tak.    

Hvad er der værste, Katrine kan gøre?

Ikke at søge hjælp til rekrutteringsarbejdet, nu hun ikke har prøvet det før, og at hun af tidsnød siger ja til frivillige, hun og de andre ikke har tid til at få godt ind i gruppen – for så stopper de bare hurtigt igen, siger Julie og Malthe fra CFSA samstemmende.

Gamle mænd i nye fællesskaber

Hans Christian er 71 år og pensioneret bankmand fra Helsingør. Han er formand i en veletableret lokalforening under en større landsorganisation. I lokalforeningen har der altid været en stor fasttømret, homogen og aktiv gruppe frivillige med et rigtig godt fællesskab. Nye frivillige er stort set kommet af sig selv. Som en del af en ny strategi, har landsorganisationen pålagt lokalforeningen, at de frivillige fremover skal afspejle det omkringliggende samfund. Derfor skal lokalforeningen over de kommende to år arbejde med at øge mangfoldigheden i bestyrelsen og blandt de frivillige, og de skal tilmed skaffe flere yngre kræfter.

Det er en rigtig svær opgave, Hans Christian er sat i spidsen for og der findes ingen snuptagsløsninger, siger CFSA’s teamleder for rådgivning og udvikling Julie Stockmarr.

- Vores råd til Hans Christian er at afklare, hvordan en mere mangfoldig gruppe af frivillige styrker foreningen og arbejdet for brugerne, og lade det være afsæt for en grundig samtale i bestyrelsen om deres nuværende fællesskab og hvordan det og foreningen fremover kommer til at se ud.

Nye frivillige forandrer det etablerede fællesskab

I takt med at nye frivillige med et nyt syn på fællesskabet træder ind i foreningen, vil samarbejdet mellem nye og gamle frivillige bliver sværere og mere tidskrævende. Der vil både opstå flere konflikter og være brug for at indgå flere forlig, end de er vant til. Derfor er det også rigtig vigtigt, at bestyrelsen taler meget grundigt om, hvad de konkret skal gøre for at forebygge, at nuværende bestyrelsesmedlemmer og frivillige træder ud, når det velkendte fællesskab i foreningen forandrer sig, siger Julie Stockmarr fra CFSA.

I lighed med rådet til Katrine og de frivillige i madklubben anbefaler vi, at Hans Christian og bestyrelsen udpeger et par personer fra foreningen, som har ansvar for rekrutteringsarbejdet og afklarer: Hvem er de nye frivillige, når målet er at skabe et mere inkluderende og mangfoldigt fællesskab, hvilke motiver ligger bag deres engagement, hvilke opgaver skal de bidrage til osv.

Rekrutter via netværkets netværk

Når de herefter skal finde ud af, hvordan de når ud til nye frivillige, er et godt råd, at de skal sørge for at aktivere de dele af foreningens netværk, som de ikke tidligere har rakt ud til. Alternativt kan de invitere personer fra lokalområdet med ind i rekrutteringsprocessen og bruge disse menneskers netværk som afsæt for rekruttering af nye frivillige.

Hvad er det værste, Hans Christian kan gøre?

Bare at rekruttere som de plejer, for så får de frivillige, der ligner dem selv og derved risikerer de at opretholde det homogene fællesskab i stedet for at skabe et nyt, der er mere mangfoldigt. Hvis det nye fællesskab også skal være inkluderende, er det vigtigt, at de sørge for en velovervejet og god modtagelse, som både sikre, at nye frivillige finder en plads ind i fællesskabet, og at nuværende frivillige får mulighed for at tilpasse sig det nye fællesskab.

4 råd til foreninger, som ønsker at strukturere deres arbejde med rekruttering af frivillige

1. Sæt jer ind i de frivillige, I gerne vil have fat på. Prøv at forstå hvem de er og hvilke motiver, der ligger bag deres engagement. Hvilke opgaver skal nye frivillige løse? Kræver det særlige faglige eller personlige kompetencer? Har I andre krav og ønsker til nye frivillige?
2. Afklar, hvordan I skal rekruttere nye frivillige. Skal I benytte mange kanaler i forskellige formater og medier – både online og offline. Skal I aktivere jeres netværk, hvor I rekrutterer via opfordringer eller personlige bekendtskaber i jeres lokalområde?
3. Sørg for en god modtagelse af nye frivillige – herunder både en god introduktion og forventningsafstemning, så nye frivillige ved, hvad I forventer af dem og I ved, hvad frivillige har af ønsker og forventninger til deres engagement hos jer. Sørg også for oplæring som fx et kursus, et kursusforløb, føl-ordning eller måske sidemandsoplæring.
4. Skab gode rammer omkring nye frivilliges engagement, så I kan fastholde dem. Hjælp dem med at føle sig som en del af fællesskabet og skab mulighed for, at de kan få gode relationer til andre frivillige. Sørg også for at de kan få supervision eller sparre med foreningens ledelse og de andre frivillige om opgaver og aktiviteter for brugerne.

Læs mere om rekrutteringsprocessens fire faser i Den korte vej til et godt MATCH. Forlaget CFSA, 2022.

Brug CFSA til at nå i mål med jeres rekrutteringsindsats

Foruden kurser om rekruttering, motivation og fastholdelse og udgivelse af bøger om rekruttering og fastholdelse som fx Den korte vej til det gode MATCH - har CFSA stor erfaring med at formidle viden og redskaber om rekruttering, motivation, fastholdelse og ledelse af frivillige i både kortere oplæg og workshops. Vi kan også tilbyde længere udviklingsforløb og evalueringer af eksempelvis foreningers frivilligpolitikker.

Vil du høre mere om muligheden for at få hjælp og sparring på rekrutteringsudfordringer i jeres organisation, så kontakt CFSA's teamleder for rådgivning og udvikling Julie Stockmarr på js@frivillighed.dk