Brug kampagner til at rekruttere frivillige

Kampagnemetoden er en udadrettet og bred strategi, hvor I benytter flere kanaler (både online og offline) til at nå ud til potentielle frivillige, og hvor I arbejder målrettet med rekruttering og synlighed over længere tid. Ved at være synlige i længere tid og i flere sammenhænge øger I kendskabet til jeres forening, jeres aktiviteter og den forskel, frivillige gør for jeres målgruppe

Med kampagnemetoden kan I sætte de helt store sejl til og lave en større og mere ressourcekrævende indsats, eller I kan fokusere jeres indsats på færre kanaler. Uanset tilgangen stiller metoden en række krav til jeres forening. Fx at I har:

• et sekretariat eller et dedikeret rekrutteringsudvalg (eller kampagnegruppe), der kan koordinere opslag på sociale medier og kampagner.
• ressourcer og kompetencer til at skabe opmærksomhed, fx på sociale medier eller ved at være til stede på uddannelsesinstitutioner eller andre steder, hvor den målgruppe, I vil nå ud til, befinder sig.
• ansatte eller frivillige, der løbende kan håndtere og sortere i henvendelser fra potentielle frivillige. 
• ressourcer til at holde samtaler og matche frivillige med relevante aktiviteter eller opgaver, i takt med at nye frivillige melder sig på banen.
• relativt standardiserede procedurer for oplærings- eller træningsforløb af frivillige for at sikre en god opgaveløsning og et godt match, når foreningen ikke har et personligt kendskab til den enkelte frivillige.

Kampagnemetoden er mest effektiv i større byområder, hvor der er flere potentielle frivillige. I tyndere befolkede dele af landet kan metoden være vanskeligere at benytte, da udbuddet af frivillige med uddannelses- og jobprofiler, der matcher opgaver og brugere, er mindre. Hvis I befinder jer i et område, hvor udbuddet af frivillige ikke er så stort, men hvor der stadig er behov for sociale indsatser, er det derfor vigtigt, at I tilpasser jeres kampagnestrategi, så den passer til jeres område

Kampagner kan både være online og offline

Der er en lang række rekrutteringskanaler, I kan gøre brug af i jeres kampagnestrategi. Herunder:

• Nyhedsbreve
• Avisannoncer (fx i lokalavisen eller i fag- eller ugeblade)
• Jeres hjemmeside
• Frivilligjob.dk
• Sociale medier

Det vigtigste er, at I sætter jer ind i, hvilke kanaler jeres potentielle frivillige benytter sig af, og bruger jeres kræfter dér.

En kanal, som kan være meget effektiv, men som relativt få foreninger benytter sig af, er at være fysisk til stede, fx når der er arrangementer i jeres lokalområde eller på ungdomsuddannelser og uddannelsesinstitutioner. Her har I mulighed for at komme i direkte kontakt med potentielle frivillige og allerede på stedet skabe interesse for jeres sag og den forskel, man kan gøre som frivillig i jeres forening. Den personlige opfordring til at blive frivillig er en af de mest effektfulde metoder til at få nye frivillige ombord. Og så er det direkte møde også en mulighed for at lave en indledende forventningsafstemning, som på sigt kan være med til at skabe et godt match.

At arbejde med kampagnemetoden betyder, at I skal være til stede flere steder, så I når bredt ud til potentielle frivillige. En effektiv kampagnestrategi forudsætter samtidig, at I har et skarpt fokus på, hvem I vil nå ud til. Det handler ikke om at nå ud til hvem som helst, men om at ramme de frivilligmålgrupper. Lidt forenklet kan man sige, at hvis I kommunikerer til alle… kommunikerer I til ingen. Derfor er det altid mere effektivt at arbejde fokuseret på at nå ud til én frivilligmålgruppe via flere kanaler end at sprede jeres kommunikation lidt halvhjertet i håbet om at nå ud til en bredere gruppe af mennesker. Og så skal I prioritere de kanaler, hvor jeres frivilligmålgruppe er til stede – og afstemme jeres kampagneambitioner med jeres ressourcer. Hellere starte med en mindre ressourcekrævende kampagne, som I kan følge til dørs, end at slå et stort brød op, hvor I ender med at tabe pusten halvvejs.

Vend hurtigt tilbage på henvendelser

Når I for alvor skyder gang i jeres kampagne, er det vigtigt, at I har aftalt, hvem der svarer på henvendelser, hvor hurtigt I svarer, og hvordan I bedst får guidet en ny, potentiel frivillig videre. Der er mange tilbud at vælge imellem, og vi bliver hver dag bombarderet med utallige tilbud, som vi kan bruge vores tid på. En potentiel frivillig kontakter jer måske med en lille, spirende nysgerrighed, og det vindue kan hurtigt lukke igen. I skal naturligvis ikke stå til rådighed døgnet rundt, men I kan fx udarbejde et autosvar til mailen eller en standard-sms, så modtageren med det samme ved, at I har fået vedkommendes henvendelse. Husk altid at skrive i et autosvar, hvornår man kan forvente at høre fra jer – og undlad at være alt for formelle. Skriv hellere: ”Jeg ringer til dig i løbet af den næste uge” fremfor: ”Du hører fra os i løbet af den næste uge” – og brug så vidt muligt en personlig hilsen: ”Venlig hilsen Inger Madsen, frivillig i XXX” fremfor et anonymt: ”Venlig hilsen *Foreningens navn*”. På den måde viser I, at der er et engageret menneske i den anden ende.

6 gode råd til at udarbejde en effektiv kampagne

1. Brug Match-øvelsen (som kan downloades som pdf her) til at definere den eller de frivilligmålgrupper, I vil rekruttere.
2. Undersøg, hvilke kanaler jeres udvalgte frivilligmålgruppe bruger; hvilke sociale medier er deres foretrukne, læser de opslag på fx jobportaler, og hvor færdes de i deres hverdagsliv (hvor kan I møde dem ansigt til ansigt)?
3. Overvej hvordan I bedst sikrer, at der et match mellem foreningens sag og opgaver og frivilligmålgruppens værdier og forventninger.
   Hvis I vil arbejde systematisk med den kortlægning, kan I bruge SPOL-faktorerne til, som I kan læse mere om i bogen ”Få frivillige? En håndbog i frivilligrekruttering.”
4. Fastlæg kampagnen. Beslut fx hvor lang tid kampagnen skal løbe over, vælg kanaler, I vil bruge, og orienter jer om, hvad der virker bedst på netop de kanaler lige nu fx hvis det er sociale medier. Fordel arbejdsopgaverne og lav eventuelt et fælles overblik i en kalender.
5. Afklar om I har de kompetencer, der er nødvendige for at løfte opgaverne i kampagneplanen. Måske er der brug for at finde en til at hjælpe med specifikke opgaver, for at I kan komme i mål med jeres plan. Det kan fx være at få skrevet et godt hverveopslag eller produceret en video til jeres sociale medier.
6. Følg løbende op på kampagnen. Hvad virker? Hvad virker ikke? Måske er der brug for at justere planen, så I bruger jeres ressourcer rigtigt?

Artiklen er en forkortet version af afsnittet ”Kampagnemetoden” fra kapitel 2 i bogen ”Få Frivillige? En håndbog i frivilligrekruttering” udgivet på Forlaget CFSA i februar 2024.