Hvordan holder vi kontakten til vores frivillige, når årets sommerlejr er slut?

Det gode fællesskab blandt frivillige har ofte en meget stor betydning for, at den enkelte vælger at vende tilbage til en aktivitet år efter år. Derfor er et godt sammenhold i frivilliggruppen ikke bare afgørende for at lykkes med fx sommerlejren, men også vigtigt i et trivsels- og fastholdelsesperspektiv.

Fællesskaber fastholder

Det er meget forskelligt, hvad den enkelte frivillige har brug for, inden de er klar til en ugelang koloni eller sommerlejr sammen med andre, de aldrig har mødt før. Mange foreninger har stor succes med at invitere frivillige til et eller flere møder op til den årlige sommerlejr, hvor man mødes og sammen forbereder aktiviteter for målgruppen af lejrdeltagere. Det styrker fællesskabet og relationsdannelsen allerede inden lejren begynder. Det kan derfor godt betale sig, at foreningen afsætter lidt midler til disse møder - fx så de frivillige i planlægningsgruppen kan få refunderet udgifter til kaffe, sandwich, pizza ol. mødeforplejning. Det er altid godt at mødes om mad.

Det skal være trygt at være med

Første gang man er frivillig på en sommerlejr, er alting nyt og nogle vil sikkert være lidt usikre i starten. Det er heller ikke alle frivillige, der ved, hvordan de skal begå sig blandt målgruppen som fx er udsatte familier, dårligt stillede børn, mennesker med minoritetsbaggrund eller familier i kriser, sorg eller ramt af sygdom. Derfor arbejder mange organisationer og frivilliggrupper med at skabe en tryg stemning omkring det at være frivillig.

Der er flere veje til at skabe tryghed blandt jeres frivillige. Det kan fx være, at de forberedende møder ikke bare handler om at planlægge aktiviteter, men at frivilliggruppen taler om, hvordan de vil gribe samarbejdet an og hvordan de vil løse eventuelle konflikter eller sætte grænser. Den forventningsafstemning handler både om samarbejdet internt i frivilliggruppen og overfor deltagerne.

Udover formøder for frivillige arbejder nogle organisationer også med møder mellem frivillige og deltagere. Det har ofte den sidegevinst, at deltagerne også bliver mere trygge.

Mange organisationer udbyder forskellige kurser og uddannelse til frivillige forud for ferielejeren. Det kan være nødvendige kurser som fx livredning, førstehjælp eller om fødevaresikkerhed og hygiejnebevis. Det kan også være kurser, hvor frivillige drøfter dilemmaer og får redskaber til at håndterer målgruppens negative handlemønstre – fx voldsom adfærd blandt børn. Den type kurser er særligt afgørende for frivillige, der ikke i dagligdagen arbejder med eller har kontakt med målgruppen. Når frivillige oplever, at de er kompetente og klædt på til at klare de svære situationer, som kan opstå i mødet med sårbare brugere, så får de succesoplevelser, der giver dem lyst til at være frivillige igen.

Spot frivillige med mod på mere

Hvis du fx er bestyrelsesmedlem, ansat medarbejder eller har ansvar for at koordinere det frivillige arbejde, er det vores anbefaling, at du anerkender de kompetencer, du ser hos frivillige, og at du spotter frivilliges motivation eller interesse for fx at påtage sig nye eller andre typer opgaver. Det kan fx være en mangeårig eller erfaren lejrfrivillig, som trænger til nye udfordringer. I stedet for at forlade jer og engagere sig i en anden forening, så gælder det om at være på forkant. Spørg den frivillige om han eller hun brænder for mere ansvar, en post i bestyrelsen eller har lyst til at indgå i koordinering eller ledelse af en anden aktivitet.

Det er umuligt at få alle med igen

Uanset hvor godt og stærkt jeres fællesskab er, så kan I aldrig sikre, at alle tidligere frivillige automatisk vender tilbage året efter. Hvis der blandt jeres frivillige er unge studerende, så er nogle måske færdiguddannet og flyttet til andre steder i landet. Andre planlægger at rejse eller måske en familieforøgelse. Praktiske forhold på en kommende lejr som fx at man skal dele værelse med nogen, man ikke bryder sig om, kan også betyde, at frivillige takker nej. Endelig kan det være, at der er en frivillig, som af flere grunde ikke egner sig til opgaven og I derfor ikke ønsker, at vedkommende deltager i kommende sommerlejre. Det kan være en utrolig svær samtale at tage, men ikke desto mindre nødvendigt – både af hensyn til deltagerne og målgruppen og af hensyn til fællesskabet blandt de øvrige frivillige.

Få CFSA’s råd til at tage den svære samtale i artiklen: Sådan tager I ordentlig afsked med en frivillig 

4 anbefalinger, når I arbejder med fastholdelse af frivillige:

1. Sørg for, at der er det rette antal frivillige til mængden af opgaver. Ingen har lyst til at føle, at der ikke er brug for deres hjælp, ligesom der heller ikke er meget ved at være for få til at nå det hele.
2. Invester tid og penge i at forberede de frivillige og sørg for at etablere et fællesskab mellem dem. I kan fx invitere til formøder, sociale arrangementer eller kurser.
3. Hvis der opstår konflikter enten i frivilliggruppen eller mellem frivillige og deltagere, så sørg for at få talt om dem. Både mens selve lejren foregår og evt. også på et efterfølgende evalueringsmøde. En dårlig oplevelse, der ikke bliver håndteret ordentligt, kan skræmme de fleste fra at engagere sig som frivillig hos jer igen.
4. Husk at fejre jeres succeser og vis det, når jeres frivillige arbejde gør en forskel. Smilet på læben hos børnene og de sjove oplevelser med familierne, er ofte det, som frivillige peger på, når de fortæller, hvorfor de år efter år bruger en uge af deres sommerferie som frivillige på en sommerlejr.