Den svære samtale: Sådan tager I ordentligt afsked med en frivillig   

Bestil den nye udgave af 'Samtaler, der kræver mod'

Artiklen er en forkortet version fra Samtaler, der kræver mod, som udkommer i en ny og opdateret udgave den 2. november 2022. 

Bogens i alt 10 artikler tager udgangspunkt i praksis og er skrevet af eksperter med stor faglig viden og erfaring med svære samtaler i det frivillige sociale arbejde.

Artiklerne er både rettet til frivillige og ansatte i foreninger på social- og sundhedsområdet og kan også indgå i undervisning på uddannelser i frivilligt socialt arbejde. Flere af artiklerne og bogens mange redskaber kan også bruges på interne kurser for frivillige, der gerne vil være gode og kompetente samtalepartnere i udfordrende  samtaler med brugerne. 

Bestil et eksemplar af Samtaler, der kræver mod

Hvis du er leder, frivilligkonsulent eller har ansvaret for en gruppe frivillige, vil du sikkert kunne genkende splittelsen mellem på den ene side at ville være en rummelig og åben forening, og på den anden side at stå med en frivillig, hvor samarbejdet ikke er godt. Du og andre i foreningen har sikkert allerede gjort et stort stykke arbejde for at få den frivillige til at fungere bedre både i sit arbejde og i mødet med ansatte, brugere og andre frivillige. Men forandringen er svær at få øje på, så nu er spørgsmålet, hvordan I bedst tager afsked med den frivillige, inden samarbejdet går helt i hårdknude.  

CFSA giver her gode råd til, hvordan I bedst forbereder og gennemfører en respektfuld afskedssamtale med en frivillig.  

Første skridt: Overvejelser op til beslutningen om at fyre 

Der er groft sagt to situationer, der kan føre til, at I må fyre en frivillig. Den første er deciderede lovovertrædelser, som kræver øjeblikkelig bortvisning og måske ligefrem en politianmeldelse. Det kan fx være tyveri, overgreb eller vold. Her vil I ikke være i tvivl om, at I er nødt til at handle – og handle hurtigt. 

Den anden situation er typisk mere kompleks og kan udspille sig over længere tid. Det kan være en frivillig, der har svært ved at sætte grænser for sit engagement, selvom I har klare regler for relationen mellem brugere og frivillige. Det kan også være en frivillig, som skaber dårlig stemning og måske ligefrem splid i frivilliggruppen, eller det kan være en frivillig, der på grund af sygdom eller manglende kompetencer ikke længere kan løfte sine opgaverne.       

8 eksempler på årsager til at fyre en frivillig

1. Den frivillige bryder igen og igen foreningens retningslinjer, principper og/eller værdier ved fx at bagtale eller mobbe andre i foreningen eller følger ikke de vedtagne metoder, I arbejder ud fra, og den frivillige kan/vil ikke ændre adfærd.   

2. Den frivillige overinvolverer sig ved at søge at få personlige og nære relationer til brugere og kan ikke se, at det kan være grænseoverskridende for både brugere og/eller de andre frivillige.   

3. Den frivillige har egne erfaringer med foreningens formål og er stadig så påvirket, at han/hun ikke kan relatere sig til brugerne uden at spejle sine egne oplevelser, og derved forskyder den frivillige fokus fra brugeren til sig selv, og det bliver svært at skelne mellem de frivillige og brugere.    

4. Den frivillige mister engagement og energi, som påvirker kulturen og motivationen blandt de andre frivillige og er ikke optaget af at få genoplivet sit engagement eller indse, at den manglende motivation smitter andre.   

5. Den frivillige har mere fokus på hygge og det sociale fællesskab end på at løfte sine opgaver og vil ikke flyttes til anden type opgave i foreningen.   

6. Den frivillige kan ikke længere varetage sine opgaver pga. sygdom eller mangel på relevante kompetencer om fx IT, samtalemetoder, bestyrelsesarbejde mv. og er ikke interesseret i at få andre opgaver i jeres forening – hvis muligt.   

7. Den frivillige overskrider sit mandat og beføjelser ved at repræsentere foreningen over for myndigheder, presse osv. uden at have formelle beføjelser hertil eller tager beslutninger på foreningens vegne, som den frivillige ikke har mandat til.   

8. Den frivillige har overtrådt loven. Fx ved tyveri, vold eller overgreb. I de tilfælde er der typisk tale om en reel bortvisning – og måske efterfølgende politianmeldelse.    

Når I trods gentagne samtaler vurderer, at det ikke vil lykkes den frivillige at finde sig til rette, er det nødvendigt at tage en beslutning. Både af hensyn til den frivillige og af hensyn til foreningen.  

Hvem der har mandat til at træffe beslutningen og til at gennemføre afskedigelsen, kan være forskelligt fra forening til forening. Hvis mandatet ikke er klart, bør I hurtigt afklare, hvem der kan træffe beslutningen, og hvem der skal gennemføre samtalen med den frivillige. Som mindre eller mellemstor forening bør I også altid sikre jer bestyrelsens opbakning til jeres beslutning. Begge dele minimerer risikoen for, at der efterfølgende opstår tvivl eller uoverensstemmelser om, hvorvidt en fyring var nødvendig.    

Om det er forpersonen, daglig leder, frivilligkonsulenten eller lederen af jeres frivilliggruppe, der gennemfører samtalen, er ikke afgørende. CFSA anbefaler dog, at det er en leder, der er tæt på de frivillige, og ikke fx en forperson eller en direktør, der ikke har megen berøring med de frivillige i foreningen.  

 Andet skridt: Når samtalen skal tages   

Det allervigtigste forud for mødet med den frivillige er, at du forbereder dig grundigt ved at udarbejde en drejebog for samtalen. Du skal vide præcis, hvad rammerne er, og hvad du skal sige. Det giver ro i maven, når du er velforberedt og har en klar begrundelse på plads.  

Start samtalen med at fortælle, hvordan samtalen kommer til at forløbe, og hvor lang tid der er sat af. 20 minutter er som regel en god ramme for, at du og den frivillige kan komme til orde.

Herefter fortæller du om jeres beslutning. Som en del af begrundelsen kan du fx fortælle, hvilke værdier I som forening står for, og hvordan den frivillige ikke har efterlevet de værdier. Hvis du giver konkrete eksempler, er det langt fra sikkert, at den frivillige deler din oplevelse af en situation. Det er i den situation din opgave at trække samtalen tilbage på sporet, så I ikke ender med at sidde og diskutere en konkret situation.  

Når du har fremlagt jeres beslutning, skal du give plads til, at den frivillige kan stille spørgsmål eller få luft for sine umiddelbare tanker om fyringen. Selvom du har forberedt dig grundigt og udarbejdet en drejebog for mødet, kan det være svært at forudsige, hvordan den frivilliges reaktion vil være. Nogle frivillige vil blive stille og give udtryk for, at de gerne vil have mødet afsluttet så hurtigt som muligt. Andre frivillige kan blive vrede og oprevede. Det er ikke usædvanligt, at du mærker en trang til at gøre stemningen god igen ved at trøste eller nedtone alvorligheden i foreningens beslutning eller begrundelse. Men det allerbedste du kan gøre, er at være så rolig, du kan, og holde fast i, at beslutningen er truffet. Du kan godt være imødekommende og empatisk uden at lægge op til, at beslutningen er til diskussion. Husk, at den fyrede frivillige er ambassadør for foreningen, så det er din opgave at sikre, at den frivillige kommer ud ad døren med værdighed, også selvom I er uenige om beslutningen.   

Din drejebog for mødet hjælper dig til at holde fokus, uanset om bølgerne går højt, eller der er helt stille i rummet. Selvom det ikke nødvendigvis bliver opfattet sådan i situationen, er det en hjælp for den frivillige, at du tager ansvar for at afslutte mødet.  

Afslut mødet med at foreslå, at I kan tale sammen igen om nogle dage, hvis den frivillige har brug for det – men stadig ud fra den præmis, at beslutningen står ved magt.     

Sådan forbereder du dig på farvel-samtale   

• Mødets længde: 15-20 minutter er typisk en god ramme for at sikre, at mødet ikke trækker i langdrag.   

• I selve indkaldelsen rammesætter du hele forløbet, så tænk grundigt over, hvad du skriver eller siger, hvor og hvornår du holder samtalen, og om der skal være en klar til at tale med den frivillige bagefter.   

• Indled mødet med at fortælle, hvor længe mødet varer, og hvordan du har tænkt dig det skal forløbe.   

• Begrundelse for fyring: Hold det kort, men vær også saglig og konkret. Hvad er årsagen til, at I har besluttet at fyre den frivillige. Henvis gerne til foreningens regler, principper og/eller værdier. Det er også en god idé at referere til eventuelle tidligere samarbejdsmøder, du eller andre har haft med den frivillige om foreningens regler, principper og værdier.    

• Giv plads til, at den frivillige kan stille spørgsmål. Skriv fx korte sætninger ned, som kan hjælpe dig med at holde fast i beslutningen, hvis den frivillige bliver ked af det, oprevet eller vred. Overvej også, hvordan du i den situation kan sætte tydelige grænser fx ved at sige: Vi stopper samtalen her. Jeg kan godt forstå du er vred, og jeg vil tilbyde dig, at vi kan genoptage samtalen, når du har haft lidt tid til at fordøje beslutningen.   

• Afslutningen: Husk, den fyrede frivillige er ambassadør for foreningen, så det er din opgave at sikre, at den frivillige kommer ud ad døren med værdighed, også selvom I er uenige om beslutningen.    

• Sørg for god kommunikation til og opfølgning med de øvrige frivillige og foreningen som helhed.   

Tredje skridt: Efter samtalen  

Når den frivillige er gået ud ad døren, venter et mindst lige så vigtigt arbejde med at få foreningen og særligt de andre frivillige godt igennem den kommende tid. Det er vigtigt, I i foreningen har indtænkt dette grundigt i jeres køreplan.   

I skal være klar til, at nogle kan opleve beslutningen som unødigt hård og som et udtryk for, at der ikke er plads til forskelligheder. Der kan også være frivillige, som bliver usikre: Vil én fyring måske føre til flere? Og hvad skal der egentlig til, for at man kan blive fyret som frivillig i denne forening?   

Meld derfor hurtigt beslutningen ud i foreningen, når samtalen med den frivillige er gennemført. Det kan I gøre skriftligt, men tænk over at jeres mail kan blive videresendt til den fyrede frivillige, og det kan være svært at styre kommunikationen og svare på spørgsmål, inden de måske vokser og bliver til en reel konflikt.  

CFSA anbefaler derfor, at I så vidt muligt samler de frivillige, som personen har samarbejdet mest med og orienterer om fyringen. Fremlæg beslutningen sobert og konstruktivt og omtal altid den fyrede frivillige med respekt og anerkendelse. Læg vægt på, at det aldrig er let at fyre en frivillig, men at det handler om at passe godt på jeres frivillige fællesskab og de værdier, som foreningen står for. Henvis eventuelt til vedtagne principper for jeres frivillige fællesskab og/eller regler for det frivillige arbejde i foreningen. Det er med til at understrege, at I har taget beslutningen på et sagligt grundlag.    

Selvom jeres beslutning er velbegrundet, kan der stadig være frivillige, der ikke er enige i jeres beslutning. Giv derfor plads til spørgsmål, undren og eventuel kritik og tag gerne dialogen ansigt til ansigt, samtidig med at I husker på, at I har et ansvar for at tage vare på hele frivilligfællesskabet. Derfor er det også jeres opgave at sætte en konstruktiv grænse for debatten og stå fast på, at I har gjort det for foreningens samlede bedste.    

Følg op på trivslen og motivationen blandt jeres frivillige i tiden efter fyringen, så I er sikre på, at den usikkerhed, som fyringen kan have givet anledning til, ikke lever videre. Overvej, om der er brug for at gøre noget aktivt for at skabe fornyet tryghed og engagement blandt jeres frivillige.        

I hele forløbet er det vigtigt med tydelig ledelse, så I viser vejen både for den fyrede frivillige og for alle jeres øvrige frivillige. Det gør I bedst ved at være godt forberedt og ved at få beskeden leveret så ordentligt og sagligt som muligt, så både den, der har forladt foreningen, og foreningen som helhed kommer godt videre.    

Drøft jævnligt, hvordan I skal håndtere en fyring

CFSA anbefaler, at I har en nedskrevet aftale om praksis for, at I med jævne mellemrum drøfter, hvordan I tager hånd om frivillige, der ikke løfter deres opgaver, eller som overtræder de – måske indtil nu uskrevne – værdier, principper og regler, der er for det frivillige arbejde i netop jeres forening.   

CFSA anbefaler også, at I taler om dette på tidspunkter, hvor der ikke er aktuelle udfordringer, så snakken ikke bliver med en bestemt person i tankerne, men en generel drøftelse.    

 Artiklen er en forkortet version fra Samtaler, der kræver mod, som udkommer i en ny og opdateret udgave onsdag den 2. november 2022.