Traditionen tro? Gør jeres forening mere fleksibel

Når det udfordrede bestyrelsesmedlem ringer til CFSA’s rådgivning, bliver pilen ofte peget i retning af foreningen. Altså selve det, at det frivillige arbejde er organiseret i en forening. Det er for bøvlet, ingen vil tage de administrative opgaver, og flere bestyrelsesmedlemmer bliver siddende, alene fordi de ikke er lykkedes med at tiltrække nye kræfter.

Organiseringsformen ”forening” har dog en lang række fordele, fremfor at være organiseret i et mere uformelt netværk. Foreningen er nemlig en ”juridisk person”. Det betyder, at I kan oprette en bankkonto, og at meget ansvar kan lægges hos foreningen fremfor hos enkeltpersoner i ledelsen. Derudover har almennyttige foreninger en lang række fordele, fx når det kommer til skat, at modtage offentlige midler eller at bruge offentlige lokaler.

En forening er ikke bare en forening

Organiseringsformen forening indebærer dog ikke, at I skal være låst af de traditionelle forståelser af, hvad en forening er. Der er faktisk kun fem meget grundlæggende krav, der skal opfyldes, før I som forening kan fungere som en ”juridisk person”. Der er derfor mange knapper at skrue på, hvis I gerne vil gøre jeres foreningsfællesskab mere fleksibelt.

5 krav til at være en forening

1. Vedtægter
2. Ledelse
3. Medlemmer
4. Afgrænset økonomi
5. Stiftelsesmøde

Læs mere om kravene i guiden Hvad skal der til for at stifte en forening? 

Gør det nemmere at blive bestyrelsesmedlem

Foreningens vedtægter beskriver fx hvor mange medlemmer, der skal være i bestyrelsen, hvordan I vælger forperson, hvor mange møder, der skal holdes om året osv. I nogle foreninger kan det være præciseret yderligere i bestyrelsens forretningsorden.

Der er ingen officielle bestemmelser for, hvordan man skal sammensætte ledelsen af en forening. Det er jeres egne regler, der gælder. Så selvom der i jeres vedtægter står, I skal være 9, og hvordan I vælger forperson, næstforperson og kasserer, så kan I ændre dem ved at stille et vedtægtsændringsforslag, der skal godkendes af generalforsamlingen.

Antal bestyrelsesmedlemmer og valgperiodens varighed

I kan blandt andet få større fleksibilitet ved at skære antallet af bestyrelsesmedlemmer ned eller ved at gøre perioden kortere fx gå fra 2-årige til 1-årige bestyrelsesposter. Fx er det almindeligt i nogle studenterforeninger, at bestyrelsesperioden følger semestrene, og derfor er der generalforsamling to gange om året med kun halvårlige valgperioder til bestyrelsesposter.

Fra direkte valg til konstituering

Hvis der er løbende udskiftning på posterne i bestyrelsen, så kan I ændre vedtægterne fra, at generalforsamlingen vælger, hvordan kasketterne skal fordeles til, at bestyrelsen selv konstituerer sig.

CFSA anbefaler, at I som minimum er 3 bestyrelsesmedlemmer, og at små bestyrelser som minimum har en forperson og en kasserer, da det gør samarbejdet med fx banken lettere.

Evaluer jeres arbejdsformer

Alt for mange frivilliggrupper holder faste møder på faste tidspunkter efter faste dagsordener alene fordi det er blevet en tradition. Hvis I ikke kan svare på, hvorfor I fx holder møde hver måned, så skal I måske overveje om det er nødvendigt?

Præcis hvor ofte en frivilliggruppe skal holde møder afhænger af aktivitetsniveauet i foreningen. Mange foreninger vil dog kunne nøjes med et bestyrelsesmøde pr. kvartal. Specielt hvis I arbejder effektivt med at forberede møderne med dagsordner, indstillinger og bilag, som er læst forud for mødet.

De kvartalsmæssige møder kan suppleres af online møder efter behov. Eller I kan beslutte at uddelegere en større beslutningskompetence til fx gruppeleder, forperson eller et forretningsudvalg, sådan at hele frivilliggruppen eller bestyrelsen ikke behøves at mødes for, at der kan træffe en beslutning.

Afprøv digitale løsninger

Det er de færreste frivillige, som brænder for alle de administrative opgaver, som er nødvendige for at drifte både forening og aktiviteter. I kan afprøve, om der er digitale løsninger, som kan gøre arbejdet lettere og hurtigere.

Bestyrelser kan fx bruge deciderede bestyrelsesportaler, hvor I sikkert og nemt har overblik over møder, referater og dokumenter som fx vedtægter og forretningsorden. 

Både bestyrelser og andre frivilliggrupper kan bruge samarbejdsløsninger som findes igennem Office-pakken som fx Teams og Planner, Google fx Drev og delte kalendere eller programmer som Trello.

Husk at frivillige foreninger og NGO’er kan få rabat eller helt gratis software igennem Techsoup. 

Åben ledelsesrummet

Det er ikke kun bestyrelsen, der kan bedrive ledelse og skabe udvikling i foreningen. I kan skabe rum for at få flere med ved at åbne ledelsesrummet. Helt fysisk kan I fx afholde åbne bestyrelsesmøder eller andre former for fælles- eller stormøder for foreningens medlemmer og/eller frivillige. Den mere synlige måde at bedrive ledelsesarbejdet på har også den gode sidegevinst, at den kan gøre bestyrelsesarbejdet mere attraktivt.

Der kan være regler for afholdelse af bestyrelsesmøder i jeres vedtægter, så tjek om de eventuelt skal opdateres med vedtægtsændringer på jeres næste generalforsamling.

Uddeleger opgaverne

Bestyrelser kan nemt  komme til at samle på for mange opgaver. Men blot fordi medlemmerne har et ønske om at opstarte en ny aktivitet, poste opslag på de sociale medier eller at der holdes flere foredrag, så betyder det ikke, at det er bestyrelsesmedlemmerne, der skal løse alle opgaverne.

Bestyrelsesarbejdet kan – om ikke andet så for en periode – begrænses til de allermest nødvendige opgaver som fx økonomi, afholdelse af generalforsamling og kontakt til samarbejdspartnere som fx bank og revisor.

Hvis der er ressourcer til mere end de allermest nødvendige bestyrelsesopgaver, så sørg for at fokusere jeres kræfter på strategisk udvikling af organisationen. Det er der, hvor bestyrelsen drøfter målsætninger og budget. Undgå at koordinere vagtplaner og andre meget praktiske opgaver på bestyrelsesmøder.

Læs mere om, hvilke opgaver bestyrelser typisk varetager i guiden Bestyrelsens opgaver