Hvor få poster kan I nøjes med i foreningens bestyrelse?

I CFSA’s rådgivning får vi med jævne mellemrum henvendelser fra foreninger, som har svært ved at besætte alle posterne i bestyrelsen. Nogle frygter, at de ikke fremover kan stille med en fuld bestyrelse og som en konsekvens heraf kan være nødt til at nedlægge foreningen. En forklaring på udfordringen med at besætte bestyrelsesposter skyldes ironisk nok de nuværende bestyrelsesmedlemmers mangeårige og trofast engagement, og at den kommende generation er både færre i antal og mindre tilbøjelige til at engagere sig på fast basis i en længere årrække.

Så hvad stiller I op, når de nuværende bestyrelsesmedlemmer ønsker at trække sig eller må gå pga. alder, helbred ol. og I ikke fremover kan mønstre det antal bestyrelsesmedlemmer som jeres vedtægter fastsætter? Kan I fx reducere antallet af bestyrelsesmedlemmer og stadig være en fuldbefaren og effektiv bestyrelse?

Hvor mange medlemmer skal der være i bestyrelsen?

Det helt korte svar på spørgsmålet er, at I godt kan have en bestyrelse med ganske få poster. Som regel kræver det, at I ændrer foreningens vedtægter, og sikrer, at I ikke er låst fast på et bestemt antal bestyrelsesmedlemmer.

I vedtægterne kan I skrive, at bestyrelsen består af minimum tre medlemmer – fx en forperson, en næstforperson og en kasserer. Derudover kan I give mulighed for at flere medlemmer kan have poster i bestyrelsen fx op til syv medlemmer og eventuelle suppleanter.

På CFSA anbefaler vi, at foreningsbestyrelser består af minimum tre bestyrelsesposter – som sammen løfter opgaven med drift og ledelse af foreningen. De tre poster er:

1. Forperson
2. Næstforperson
3. Kasserer

Funktionen som sekretær kan fx varetages af enten forperson, næstforperson eller af kassereren. Det er ligeledes vores anbefaling, at bestyrelsen består at et ulige antal medlemmer, så I undgår stemmelighed ved eventuelle afstemninger. I bør desuden som et minimum have en suppleant. Læs om suppleantens rolle i bestyrelsesarbejdet.

Der findes ikke en øvre grænse for, hvor mange bestyrelsesmedlemmer, der kan være i en foreningsbestyrelse. Men I skal ikke være flere, end at I kan fungere og være en effektiv bestyrelse.  

Hvordan kan I beskrive antallet af bestyrelsesposter?

De formelle krav til bestyrelsen som fx antal medlemmer, og hvordan I konstituere de enkelte bestyrelsesposter, fremgår ofte af foreningens vedtægter. I skal derfor sikre jer, at vedtægterne giver mulighed for at ændre antallet af bestyrelsesmedlemmer. Hvis jeres vedtægter fastlægger, at der skal være et bestemt antal medlemmer i bestyrelsen, må I stille forslag om at ændre vedtægterne på den kommende generalforsamling.

Når I har behov for at reducere antallet af bestyrelsesposter, anbefaler vi, at I samtidig drøfter, om der er opgaver, I kan uddelegere til personer/medlemmer uden for bestyrelsen. Det kan fx være til ansatte, arbejdsgrupper, stående udvalg eller ad hoc-udvalg. Husk, at hvis I uddelegerer opgaver til udvalg, arbejdsgrupper eller eventuelt ansatte medarbejdere, skal bestyrelsen træffe beslutning om, hvilke beføjelser der følger med, og hvordan udvalg eller arbejdsgrupper skal rapportere tilbage til bestyrelsen. Læs mere om kommissorium for udvalg og arbejdsgrupper i foreninger i CFSA’s grundbog: At lede en sag (side 112).

Hvordan fordeler I ansvar og opgaver i en lille bestyrelse? 

I en bestyrelse med få bestyrelsesposter skal der naturligvis være et ekstra skarpt fokus på bestyrelsesdriften. Det betyder, at I skal sikre de formelle rammer og løse den ledelsesopgaver I som bestyrelse har ansvar for – det er fx økonomistyring, juridiske forpligtelser, at vedtægterne overholdes osv. Læs mere i vores guide Bestyrelsens opgaver

Vi anbefaler, at I udarbejder en funktions- og opgavebeskrivelse for hvert bestyrelsesmedlem og for sekretæren. På den måde skaber I gennemsigtighed og synliggør fordelingen af opgaver og ansvar internt i bestyrelsen. En klar og gennemarbejdet funktionsbeskrivelse kan også give jer et bedre rekrutteringsgrundlag, når I skal skaffe nye kandidater, idet beskrivelserne kan give nye et godt indblik i, hvilke opgaver en post i bestyrelsen indebærer.

I kan fx lade funktionsbeskrivelserne være et bilag til jeres forretningsorden. Vores anbefaling er også, at funktionsbeskrivelserne er dynamiske, og at I udformer dem ud fra bestyrelsens aktuelle sammensætning af personer.

5 gode råd og tiltag til at imødegå ubesatte poster i bestyrelsen

1. Vær proaktive og prik nye bestyrelseskandidater: Opsøg og spørg egnede bestyrelseskandidater i god tid før generalforsamlingen. Mange oplever det positivt at blive prikket eller set og vil oftest takke ja til at bidrage – særligt hvis opgaver og ansvar er tydeligt afklaret og beskrevet. Få mere inspiration i artiklen: Hvordan skaffer vi kandidater til foreningens bestyrelse?
2. Informer foreningens medlemmer om udfordring og konsekvenser: Hvis ingen melder sig som kandidater til bestyrelsen, bør I informere medlemmerne om situationen og muligheden for en ekstraordinær generalforsamling, som kan betyde at foreningen må sættes på pause eller i værste fald nedlægges. Læs mere om, hvordan I kan nedlægge foreningen
3. Vedtægtsændring: Hvis I ofte oplever udfordringer med at besætte alle bestyrelsesposter, så overvej om I skal stille forslag om at ændre foreningens vedtægter, så bestyrelsen fremover består af et minimums antal i stedet for et bestemt antal bestyrelsesposter.
4. Nedsæt opgave- og aktivitetsgrupper: Bed foreningens medlemmer (og evt. andre) om at danne opgave- og aktivitetsgrupper, så de få bestyrelsesmedlemmer kan prioritere tid til den formelle ledelse af foreningen.
5. Klar opgave og ansvarsfordeling: Vær tydelig om, hvilke opgaver, der hører til en bestemt bestyrelsespost. Udform fx funktionsbeskrivelser – gerne ud fra bestyrelsens aktuelle sammensætning. Og brug også funktionsbeskrivelserne, når I skal rekruttere nye bestyrelseskandidater.

De bedste ønsker, skulderklap og god arbejdslyst til alle bestyrelser - store som små!