Læg en velkomstplan for nye frivillige 

”Jeg smutter igen, for jeg passer alligevel ikke ind.” Den konklusion er nem at nå til, hvis en ny frivilligs første møde med foreningen er præget af forvirring og en fornemmelse af at føle sig fremmed i andres fællesskab. Derfor er det vigtigt, at I er bevidste om, hvordan I bedst tager imod nye frivillige og lægger et plan for den gode modtagelse.  

Vi har delt velkomstprocessen ind i fire faser, som gør det let for jer at gøre det nemt for nye frivillige at starte i jeres forening.  

1) Før den frivillige møder ind 

Arbejdet med at give den frivillige en følelse af at være ventet og velkommen, starter allerede inden den frivillige åbner døren ind til foreningen den første dag. Ring eller send den nye frivillige en mail inden første møde, hvor I fortæller, at I glæder jer, giver de vigtigste praktiske informationer inden første møde og spørger ind til, om der er noget, den frivillige er i tvivl om inden starten. 

En anden vigtig del af forberedelsen på at give den nye frivillige en god og tryg oplevelse er, at leder eller koordinator informerer foreningens øvrige frivillige om, at der er en ny på vej. Send en mail rundt til frivilliggruppen, og fortæl kort om personen, fx navn og hvornår vedkommende starter, så de andre kan bidrage til, at den nye føler sig ventet, ved at sætte navn på det nye ansigt fra det øjeblik, vedkommende træder ind ad døren.  

Tjekliste før den frivillige møder ind: 

• Hvem tager kontakt til den frivillige inden første møde? 

• Hvem informerer de andre frivillige om, at der starter en ny? 

• Hvilke opgaver er velegnede til den frivilliges første tid? Dvs. er afgrænsede og giver en fornemmelse af at bidrage fra første dag?   

• Hvem tager sig af oplæring af den frivillige? 

2) På den frivilliges første dag 

Det er oplagt at få jeres leder eller formand til at byde nye frivillige velkommen formelt, men ellers er det afgørende, at den nye frivillige får en følelse af at bidrage fra dag 'et. Derfor skal I hurtigst muligt i gang med opgaverne. I stedet for at læsse 80 forskellige informationer af under introduktionssamtalen, er det vigtigt, at I fokuserer på handling, så den frivillige får en oplevelse af at gøre en forskel. De første opgaver skal være overskuelige, afgrænsede og tilpasset den frivilliges kompetencer, så de netop giver oplevelsen af at lykkes. Sørg for at give en god introduktion til opgaverne, så den frivillige er tryg ved at gå i gang. Det giver nye frivillige et godt overblik, hvis I har tilrettelagt et mere eller mindre formaliseret introduktionsforløb, og mens nogle foreninger har en fast uddannelsesdag eller et program målrettet nye frivillige, satser andre på mentor-, makker- eller følordninger, hvor den frivillige følger en erfaren frivillig i den første tid i foreningen.  

Tjekliste til den frivilliges første dag: 

• Hvem byder velkommen og sørger for introduktion til foreningen og fællesskabet? 

• Hvem introducerer den frivillige til de konkrete opgaver og står til rådighed ved spørgsmål? 

• Skal der være noget klar til dagen? Fx blomster, velkomstkort, nøgler eller andet. 

3) Inden for den frivilliges første måned  

Det handler om hurtigst muligt at få den nye frivillige til at føle sig som en del af frivilliggruppen, og i den forbindelse kan en mentor-, makker- eller følordning være en god metode til at skabe en vej ind i fællesskabet ved i første omgang at sikre en 1:1 relation.  

Fællesskaber består af en af en masse usynlige og indforståede koder. Gør omgangsformerne i jeres forening mere synlige ved at sætte nogle ord på, hvordan I er sammen. Hvordan plejer I at hilse og sige farvel. Hvornår plejer I at mødes, og hvilke særlige traditioner og vaner findes der hos netop jer? 

Diskutér i frivilliggruppen 

• Hvilke vaner har vi hos os? 

• Var der noget, vi undrede os over, da vi selv startede som frivillige? 

• Er der noget i vores omgangsform, som kan gøre det svært at blive en del af fællesskabet? Fx et stort fokus på minder eller en del indforstået snak? 

• Er der nogle praktiske ting, som vil være relevante for nye frivillige at kende til? Fx vedrørende vores påklædning, fordeling af udgifter eller andet?

4) Efter en måned 

Efter den første måneds tid er det vigtigt at I følger op på den frivilliges oplevelse af den første tid i foreningen. Sørg for, at leder eller mentor spørger ind til den frivilliges første opgaver eller vagter, og lyt til den frivilliges tanker og ideer. Selvom velkomstprocessen er ved at være ovre, er det vigtigt løbende at spørge ind til den frivilliges trivsel og motivation – også efter tre måneder, et halv eller helt år.  

Tjekliste til efter den frivilliges første måned: 

• Hvem følger op på den frivillige nu – og fremadrettet?  

• Hvordan sørger vi for, at nye ideer eller fx kritik bliver videreformidlet og brugt i foreningen? 

• Hvordan kan vi løbende blive bedre til at tage imod nye frivillige? 

4 råd om den gode velkomst i foreningen

Når I skal byde nye mennesker inden for i jeres fællesskab eller forening, kan der ske mange uforudsete ting eller opstå misforståelser eller uplanlagte reaktioner. Ved at tænke jeres velkomstforløb grundigt igennem og lægge en god plan, er I bedre forberedt og mere åbne og modtagelige for nye input fra nye frivillige og nye frivillige vil også føle sig langt mere velkommen hos jer.

1. Anerkend at velkomstprocessen tager tid
2. Sørg for løbende at lytte til nye frivilliges tanker og ideer
3. Spørg hyppigt ind til nye frivilliges trivsel og motivation
4. Revurder jeres velkomstproces og undersøg om I kan gør noget anderledes og bedre næste gang I byder en ny frivillig inden for.

Læs også CFSA's fagtema om frivilliges motivation og engagement