Hvordan kan vi lukke vores forening? 

Spørgsmål til rådgivningen i juni: Selvom CFSA’s mest læste guide handler om foreningsopstart, er CFSA’s rådgivning op til og under genåbningen af civilsamfundet i maj blevet kontaktet af flere mindre foreninger, som nu overvejer at gå i bero eller opløse foreningen. Den overvejelse kan fx skyldes, at de stiftende ildsjæle ikke længere har ressourcer til at stå i spidsen for foreningen, at det er svært at motivere medlemmer og frivillige til at vende tilbage til aktiviteterne, eller at det ikke lykkes at tiltrække nye bestyrelsesmedlemmer. Kun få små foreninger har ansatte, og de kernefrivillige (i bestyrelserne) har ofte begrænsede ressourcer. Derfor er det også blandt de mindre (lokal)foreninger, at der oftest er overvejelser om at lukke foreningen helt eller delvist ned.  

Kan frivillige foreninger gå i dvale? 

Mindre foreninger – og særligt de foreninger, som ikke har formue eller forpligtelser over for omverdenen – behøver ikke lukke helt, men kan godt sættes i bero i en periode, for så at starte op igen på et senere tidspunkt. Det kan være den bedste løsning, hvis I ved, at det kun er midlertidigt, at I ikke har ressourcer til at drive foreningen og opretholde jeres aktivitetsniveau.  

Når I sætter foreningen i bero, kan I fx beholde jeres medlemsregister, CVR-nummer og andre aftaler. På den måde undgår I at skulle gennem en krævende proces med at gentegne alle medlemskaber og reetablere kontakten til jeres samarbejdspartnere mv.  

I skal huske at udpege, hvem der er ansvarlige for foreningen i dvaleperioden. Det kan fx være 2-3 bestyrelsesmedlemmer. Beslutningen om, hvem der skal have ansvaret, kan I træffe på en ekstraordinær generalforsamling, hvor I ændrer foreningens vedtægter eller vedtager et forslag om at sætte foreningen i bero.  

5 overvejelser, hvis I vil sætte foreningen i bero 

Før I beslutter at sætte foreningen i bero, bør bestyrelsen grundigt overveje en række forhold. Det er vigtigt, at I kan fremlægge en gennemtænkt plan for jeres medlemmer, frivillige og samarbejdspartnere, hvor I forklarer, hvorfor foreningen sættes i bero, og hvordan I vil håndtere det.  

1. Hvordan vil I som bestyrelse orientere medlemmer, frivillige, samarbejdspartnere mv.? Før I træffer beslutningen? Mens foreningen er i bero? Efter genstart af foreningen? Og hvem er ansvarlig for foreningen, mens den er sat i bero? 
2. Har foreningen forpligtigelser, der skal passes i perioden? Hvem skal sørge for det? Hvem skal fx forny foreningens CVR-nummer? 
3. Har foreningen økonomiske forpligtigelser, der skal overholdes? Hvem skal fx sørge for at betale for bankkontoen, lokalerne og stå for medlemskaber, abonnementer ol. Vil I opkræve medlemskontingent i perioden? Hvem har i så fald ansvar for det? Hvis jeres medlemmer er indforståede, er det en god ide at opkræve kontingent, så foreningen har et vist økonomisk fundament, når I vender tilbage igen. 
4. Skal I aftale en dato for, hvornår I forventer at afholde næste generalforsamling eller på anden måde markere, at I genstarter foreningen? Er der frister, I skal overholde fx ansøgning om §18-puljemidler eller mærkedage, som I skal være opmærksomme på? 
5. Små lokale foreninger, der overvejer at gå i dvale, kan få hjælp til processen i det lokale frivilligcenter eller hos en kommunal frivilligkonsulent i kommuner uden frivilligcenter. 

Hvordan lukker vi foreningen? 

Ved I allerede nu, at I ikke har og heller ikke kan skaffe kræfter og ressourcer til at genstarte foreningen efter en midlertidig lukning, bør I overveje at opløse foreningen. 

Hvordan I helt formelt lukker foreningen, vil næsten altid være beskrevet i foreningens vedtægter. Ofte er det lidt omstændeligt – bl.a. for at undgå, at en generalforsamling, der pludselig bliver grebet af en stemning, træffer en så vidtgående beslutning, som en lukning er. Vedtægterne er derfor ofte skrevet, så de beskytter foreningen. Fx kræver mange foreninger, at forslag om lukning skal vedtages med 2/3 flertal på to generalforsamlinger, eller at der skal være en vis procentdel af alle medlemmerne, der stemmer for forslaget enten ved fremmøde på generalforsamlingen eller via fuldmagt. I skal selvfølgelig overholde den procedure, der står i jeres vedtægter.  

Hvis I ikke har kræfter og ressourcer til at drive foreningen, og ingen eller alt for få møder op til generalforsamlingen, kan det i praksis være svært at følge den proces, som vedtægterne beskriver. I de tilfælde kan man tale om, at I kan være nødt til de facto at nedlægge foreningen – også selvom I ikke overholder de formelle spilleregler i vedtægterne. I så fald er det vigtigt, at foreningens sidste og afgående bestyrelse sørger for, at nedlukningen bliver håndteret godt . I kan se et forslag til en tjekliste herunder. Når alle disse ting er gjort, skal bestyrelsen konstatere, at foreningen er nedlagt – også selvom det ikke var muligt at følge de procedurer, der står i vedtægterne. 

Læs mere i vores guide om vedtægter

Praktisk tjekliste, når I lukker foreningen 

Uanset om I lukker foreningen og følger reglerne i vedtægterne eller de facto opløser foreningen, har den siddende bestyrelse ansvar for at følge en række opgaver til dørs. Det gælder både i forhold til medlemmerne og i forhold til de aftaler, foreningen har med samarbejdspartnere, leverandører og omverden. Vi anbefaler, at bestyrelsen udarbejder en tjekliste og uddelegerer ansvaret for, at opgaverne bliver udført. 

Her er forslag til, hvad en liste over arbejdsopgaver kan indeholde: 

• Fortæl medlemmer, frivillige og brugere om beslutningen og sig tak for indsatsen 
• Send slutregnskab til kommunen 
• Tilbagebetal eventuelle restmidler 
• Overfør eventuelt overskud til anden almennyttig forening 
• Luk foreningen (CVR-nummer) på virk.dk 
• Opsig foreningens konto i banken 
• Opsig andre aftaler og forpligtelser (abonnementer, telefon, forsikringer …) De fleste aftaler og forpligtelser vil fremgå af foreningens regnskab. 
• Luk eventuelt medarbejder-NemID, der er tilknyttet foreningen 
• Hjemmeside, Facebook-sider og lignende nedlægges. Send også information om, at I lukker til kommunens, frivilligcentret eller til CFSA's Foreningsportal, så de kan opdatere deres hjemmesider.