Hvad er min rolle som suppleant?

En stedfortræder. Så kort kan suppleantrollen opsummeres, men alligevel kan man som nyvalgt suppleant i en bestyrelse sagtens opleve at stå med en byge af spørgsmål: For hvem er det, jeg træder i stedet for? Er det for et bestemt bestyrelsesmedlem eller for alle i bestyrelsen? Forventes jeg at deltage i alle bestyrelsesmøder, eller skal jeg møde ind, når et bestyrelsesmedlem fx er syg til et møde? Eller er det kun, når et medlem stopper midt i sin valgperiode, at jeg forventes at være aktiv i bestyrelsen? Og hvad må og kan man, når man ”bare” er suppleant? Har jeg fx stemmeret?

Som med andre spørgsmål på foreningsområdet findes der ikke en lov eller regler, der regulerer suppleanters arbejde. Det er derfor op til den enkelte forening at formulere, hvad der gælder hos jer. Hos CFSA opfordrer vi til at beskrive suppleantens virke i jeres vedtægter og forretningsorden. I vedtægerne kan I beskrive de mere overordnede retningslinjer, og i forretningsordenen, der jo løbende kan opdateres, kan I med fordel præcisere, hvordan suppleanter vælges, hvornår de aktiveres og hvilke rettigheder og ansvar suppleanten har, så det er tydeligt for den nyvalgte og resten af bestyrelsen, hvad posten indebærer. På den måde gør I det lettere at udfylde rollen bedst muligt og I undgår uklarheder og diskussioner. 

Medlem ud – suppleant ind

Typisk vælger foreningen 1-2 suppleanter på den ordinære generalforsamling, og sædvanligvis vælges suppleanter for ét år ad gangen. I nogle foreninger er det praksis, at suppleanterne er de kandidater, der fik færrest stemmer ved valget til bestyrelsen. En anden praksis kan være, at kandidater opstiller og vælges udelukkende til suppleantposten. Det er ikke sikkert, at valgformen er beskrevet i jeres vedtægter, men det kan være en god idé at præcisere det i jeres forretningsorden, så der ikke er opstår tvivl om, hvordan man bliver suppleant hos jer.

En suppleant fungerer som suppleant for bestyrelsen som helhed (med mindre andet står eksplicit nævnt i vedtægterne), og det enkelte bestyrelsesmedlem har således ikke sin egen suppleant. Den mest almindelige praksis er, at suppleanten først skal træde ind i bestyrelsen, når et medlem stopper midt i sin valgperiode. Det vil sige, at et enkelt afbud eller sygemelding til et møde fra et bestyrelsesmedlem ikke fører til, at suppleanten bliver en del af bestyrelsen.

Ingen stemmeret og ansvar

Først når et medlem er stoppet i utide, og suppleanten formelt er trådt ind, får suppleanten stemmeret og ansvar i bestyrelsen.

Når suppleanten indtræder i bestyrelsen, skal den pågældende bestyrelsespost besættes ved valg på den førstkommende ordinære generalforsamling. 

Deltager (som udgangspunkt) ikke i møder

Suppleanten deltager som udgangspunkt ikke i bestyrelsesmøder. Nogle foreninger har dog valgt at beskrive suppleanters deltagelse som en mulighed  i vedtægterne eller forretningsordenen. Der kan være argumenter både for og imod at lade suppleanterne deltage i samtlige bestyrelsesmøder. Fordelen kan være, at suppleanterne ved at deltage i møderne altid er ajour med bestyrelsesarbejdet og klar til at træde til, ligesom de kan bidrage med vigtige perspektiver i bestyrelsens diskussioner. Omvendt har suppleanter ingen stemmeret og intet ansvar, og derfor kan man indvende, at det giver bedst mening at involvere dem i arbejdet, når de har reel indflydelse. Bestyrelsesarbejde er et fortroligt rum, og fortroligheden bliver alt andet lige mindre, jo flere der involveres. I kan også lade det være op til den siddende bestyrelse ved fx at indføje følgende i forretningsordenen: ”Suppleanter kan uden stemmeret deltage i bestyrelsesmøder, når det bestemmes af bestyrelsen”.

Rekruttering til bestyrelsen

Rollen som suppleant kan være nye medlemmers første trin mod at større engagement i bestyrelsesarbejdet, og foreninger bør se suppleanterne som en vigtig del af foreningens fødekæde. Også derfor er det vigtigt, at suppleanten får en positiv oplevelse, og et godt udgangspunkt for en god oplevelse er netop en klar beskrivelse af rollen og en løbende kontakt mellem bestyrelsen og suppleanten. Sørg fx altid for, at suppleanten modtager dagsordener og referater fra møder. Det giver mulighed for løbende at orientere sig i arbejdet, så suppleanten er forberedt på at træde ind i bestyrelsen, hvis det skulle blive aktuelt.