Hvad skal vi være opmærksomme på, når vi ansætter foreningens første lønnede medarbejder?
Når I endelig har skaffet penge til at ansætte jeres første lønnede medarbejder, har I nået en betydelig og positiv milepæl for foreningen. Men selvom det er en dag, som er værd at fejre, betyder det også, at kravene til bestyrelsen med et bliver markant større. Hvad skal I som bestyrelse og kommende arbejdsgivere have styr på, inden I ansætter personale? Det svarer rådgiver og konsulent Henriette Højberg på i denne måneds spørgsmål til CFSA’s rådgivning.
Når foreningens bestyrelse ansætter den første lønnede medarbejder, er det vigtigt, at I gør jer klart, at I dermed bliver arbejdsgivere. Dermed har bestyrelsen et ansvar for at overholde de juridiske regler, som gælder på arbejdsmarkedet, skabe klare rammer for den ansattes løn og arbejdsvilkår og endelig skal I håndtere rollen som arbejdsgiver i dagligdagen. I det følgende får I et overblik over de vigtigste regler, I skal kende til, når I for første gang ansætter personale til opgaver i jeres forening.
Kontrakt og arbejdsvilkår
Når I ansætter en medarbejder og vedkommende arbejder mere end 8 timer om ugen over en periode på mere end en måned, stiller ansættelsesbevisloven krav om, at den ansatte skal have en ansættelseskontrakt. Kontrakten skal klart beskrive de ansættelsesvilkår, der gælder i stillingen herunder løn, arbejdstid, barsel, ferie og opsigelsesfrist. Kravet gælder både medarbejdere, der ansættes i en fast stilling og medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger.
Ansættelsesvilkår for den konkrete stilling vil ofte falde ind under funktionærloven. Ligger jobfunktionen udenfor funktionærloven, kan I fx ansætte på funktionærlignende vilkår. Andre gange er det måske mere relevant med en timelønnet ansættelse, hvor medarbejderen kun får løn for de timer vedkommende arbejder.
Løn
Hvad kan I betale en ny medarbejder i løn? Lønnen i frivillige organisationer er ikke fastsat på forhånd. En ny medarbejder vil normalt kigge på overenskomster og lønniveauer inden for sit fagområde. Hvis arbejdet i foreningen er forskelligt fra medarbejderens faglige baggrund, behøver lønnen ikke nødvendigvis at matche det, som vedkommende kunne få i en almindelig ansættelse. For eksempel, hvis I ansætter en jurist som daglig leder, betyder det ikke nødvendigvis, at lønnen skal være på niveau med ansættelse som jurist i fx det offentlige eller i private virksomheder.
Løn er et følsomt emne, især når I kun har en ansat medarbejder. En sådan stilling indebærer ofte både praktiske opgaver og ledelsesopgaver, og det kan være svært at finde tilsvarende stillinger på det almindelige arbejdsmarked, som I kan sammenligne med. Det kan derfor være en god ide, at I taler med andre foreninger, der ligner jeres, og høre hvilket lønniveau de har fastlagt for samme type stilling. I kan også tjekke relevante fagforbund (fx DJØF og DM), som har udarbejdet lønstatistikker for stillinger i civilsamfundet. Overvej desuden om I kan tilbyde fx en ekstra ferieuge, betalt frokost, efteruddannelse, telefon og pc eller tablet til arbejdsbrug som en del af lønpakken til en ny medarbejder.
Lønforhandling skal ske i forbindelse med ansættelsen. Derudover er det kutyme eller aftalt i ansættelseskontrakten, at arbejdsgiver inviterer til en årlig lønforhandling. Det gælder også selvom I ikke har økonomisk råderum til en lønforhøjelse. Med en invitation til lønforhandling sender I et vigtigt signal til medarbejderen om, at I værdsætter arbejdsindsatsen og at I stræber efter et rimeligt og fair lønniveau.
Som arbejdsgiver skal I sikre at lønudbetaling sker til aftalt tid og korrekt. SKAT har udviklet Letløn, som er et gratis lønsystem I kan bruge: https://skat.dk/data.aspx?oid=2234888
Arbejdsmiljø
For at sikre at bestyrelsen har fokus på arbejdsgiverrollen og den ansattes trivsel og kompetencer anbefaler CFSA, at bestyrelsen hvert år holder en udviklingssamtale med den ansatte.
Brug samtalen som en anledning til at spørge jer selv:
- Hvordan kan vi som bestyrelse understøtte den ansatte i at lykkes med opgaven?
- Hvordan kan vi sikre, at der er tilstrækkelige udfordringer og udviklingsmuligheder for den ansatte?
- Hvordan kan vi sikre, at mængden af arbejdsopgaver passer til den ansattes timetal?
Vi anbefaler også, at I skriver jeres aftaler ned, så I kan holde hinanden ansvarlige.
Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens arbejdsmiljø og skal sikre, at såvel frivillige som ansatte har et godt og sundt arbejdsmiljø. Det gælder både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. Bestyrelsen skal også overholde arbejdsmiljøloven.
Det er også bestyrelsens ansvar at være velorienteret og følge op på tiltag og initiativer, der fremmer et sundt og godt arbejdsmiljø for foreningens personale. Her neden for er en liste med link til myndigheder, lovgivning, viden og værktøjer, I kan bruge som inspiration i jeres arbejde med og drøftelser af arbejdsmiljøet for frivillige og ansatte i jeres forening:
- Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø
- Arbejdstilsynet og Videnscenter om arbejdsmiljø
- Arbejdstilsynets oversigt over arbejdsmiljøreglerne
- Arbejdsmiljøweb.dk - inspiration til et godt arbejdsmiljø
Forsikring
Når I ansætter en medarbejder, skal I tegne den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Den sikrer, at medarbejderne får den nødvendige hjælp og støtte i tilfælde af arbejdsulykker eller erhvervssygdomme. Udover arbejdsskadeforsikringen, kan I vælge at tegne en erhvervsansvarsforsikring, som dækker, hvis den ansatte er skyld i uheld eller kommer til at gøre skade på andre personer eller deres ting.
Læs mere om arbejdsskadeforsikring hos Arbejdsmarkedserhvervssikring
5 gode råd, når I skal ansætte første lønnede medarbejder
Beslutningen om, at ansætte lønnede medarbejdere skal træffes med omhu og i overensstemmelse med jeres ressourcer og mål. Det er også vigtigt, at bestyrelsen fortsat fokuserer på at motivere og involvere frivillige i foreningens arbejde og aktiviteter, selvom I ansætter en lønnet medarbejder.
Når I skal ansætte en lønnet medarbejder, anbefaler CFSA, at I:
- Udarbejder en grundig stillings- eller funktionsbeskrivelse for nye medarbejdere – herunder snitflader til bestyrelsen og foreningens frivillige
- Lægger en plan for rekrutterings- og ansættelsesprocessen
- Får styr på udkast til ansættelseskontrakt, lønniveau (og lønsystem)
- Tilrettelægger og fordeler ansvaret for introduktionsforløb for den nye medarbejder
- Afsætter tid til løbende opfølgning og dialog om opgaver, mål, forventninger, udfordringer og løsninger.
Læs mere om bestyrelsen som arbejdsgiver
- Sådan bliver bestyrelsen en god arbejdsgiver (artikel)
- Bestyrelsen som arbejdsgiver (guide)
- Regler for arbejdsmiljø i frivillige sociale foreninger (guide)
- Ansvarsforsikringer i foreninger (guide)
- Good Governance: God bestyrelsesledelse
Har du brug for rådgivning om frivillighed, er du velkommen til at sende en mail med dit spørgsmål via CFSA's rådgivningsformular
Du kan også ringe til os på telefon: 66 14 60 61. Vores telefon er åben mandag klokken 12.30-15 og tirsdag - torsdag klokken 9-12.
CFSA's rådgivning er forbeholdt frivillige og ansatte, som arbejder med frivillighed på det frivillige socialområde i Danmark.
60+ guider om frivillighed: I vores guider finder du svar på de mest almindelige spørgsmål, som arbejdet med frivillighed og civilsamfund giver anledning til.
