Digital generalforsamling: Hold liv i foreningsdemokratiet
Online generalforsamlinger kan både gøre demokratiet fattigere og rigere; Fattigere, hvis deltagerne oplever, at debatten bliver stram, og de ikke kan komme til orde. Rigere, hvis flere vil deltage, fordi der ikke er transporttid og fordi debatter og oplæg ikke bliver for lange og uden styring. Få inspiration til, hvilke overvejelser I skal gøre jer for at skabe en engagerende og inddragende online generalforsamling.
Det er ikke bare sådan lige at flytte foreningens årlige generalforsamling online. Selvom det kan virke som den oplagte løsning i en tid med forsamlingsforbud, så har den online generalforsamling også sine begrænsninger.
Det første, I skal afklare er, om det overhovedet er lovligt for jer at holde en digital generalforsamling. Vedtægterne er foreningens love, og de sætter derfor rammerne for, hvad der er muligt. Samtidig er det også værd at kigge til jeres landsorganisation, paraplyorganisation, samarbejdspartnere eller foreningens interne eller eksterne jurister for at få styr på det formelle.
Det næste, I skal afklare, er, om medlemmerne har forudsætningerne for at deltage i online møder. Har de prøvet det før? Har de det nødvendige tekniske udstyr? Og særligt vigtigt for lige præcis generalforsamlingen; er de trygge ved den demokratiske afvikling i et digitalt univers?
Generalforsamlingen er der, hvor I som forening kan træffe de store beslutninger i fællesskab. Alligevel risikerer potentialet i generalforsamlingen at drukne i de mange forberedelser, frister og krav til formalia.
Er det effektive møde altid det bedste møde?
Der er mange fordele ved online generalforsamlinger. Fx at flere har mulighed for at deltage, at et online tilbud fjerner eventuelle mobilitetsudfordringer, og at medlemmer, der er mere perifært tilknyttet foreningen, har nemmere ved at være med.
Endnu en fordel, der ofte fremhæves, er, at online møder er mere effektive. Når de opleves sådan, er det fordi online møder ofte er kortere, fordi færre deltagere byder aktivt ind på mødet.
I et aktivt medlemsdemokrati, hvor I tager debatterne henover året, er generalforsamlingen i højere grad et beslutningsforum end et sted for debat. Så hvis deltagerne på generalforsamlingen har fået tilstrækkeligt bilagsmateriale ud på forhånd og de har sat sig ind i materialet, og hvis formanden aflægger en fokuseret beretning, og kassereren fremlægger et letforståeligt regnskab, er der ikke noget til hinder for at holde en effektiv og god generalforsamling uden megen debat.
Men det effektive møde er ikke nødvendigvis et mål i sig selv. Hvis få tager ordet til jeres online møder, bør foreningens ledelse og bestyrelse grundigt overveje, hvorfor medlemmerne ikke involverer sig. Det kan fx skyldes, at mødets indhold ikke er forståeligt for alle, og at det dermed er uklart, hvad der stemmes om. Og netop her kan den online generalforsamling være en udfordring. For mens dirigenten i det fysiske rum har mulighed for at fornemme om deltagerne er blevet hægtet af, så er det langt sværere i det virtuelle rum.
Skab ro og psykologisk tryghed
Når du træder ind i rummet, hvor generalforsamlingen afholdes, vil du ofte blive mødt af duften af kaffe, smilende ansigter byder dig velkommen, og du er måske heldig, at der er hjemmebag. Du får en masse signaler fra rummet om, at her skal der afholdes et møde. Du hilser på frivillige venner og bekendte, og snakken går ved bordene.
De signaler er der ikke i et online møderum. Når du logger på et digitalt møde, træder du direkte ind i et virtuelt møderum med en masse deltagere, som det kan være svært at få overblik over. Ligesom den indledende smalltalk har trange kår, alene fordi alle kan høre, hvis du spørger en bekendt, hvordan hun har det. I det hele taget kan man ikke skabe kontakt på samme måde, fordi det er svært at få øjenkontakt, når der er mange deltagere til stede på skærmen. Der er med andre ord ikke den sædvanlige mulighed for at komme ind ad døren, danne sig et overblik og lande i mødet.
Mange deltagere vil måske også være usikre på, hvordan de skal gebærde sig. Derfor kan bestyrelsen og de garvede medlemmer hurtigt komme til at hægte mindre erfarne medlemmer af. Samtidig kan teknikken spænde ben for, at deltagerne får en god oplevelse: Måske driller internetforbindelsen ude hos deltagerne. Måske er der en, der ikke kan få sin højttaler eller mikrofon til at virke. Og hvordan rækker man egentlig hånd op, hvis man vil sige noget?
Det er alt sammen barrierer, som I er nødt til at tænke ind i planlægningen af en digital generalforsamling. For netop de barrierer kan betyde, at deltagerne ikke får stillet de nysgerrige spørgsmål, spurgt kritisk ind til beslutninger eller orker fremsat forslag. På den måde kan en online generalforsamling risikere at gøre foreningsdemokratiet fattigere.
Online generalforsamlinger kræver rammesætning og mødefacilitering
Heldigvis er der flere relativt nemme greb at ty til, når I vil arbejde med at skabe et godt virtuelt rum for foreningsdemokratiet. Det handler kort sagt om tydelig rammesætning og mødeledelse.
Onboarding handler om at få alle mødedeltagerne godt ind i mødet. I kan fx åbne det virtuelle møderum, 30 minutter før mødet starter, så der er tid til at teste, at alle kan tænde deres mikrofon og kamera, finde chatten og har deres login til afstemningen klar. I kan også hjælpe jer selv, hvis I inden mødet har udpeget en person til at være teknisk supporter, når deltagerne oplever problemer. Det skaber tryghed hos deltagerne, og det giver ro på mødet, når I ved, at der er en, der har ansvaret for at svare på praktiske/tekniske spørgsmål.
Se mere om, hvordan I helt lavpraktisk planlægger en digital generalforsamling i artiklen Digital generalforsamling: Sådan gør I
Hvis der er tid tilovers, kan I invitere medlemmerne til at hyggesnakke om løst og fast, præcis som I ville gøre i det fysiske rum, mens I får fyldt kaffekopperne og fundet papirerne frem.
En god onboarding, eller velkomst, er i høj grad med til at skabe psykologisk tryghed og dermed et godt fundament for konstruktive, involverende diskussioner på selve mødet. Det er også en god ide at starte med en præsentationsrunde eller en ryste-sammen-leg/energizer, der bringer medlemmerne tættere på hinanden og måske får smilet frem, inden I tager hul på det formelle.
Husk i det hele taget at involvere deltagerne i mødet så hurtigt som muligt. Det er nemlig en helt konkret metode til at vise deltagerne, at I forventer, at de deltager aktivt i mødet.
Når mødet går i gang, skal I forklare, hvordan mødet foregår, og hvordan deltagerne skal forholde sig. Dirigenten skal gennemgå, hvordan deltagerne får ordet, hvordan afstemningerne kommer til at foregå, hvornår der er pauser osv. I kan med fordel skrive de praktiske rammer for mødet ind i jeres forretningsorden og sende den ud til deltagerne inden generalforsamlingen.
Det er langt sværere at holde koncentrationen til online møder. Derfor skal I planlægge generalforsamlingen sådan, at der ikke er lange taler uden mulighed for, at deltagerne kan involvere sig. Tænk også over, hvordan I kan skabe variation i mødet, hvordan I bedst inddrager deltagerne, og at der skal være pauser undervejs.
Få mere inspiration til, hvad I skal være opmærksomme på, når I holder en online generalforsamling eller et digitalt møde i artiklen: Det gode digitale møde - hvordan gør I?
