Det gode digitale møde – hvordan gør I?

Under nedlukningen af samfundet i foråret 2020 gjorde vi os alle vigtige erfaringer med digitale mødeformer. Og nu ser vi på CFSA en stigende interesse for potentialet i digitale lærings- og kompetenceforløb, generalforsamlinger, strategiudvikling og aktiviteter for brugerne mv. Aktuelt gennemfører CFSA i 2020 en række digitale forløb for foreninger, som ønsker at nå ud til endnu flere ansatte og måske især frivillige.

Vores erfaring viser, at der er et stykke arbejde at gøre for at sikre et godt møde, når vi skifter det fysiske møde ud med et digitalt møde. I denne artikel får du CFSA’s bud på, hvad I bør overveje, før I tager beslutningen. Artiklen giver også tips til at imødekomme tekniske barrierer og til gode digital mødeledelse.

Er en digital løsning den rigtige metode for jer – og jeres målgruppe?

Inden I beslutter jer for om jeres forløb skal foregå fysisk eller digitalt, er det en god ide at svare på disse tre spørgsmål:

1. Hvilken type møde/forløb skal faciliteres?

• Er det et møde, en workshop, et læringsforløb, et kursus, en generalforsamling mv.?

2. Hvad er formålet med møde/forløbet?

• Hvad ønsker I at opnå? Hvordan I opnår det? Og hvordan I skal arbejde med problemstillingen for at kunne opfylde formålet med processen?
• Giver det i den aktuelle situation mening at gennemføre processen? Hvor vigtigt er tidspunktet? I hvor høj grad vurderer I at kunne nå ud til deltagerne lige nu?

3. Hvem er målgruppen?

• Hvem skal deltage i processen og hvorfor?
• Har målgruppen forudsætninger for at deltage og engagere sig i et digitalt møde eller forløb, eller vil den digitale ramme være en barriere for målgruppen?
• Har du/i de nødvendige forudsætninger og overskud til hjælpe med at understøtte og guide målgruppen igennem et digitalt møde?

På baggrund af svarene kan I nu diskutere fordele/ulemper ved at gennemføre mødet/forløbet digitalt og tage en kvalificeret beslutning.

Tag hånd om de tekniske udfordringer

Det er CFSA’s erfaring, at det betaler sig at være særligt opmærksom på de barrierer, der kan opstå, når I bruger en digital platform. Det er fx en god ide at overveje, hvordan I bedst kan skabe ro og tryghed om deltagerne før og under mødet. Det gælder særligt, hvis jeres målgruppe ikke færdes hjemmevant på digitale platforme.

Det er oplagt, at det tekniske set-up kan være den største barriere for en vellykket digital proces. I bør derfor gøre, hvad I kan for at minimere eventuelle tekniske barrierer både før og under processen.

Forud for mødet er det en god ide at sende deltagerne en kort praktisk manual om, hvordan de logger på mødet, hvordan de tænder/slukker for mikrofonen og lign.

Erfaringen fra CFSA’s webinarer er, at det er en stor fordel at udpege en person til at agere teknisk support. Det betyder, at mødelederen ikke også skal koncentrere sig om eventuelle tekniske udfordringer - fx med lyd og netforbindelse - hos deltagerne.

Den tekniske supporter skal sætte tid af til at teste lyd, kamera og andre funktioner i systemet, inden deltagerne logger på. For at sikre, at alle kommer så godt fra start som muligt, anbefaler vi, at I giver mulighed for, at deltagerne kan logge sig på 30 min. før, mødet går i gang. Så er der god tid til, at de også kan teste mikrofoner og lyd og få hjælp fra den tekniske supporter til at løse eventuelle udfordringer inden mødestart.

Når mødet begynder, kan mødelederen med fordel indlede med at rammesætte ikke bare selve mødet, men også de helt praktiske spilleregler a la sluk for mikrofonen, brug chatten til at skrive til den tekniske supporter, hvis I har problemer undervejs. Forklar også, hvornår deltagerne får taletid, hvordan de stiller spørgsmål osv.

4. forslag til at skabe gode tekniske rammer om det digitale møde

• I kan opfordre deltagere til at placere deres computer højt (fx oven på en stak bøger), så kameraet kommer i øjenhøjde.
• Alle skal tænde deres kamera og lade det være tændt under hele mødet, så alle kan se hinanden, og mødelederen har en fornemmelse af gruppen.
• Bed alle deltagere om som udgangspunkt at slukke for deres mikrofon for at undgå baggrundsstøj. Det gælder særligt for møder med mange deltagere.
• Afhængig af mødets karakter kan det være en god ide opfordre deltagerne til at placere sig et neutralt sted uden alt for meget visuel baggrundsstøj.

Kom godt i gang med det digitale møde

Det gode digitale møde kræver ligesom alle møder god forberedelse – også af deltagerne.

Vi anbefaler, at I udsender mødemateriale, dagsorden og spilleregler for det digitale møde i god tid. Det er vigtigt, at I beskriver for deltagerne, hvad der kommer til at ske på mødet. Det giver dem mulighed for at danne sig et indtryk af, hvad I forventer af dem, og for at øve sig på forskellige funktioner på den digitale platform, hvor I holder mødet.

Selvom mange har gjort sig erfaringer med digitale møder under corona, er det fortsat en ny mødeform for mange. Mødelederen skal derfor være forberedt på, at nogle af deltagerne vil være helt trygge ved mødeformen, mens andre vil være mere famlende og utrygge.

Udover at indlede mødet med at opridse spillereglerne for mødet (fx hvordan/hvornår kan deltagerne komme til orde) er det også vigtigt, at I gør jer nogle overvejelser om, hvordan I bedst inddrager dem. Mange digitale mødeplatforme giver mulighed for at sende deltagerne ud i mindre grupper. Gruppearbejde undervejs giver dels flere mulighed for at komme til orde – og kan samtidig være en tiltrængt pause undervejs. Endelig sikrer gruppedrøftelser, at deltagerne ikke bare er passive tilskuer til et møde, men oplever, at de bliver involveret og inddraget.

Husk pauser - og tydelig kommunikation

Der er en tendens til, at vi i det hele taget glemmer pauserne, når vi holder digitale møder. Men pauserne er ligeså vigtige, når I mødes digitalt. Og i øvrigt også en måde at undgå, at deltagerne går til og fra mødet undervejs. Vi anbefaler generelt ikke digitale møder, der varer mere end 90 minutter, hvis I vil fastholde deltagernes fokus og koncentration.

Endelig er det værd at vide, at kommunikationen på digitale møder typisk skal være mere håndholdt og detaljeret end på fysiske møder. Hvis du fx får en besked i chatten undervejs i mødet, er det en god ide at sige: ”Nu får jeg lige en besked fra XX, som spørger om XX” – og så svare på spørgsmålet. Eller: ”Jeg kan se, der er en kommentar fra XX. Den svarer jeg på om et øjeblik.” Pointen er, at du ikke på samme måde som ved fysiske møder kan forvente, at deltagerne kan læse dig som mødeleder. Derfor er du nødt til at være mere meddelsom, selvom det de første gange måske føles lidt kunstigt.

Det er altså vigtigt, at du er tydelig, når du kommunikere og og dermed bidrager til at skabe et trygt digitalt møde. Som mødeleder er du ansvarlig for at alle bliver set og hørt - også i det digitale rum. Vær opmærksom på, at ikke alle føler sig trygge og hjemmevante i digitale rammer. Og sidst, men ikke mindst: Husk, at det er okay at sige, at teknik nogle gange er svært.

Få hjælp til at komme i gang med digitale møder

CFSA har stor viden om digitale møder, platforme og værktøjer. Vores erfaring viser, at digitale møder med fordel kan understøtte foreningens brugerrettede arbejde, lærings- og kompetenceudvikling af frivillige såvel som bestyrelsesarbejde, ledelse og udvikling af foreningen.

I er velkomne til at kontakte os for at høre, hvordan vi kan understøtte jeres forening med at udvikle og udnytte digitale muligheder.  

Kontakt CFSA på 66 14 60 61 eller info@frivillighed.dk