Brug generalforsamlingen til at nå jeres mål

Formålet med den årlige generalforsamling er at samle foreningens medlemmerne for at træffe beslutninger, som kan runde det forgange år af og drive foreningen videre. Det er stedet, hvor I udvikler foreningen, afklarer uenigheder og vælger bestyrelsen, som skal gennemføre generalforsamlingens beslutninger.

Netop fordi generalforsamlingen handler om at udvikle foreningen, kan I bruge mødet som en motor til at nå jeres mål.

Foreningens mål er typisk formuleret i en strategi, vision eller et lignende dokument, der fungerer som rettesnor for bestyrelsens arbejde. Det kan være mål om at blive mere synlige eller om at skabe nye aktiviteter.

Når I begynder at planlægge årets generalforsamling, kan I overveje, hvilket af foreningens overordnede mål I kan sætte i spil. I kan fx nedsætte en arbejdsgruppe som kan tænke målet ind i planlægningen. Dermed kommer I et skridt tættere på at nå målet – og måske får I også skabt et mere spændende møde, som medlemmerne faktisk har lyst til at deltage i.

Sørg for at sammensætte arbejdsgruppen, så I både har medlemmer, som står for, at generalforsamlingen overholder jeres vedtægters formelle krav, og nogen, som er ansvarlige for at sætte jeres mål i spil. Dem der er gode til det ene, er ikke nødvendigvis gode til det andet. Det kan være alle, der planlægger generalforsamlingen er bestyrelsesmedlemmer, men det kan også være, I skal involvere andre fra jeres forening for at få nye ideer.

Lad os nu se nærmere på, hvordan I kan arbejde med nogle af de mål, som går igen i mange foreninger.

I vil være mere synlige

Hvis I har et mål om at blive mere synlige, er det med at komme ud, hvor folk kan se jer. Generalforsamlingen bliver tit afholdt i vante rammer, fordi det er det nemmeste. Men måske I i år skulle finde et nyt sted? Ved at mødes på fx biblioteket og starte med et oplæg, der er åbent for andre end medlemmerne, kan I måske lokke nye deltagere til? Eller ved at fejre foreningens jubilæum eller uddele en pris til en lokal forkæmper for jeres sag, kan I måske tiltrække lokalavisens interesse?

I vil have glade frivillige

Generalforsamlingen er en oplagt anledning til at anerkende jeres frivillige. Tag altid udgangspunkt i, hvem jeres frivillige er – og hvad der motiverer dem. Nogle er mere til faglighed end fest – og omvendt.

Det kan være jeres generalforsamling skal byde på et oplæg eller en workshop for at ramme netop jeres medlemsgruppe. Det kan også være, at I skal holde en fest i forlængelse af generalforsamlingen for at  give noget igen til medlemmerne og måske få flere medlemmer til at deltage.

Hvis der er mange børnefamilier blandt jeres medlemmer, så sørg for aftensmad til hele familien og lad mødet slutte tidligt. Hvis jeres medlemmer er unge, skal I måske mødes en fredag aften.

I vil have medlemmerne mere på banen

Når beretningen bliver præsenteret som en tale af formanden, stemmer det måske ikke overens med den dialogprægede kultur, I har i hverdagen. Hvis I gerne vil have mere samtale og debat på generalforsamlingen, er det en god ide at overveje at lade de frivillige præsentere aktiviteterne i året, der gik. Sæt også tid af i programmet til at stille spørgsmål til bestyrelsen eller til debat i mindre grupper om jeres mål for det kommende år.

I vil styrke sammenhængskraften

Er jeres forening vokset over de seneste år, kender I måske ikke hinanden så godt, som I gjorde tidligere. Det kan også være, at jeres frivillige og medlemmerne ikke mødes på tværs i løbet af året. Sæt derfor tid af til pauser, hvor I kan tale med hinanden. Måske I skal overveje en bordplan, hvor I blander deltagerne? Eller en netværksøvelse, hvor I får hilst på hinanden og fortæller, hvad I hver især laver i foreningen?

I vil starte nye aktiviteter

Det er et stort arbejde at løbe nye aktiviteter i gang i en forening. Ofte tager bestyrelsen opgaven på sig, fordi det er dem, der har fået ideen, og dem, der har et naturligt ejerskab til foreningens udvikling. Når I bruger generalforsamlingen til at drøfte nye tiltag i foreningen, er der flere medlemmer, der får ejerskab til foreningens mål. Sæt derfor tid af på generalforsamlingen til at udvikle ideer, lave brainstorms og i det hele taget give plads til nytænkning. På den måde kan I bedre få medlemmer uden for bestyrelsen til at engagere sig i at sætte gang i  nye aktiviteter og tiltag.