Bestyrelsens ansvar for foreningens økonomi

Her finder du en af tre guide, som viser, hvordan økonomi typisk styres i frivillige foreninger.

Guiden er til dig, der er bestyrelsesmedlem i en forening og til dig, der gerne vil vide mere om økonomi i foreninger.

I denne guide kan du læse om bestyrelsens ansvar i forhold til foreningens økonomi.

Du kan læse mere om foreningens økonomi i vores guider:

• Kassererens opgaver og rolle i frivillige foreninger
• Sådan arbejder I med budgetter og regnskab

Hent også vores bog: At lede en sag. Grundbog til nye bestyrelsesmedlemmer. I bogen får du svar på bestyrelsesarbejdets vigtige temaer fx jura, økonomi, ledelse og strategiske overvejelser. 

Bestyrelsens ansvar for foreningens økonomi

Det er hele bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for foreningens daglige drift – og dermed også for foreningens økonomi.

Som bestyrelse er I alle ansvarlige for foreningens økonomi – både for regnskabet og for budgettet. Men det er typisk jeres kasserer, der holder øje med økonomien, udfærdiger regnskab og kommer med forslag til budget. Derfor anbefaler vi, at kassereren løbende giver bestyrelsen en grundig økonomisk rapportering.

Sørg helt generelt for, at der er en fornuftig balance mellem jeres indtægter og udgifter, og at foreningen er likvid, hvilket vil sige, at I til hver en tid har mulighed for at betale jeres gæld.

Vi anbefaler også, at I i bestyrelsen udarbejder retningslinjer for, hvordan I administrerer økonomien i foreningen, særligt hvem der har tegningsret, og hvordan I fordeler opgaverne mellem jer.

Retningslinjerne skal ses som jeres fælles aftaler. De kan fx være om udgifter, hvem der må bruge penge, hvor meget der må bruges på forplejning, gaver osv. Retningslinjerne kan også handle om jeres godkendelsesprocedure. Læs mere i denne guides afsnit ”Vælg, hvem der kan tegne foreningen”.

Retningslinjerne kan være ét samlet dokument, som også beskriver, hvordan kassereren gerne vil have, at bestyrelsen handler, når I skal have refunderet udgifter eller have et udlæg.

Vælg, hvem der kan tegne foreningen

I bestyrelsen skal I tage stilling til, hvem der kan tegne foreningen udadtil.

'At tegne en forening' betyder at kunne handle og underskrive på foreningens vegne og dermed forpligte foreningen. Det er typisk formanden og kassereren eller formanden/kassereren og et andet bestyrelsesmedlem, som er tegningsberettigede. I nogle foreninger er tegningsretten fastlagt i vedtægterne, men hvis ikke det er tilfældet, må I træffe beslutningen på et bestyrelsesmøde. Sørg under alle omstændigheder for, at der findes et dokument, som beskriver tegningsretten i foreningen.

Vi anbefaler, at der skal mindst to underskrifter til for at tegne jeres forening, når det gælder større beløb. Ved mindre beløb kan I vælge at indføre en gradueret tegningsret, hvor kassereren fx har lov til at hæve beløb op til en vis grænse på egen hånd. Ved beløb over grænsen skal der en underskrift mere på.

I de senere år har flere banker strammet deres krav til foreningerne og kræver nu, at der skal to underskrifter på, uanset hvilket beløb man ønsker at hæve.

I kan også beslutte at indføre et "loft" for, hvor store udbetalingerne må være, uden at de først skal godkendes af hele bestyrelsen.

Det er jer som bestyrelse, der beslutter, hvordan foreningens aktiver placeres (på en bankkonto, i obligationer osv.), hvilken bankforbindelse I vil bruge, og hvilke betalingsformer I vil anvende (netbank, mobilepay, girokort osv.).

I skal være opmærksomme på, at mange pengeinstitutter kræver skriftlig dokumentation for, at bestyrelsen har taget stilling til fx tegningsretten i foreningen, når de skal oprette en konto for foreningen. Samtidig vil de også ofte kræve navn og en række personoplysninger for alle bestyrelsesmedlemmerne. 

Vælg, hvem der har det daglige ansvar

Som bestyrelse skal I beslutte, om og hvordan I vil uddelegere det daglige arbejde med økonomien til en eller flere personer – typisk jeres kasserer. Selvom de daglige opgaver bliver uddelegeret, er den person, der løser dem, stadig ansvarlig over for jer i bestyrelsen. Det overordnede ansvar er altså stadig jeres som samlet bestyrelse.

Vær meget konkrete i jeres beskrivelser af, hvilket ansvar I giver eksempelvis kassereren, og hvordan og hvornår I som bestyrelse skal underrettes. Beslutningen om dette sker typisk, når en ny bestyrelse konstituerer sig selv på det første bestyrelsesmøde efter en generalforsamling.

Overvej at lave opgave- og kompetencebeskrivelser for alle poster i bestyrelsen – eventuelt som en del af en forretningsorden for bestyrelsen.

Hav en fast regel om, at jeres kasserer med jævne mellemrum orienterer den øvrige bestyrelse om foreningens aktuelle økonomiske situation. I mange foreninger sker det på hvert bestyrelsesmøde, og det bør som minimum ske en gang i kvartalet.

Læs mere i vores guide 'Bestyrelsens juridiske ansvar'

Få hjælp, hvis du oplever alvorlige forhold eller mistanke om lovovertrædelser i en frivillig social organisation

Har du viden om alvorlige forhold eller begrundet mistanke om overtrædelser af love, regler, kontrakter, snyd med offentlige puljemidler mv. i en forening, frivillig organisation, et frivilligt initiativ eller projekt på socialområdet, kan du videregive din viden til Whistleblowertilbud til det frivillige sociale område

Du kan videregive informationerne anonymt.