Øvelse: Prioriter foreningens ressourcer
Når I lægger budget for det kommende år, er det vigtigt at have et godt overblik over de penge og ressourcer I har til rådighed. Med denne øvelse kan I hjælpe jer med at prioritere mellem opgaver, aktiviteter og projekter og træffe beslutning om, hvordan I skal anvende jeres ressourcer.
Formålet med at denne øvelse, er at skabe et godt overblik over foreningens ressourcer og penge - og give bestyrelsen i en forening mulighed for at reflektere over om foreningen fortsat skal bruge midler på den samme måde som tidligere eller om I bør omprioritere jeres økonomi.
Øvelsen er nyttig, når bestyrelsen skal planlægge næste års budget. I øvelsen løfter I blikket fra budgettets detaljer af rækker og kolonner og overvejer, hvordan jeres indtægter og udgifter til foreningens aktiviteter og projekter skal prioriteres.
Øvelsen kræver naturligvis, at bestyrelsen er indstillet på at prioritere økonomien anderledes, og at I accepterer, at noget er vigtigere end andet.
Øvelsen er en bearbejdning af procesøvelsen ”Bør og Gør” fra bogen: Anerkendende procesøvelser. Af Pia Halkier Bjerring og Annika Lindén, Dansk Psykologisk Forlag, 2008.
Deltagere og praktiske oplysninger om øvelsen
Deltagere
Alle bestyrelsesmedlemmer, sekretariatslederen og evt. nøglemedarbejdere, som arbejder med foreningens økonomi og budget.
Forudsætninger for at deltage
Deltagerne skal have kendskab til foreningens strategi, mål og ressourcer.
Materialer
- Et stykke flipover-papir
- Post-it noter
- Tuscher
Tidsforbrug
En times tid.
Sådan prioriterer i foreningens ressourcer - trin for trin
Trin 1
Skab jer et overblik over alle foreningens budgetposter. Hvis I har mange budgetposter, kan I nøjes med at angive de overordnede budgetposter. Notér alle budgetposter ned på post-it noter. I skal herefter sortere alle de budgetposter fra, som skal med i næste års budget – fx øremærkede fonds- eller puljemidler.
Trin 2
Når det næste års skal-budgetposter er sorteret fra, har I en pulje tilbage med budgetposter, som I kan vælge at skrue op og ned for eller helt prioritere ud af budgettet.
Tegn nedenstående arbejdsskema.
| A >> |
BØR
|
B >> |
- BØR |
| C >> |
BØR
|
D >> | - BØR - GØR |
Trin 3
Svar på følgende spørgsmål:
- Hvad brugte vi penge på i år, som vi bør blive med at bruge penge på? (skriv svaret i felt A )
- Hvad brugte vi penge på i år, som vi bør bruge færre penge eller ingen penge på næste år? (skriv svaret i felt B)
- Hvad er det, vi ikke brugte penge på i år, som vi bør bruge penge på næste år? (skriv svaret i felt C)
- Hvad er det, som vi ikke brugte penge i år og som vi heller ikke bør bruge penge på næste år? (skriv svaret i felt D)
Bemærk!
Det er vigtigt, at I både vurderer værdien af jeres aktiviteter og den økonomi, I disponerer over. I vil højst sandsynligt kunne argumentere for, at langt det meste af det I laver, skaber værdi. Spørgsmålet er dog om I kan få mere for foreningens midler og ressourcer ved at satse på nogle andre aktiviteter, projekter eller målgrupper?
Hvad er næste skridt?
Det er oplagt at bestyrelsen bruge denne øvelse forud for foreningens budgetlægningen, som typisk finder sted i efteråret. Herefter kan foreningens kasserer og evt. sekretariatslederen udforme det endelige budgetudkast som bestyrelsen så skal godkende.
Mere viden om ledelse i frivillige organisationer
Denne øvelse er udviklet som et supplement til vores bog: At lede en sag. Grundbog for bestyrelsesmedlemmer i frivillige organisationer
I bogen finder du svar på bestyrelsesarbejdets vigtige temaer fx jura, økonomi og strategiske overvejelser. Bogens arbejds-spørgsmål og eksempler fungerer som inspiration til samtaler om blandt andet bestyrelsens formelle opgaver, strategisk udvikling af organisationen og arbejdsdelingen mellem den øverste ledelse og den daglige ledelse.
Bogen kan bestilles eller downloades fra vores hjemmeside: frivillighed.dk
