Sæt bestyrelsesarbejdet på skinner

Den øverste myndighed i demokratisk opbyggede frivillige organisationer er generalforsamlingen. Til generalforsamlingen mødes organisationens medlemmer (enkeltpersoner og/eller repræsentanter) for at træffe beslutninger om organisationens rammer og overordnede retning og ikke mindst vælge den bestyrelse, som skal forvalte beslutningerne og være organisationens øverste ledelse mellem generalforsamlingerne. Bestyrelsen er således den øverste ledelse i frivillige organisationer – uanset om der er ansat en direktør, daglig leder, sekretariatsleder, landssekretær eller lignende. I en organisation med et lønnet sekretariat med ansatte bliver en stor del af bestyrelsens opgaver dog uddelegeret til daglig leder og medarbejdere.

Uanset om jeres organisation er lille eller stor, kører godt og roligt, undergår forandringer eller har interne konflikter, er det altid relevant, at I kontinuerligt forholder jer til, hvordan bestyrelsen skal samarbejde for at sikre drift og udvikling, og hvordan I skaber et velfungerende samarbejde med den daglige leder, medarbejderne og frivillige om at nå målene. Det gælder ikke mindst i den første tid efter generalforsamlingen, hvor der måske er valgt nye medlemmer ind i bestyrelsen, og hvor bestyrelsen skal lægge en plan for generalforsamlingens beslutninger.

Værdien af ledelsesforståelse i bestyrelser

Når medlemmerne af en frivillig organisation skal vælge bestyrelsesmedlemmer, ser de ofte – med god grund – mere på kandidaternes engagement, holdninger, værdier og evne til at repræsentere særlige interesser – fremfor at skele til, hvordan bestyrelsen får den nødvendige vifte af relevante kvalifikationer og kompetencer, der matcher behovet for at lede organisationen.

Derfor vil der i mange tilfælde være stort behov for, at både bestyrelsen samlet og de enkelte bestyrelsesmedlemmer hurtigt får god fælles viden om bestyrelsesarbejde og overordnet ledelse. Det er ikke nødvendigvis større ledelsesuddannelser. Det kan også være grundlæggende indsigt i bestyrelsesopgaver, mødeledelse, viden om behandling af indstillinger fra sekretariatet og lidt forståelse for økonomi og jura. Med andre ord viden, der er vigtigt for at kunne fungere som øverste ledelse.

I CFSA anbefaler vi, at du som bestyrelsesmedlem er indstillet på at:

• Bidrage til gode møder og beslutningsprocesserne i bestyrelsen ved at prioritere mødeforberedelse og deltage aktiv i bestyrelsesmøderne.
• Afklare, hvilken overordnet holdning du har til organisationens drift og strategiske udvikling og være lydhør over for, at andre bestyrelsesmedlemmer kan have andre holdninger og legitimt kan arbejde for, at I træffer andre beslutninger, end du ønsker.
• Bidrage til, at I i bestyrelsen finder konstruktive og klare kompromisser, selv når I er uenige, så den daglige leder umiddelbart kan omsætte bestyrelsens beslutninger til handlinger i organisationen.
• Være loyal og indstillet på at skabe ejerskab til bestyrelsens beslutninger blandt både ansatte, medlemmer og frivillige – også når du ikke er enig i beslutningen.
• Fortælle om dine strategiske holdninger og arbejdsmetoder til alle, der skal stemme på dig eller har stemt på dig.

>> Se CFSA's faglige kurser til bestyrelser, der vil arbejde effektivt

Tag styring og giv slip

Som udgangspunkt er det bestyrelsen i organisationen, der har al kompetence og al beslutningsmyndighed mellem generalforsamlingerne. Det er derfor også bestyrelsen, der er nødt til at diskutere og beslutte, hvilke dele af dens beslutningsmyndighed den ønsker at uddelegere til den daglige leder og evt. til udvalg og arbejdsgrupper under bestyrelsen. Det er også bestyrelsens ansvar at beslutte, hvordan bestyrelsen vil følge op på det ansvar, den har uddelegeret.

En af de grundlæggende udfordringer ved al bestyrelsesledelse er doseringen. For meget ledelse, hvor bestyrelsen blander sig i alle aspekter af organisationens virksomhed, er dræbende for initiativ og virkelyst både blandt ansatte medarbejdere, frivillige og medlemmer. Men for lidt ledelse, hvor retning og prioritering er overladt til den daglige leder og/eller hver enkelt person, kan være lige så ødelæggende for organisationen, især for medlemsdemokratiet og medlemmernes/ de frivilliges indflydelse. Fornemmelsen for, hvornår en bestyrelse skal blande sig i den daglige leders ledelse og de konkrete aktiviteter, og hvornår bestyrelsen skal holde fast i uddelegeringen af ansvar, er, med andre ord, en af de fornemmeste kvaliteter ved god bestyrelsesledelse.

Ledelse i en demokratisk beslutningsstruktur

Medlemmer af demokratiske organisationer har interesser i formålet, stemmeret på generalforsamlingen og afgørende indflydelse på organisationens ledelse og strategiske retning. I mange tilfælde er medlemmerne også deltagere i, eller aftagere af, organisationens aktiviteter og tilbud. Denne cirkularitet gør, at organisationen typisk har et stærkt medlemsfokus: Det er medlemmerne, der sætter retningen for organisationens udvikling, og det er medlemmerne, der kan få de centrale poster i bestyrelse og udvalg.

Medlemmerne er ofte med i udførelsen som aktive frivillige eller som brugere af foreningens tilbud. I organisationer, hvor der er stort fokus på at involvere og inddrage medlemmer og frivillige, kan medlemmernes indflydelse paradoksalt nok risikere at sætte ansatte i en position, hvor de har langt mindre indflydelse på organisationens udvikling, end de ville have, hvis de var ansat i en offentlig eller privat virksomhed.

Der er således mange dilemmaer indbygget i medlemsdemokratiske organisationer. Derfor handler ledelse på øverste niveau hos både bestyrelse og daglig leder i høj grad om at kunne agere i en kompleks demokratisk beslutningsstruktur. For bestyrelsen er opgaven kontinuerligt at forhandle og udvikle formålet og indsatserne sammen med hele organisationen og sikre, at det bliver ved med at være meningsgivende for ansatte, medlemmer og frivillige.

Artiklen er et sammendrag af kapitel 1 Bestyrelsens mandat og ledelseforståelse fra At lede en sag. Grundbog for bestyrelsesmedlemmer i frivillige organisationer, Center for Frivilligt Socialt Arbejde, 2020.