Må foreningens menige medlemmer deltage i bestyrelsesmøder?

Det helt korte svar på spørgsmålet om medlemmerne må deltage i bestyrelsesmøderne, er, at det afhænger af foreningens vedtægter. Hvis det ikke fremgår af vedtægterne, er det op til den samlede bestyrelse at beslutte i hvilket omfang, møderne skal være åbne for ikke-valgte medlemmer.

Bestyrelsesmødet - det fortrolige arbejdsrum

Bestyrelsesmøderne er bestyrelsens primære værktøj til at varetage sine opgaver og sit ansvar for drift og udvikling af foreningen. Det er netop på bestyrelsesmøderne, at bestyrelsen diskuterer og træffer formelle beslutninger om de økonomiske og strategiske prioriteringer. I den forbindelse har bestyrelsen behov for at kunne diskutere i fortrolighed, hvor visse diskussioner, tvivl og oplysninger ikke deles med andre. Der kan også være tale om anliggender, som bestyrelsen  ikke er klar til at indvie resten af organisationen i. Det kan fx være vigtigt personalesager, diskussioner om økonomiske prioriteringer eller om en ny strategiplan for organisationen, hvor der er mange ideer i spil, og hvor forskellige muligheder stadig er åbne.

I bestyrelsen bør I have klare aftaler om, hvornår diskussioner er fortrolige, og hvornår de frit kan deles med andre. Og ønsker I at åbne jeres bestyrelsesmøder for ikke-valgte medlemmer, er det vigtigt, at I grundigt overvejer, hvordan I bevarer den nødvendige fortrolighed i bestyrelsen.

I det følgende ser vi nærmere på en række ulemper og fordele ved åbne bestyrelsesmøder.

Ulemper ved åbne møder

Hvis I åbner bestyrelsesmøder for ikke-valgte medlemmer, skal I være opmærksomme på, at fx strategiske drøftelser kan hæmmes af input fra medlemmer, der ikke er valgt og som dermed ikke har samme ansvar for foreningen som bestyrelsen. Selvom gæster ikke har taleret på mødet, vil deres tilstedeværelse stadig kunne påvirke bestyrelsens drøftelser og beslutninger, og det kan være så ubehageligt at lufte sin tvivl og spørgsmål for det enkelte bestyrelsesmedlem, at den pågældende afstår herfra. Derved risikerer man, at vigtige nuancer i bestyrelsens beslutningsgrundlag går tabt. .

Åbner I møderne for medlemmerne, skal I overveje jeres praksis i forhold til evt. bestyrelsessuppleanter. Har I en praksis, hvor jeres suppleanter ikke deltager i bestyrelsesmøderne, skal I grundigt overveje, hvilket signal I sender til dem, hvis I åbner møderne for menige medlemmer. I bør også overveje, hvordan åbne møder vil påvirke de enkelte bestyrelsesmedlemmers motivation, når foreningens ikke-valgte medlemmer kan sætte sig ved bestyrelsesbordet og byde ind på drøftelserne.

På bestyrelsesmøder vil der altid være dagsordenspunkter, som ikke skal deles med andre end bestyrelsen. Det er fx særligt vigtigt i personalesager, ved sygdom, ansættelser og ændring af lønforhold. Hvis I holder åbne bestyrelsesmøder, risikerer I, at et såkaldt lukket dagsordenspunkt kommer til at ”larme” uhensigtsmæssigt – for ”hvad er det nu, man ikke må vide noget om?”. Her kan forventningen om fuldt åbne bestyrelsesmøder i værste fald skabe mistillid til bestyrelsen.

I nogle bestyrelser opererer man med "observatør-poster", hvor observatøren, der fx kan være en kommunalt ansat eller en fondsrepræsentant uden stemmeret, deltager i møderne for at følge udviklingen i et projekt eller for at sikre viden til sin organisation. Hvis I ikke har defineret observatørrollen, kan I risikere, at der opstå usikkerhed – både udadtil og i kredsen af bestyrelsesmedlemmer – om den indflydelse observatøren, trods manglende stemmeret, kan have på foreningens strategiske retning. I skal derfor  have klare aftaler om, hvem I lukker ind i bestyrelsesmaskinrummet, hvornår og med hvilket mandat.

Fordele ved åbne møder

Mens flere forhold tilsyneladende taler imod at åbne bestyrelsesdøren på vid gab for andre end de valgte bestyrelsesmedlemmer, kan der også være fordele ved en vis åbenhed om møderne.

Åbenhed om, hvad der sker på bestyrelsesmøderne, kan både synliggøre bestyrelsesarbejdet over for de menige medlemmer og skabe transparens i beslutningerne og dermed øge tilliden til bestyrelsesmedlemmerne. Derudover kan åbenheden styrke interessen blandt foreningens menige medlemmer for selv at blive medlem af bestyrelsen og dermed gøre det lettere at motivere nye kandidater til at gå ind i bestyrelsesarbejdet.

Få CFSA’s anbefalinger og tips til, hvordan I kan håndtere udfordringer med at rekruttere kandidater til bestyrelsen i artiklen: Hvordan skaffer vi kandidater til bestyrelsen

I CFSA’s rådgivning og via vores kontakt med foreningsbestyrelser i hele landet, hører vi flere, som peger på, at åbne bestyrelsesmøder også har fordele. De kan fx give flere, bredere og nye perspektiver, større repræsentation og et mere positivt samarbejde i bestyrelsen. Et eksempel kan være, at en bestyrelse skal træffe beslutninger om at lukke eller udvikle en konkret aktivitet. Ved at invitere medlemmer (fra aktiviteten) til et bestyrelsesmøde, hvor de får mulighed for at orientere om aktivitetens succeser og udfordringer, får bestyrelsen netop et bedre og bredere grundlag for at diskutere og træffe beslutninger om aktivitetens fremtid.  

Giv medlemmerne mulighed for at følge arbejdet i bestyrelsen

I det følgende er CFSA’s tips til, hvordan I kan give menige medlemmer mulighed for at følge med i bestyrelsesarbejdet og åbne bestyrelsesmøderne helt eller delvist:

• Gør udvalgte dele af bestyrelsesmødet åbent. Husk at være tydelige om, hvad gæster kan forvente at få lov til at deltage i.
• Indfør et årligt ’Mød bestyrelsen-møde’ hvor medlemmer og andre interesserede kan deltage og høre mere om bestyrelsesarbejdet (og husk, at dagsordenen ikke bør indeholde lukkede punkter)
• Orienter, inddrag og oplys jeres medlemmer om de beslutninger bestyrelsen har truffet. I kan fx orientere alle medlemmer om den kommende dagsorden og invitere dem til en spørgerunde før I afholder bestyrelsesmødet. Efter bestyrelsesmødet kan I fx udsende en kort opsamling med hovedpointer fra mødereferatet.
• Synliggør som minimum referater fra bestyrelsesmøderne, fx på foreningens hjemmeside, en intern platform eller i jeres nyhedsbrev til medlemmerne.

Fire anbefalinger, når I overvejer at åbne bestyrelsesmødet for ikke-valgte medlemmer

1. Vær nysgerrige, når jeres menige medlemmer ønsker at deltage i et bestyrelsesmøde. Er det en potentiel kandidat til bestyrelsen? Savner jeres medlemmer generelt mere viden og information om bestyrelsesarbejdet? Er der noget på spil, I som bestyrelse kan/skal handle på?
2. Husk, at bevare bestyrelsesmøderne som bestyrelsens fortrolige arbejdsrum
3. Overhold jeres tavshedspligt og reglerne om GDPR
4. Sørg for en grundig forventningsafstemning med evt. gæster. Hvad kan de forvente som deltagere, og hvad er deres rolle og evt. mandat?