Hvad gør I, hvis en frivillig føler sig krænket?
En nedværdigende kommentar om køn, alder eller etnicitet. Frække eller sårende vitser, uønsket berøring eller ligefrem overgreb. Når en frivillig kontakter foreningens leder for at gøre opmærksom på, at vedkommende føler sig forulempet, er det afgørende, at I håndterer henvendelsen hurtigt, korrekt og upartisk – også selvom intentionen hos modparten aldrig har været at overskride grænser. Rådgiver og konsulent hos CFSA Henriette Højberg giver her en 8-trins køreplan til at håndtere de svære sager.
Situationen er alt andet end let. En frivillig føler sig krænket af en anden frivillig og henvender sig til foreningens leder. Når det gælder fysiske overgreb, er der naturligvis ingen tvivl om, at der skal gribes ind - evt. med en politianmeldelse - og det med det samme. Men hvad med alle de udsagn eller oplevelsen af bestemte stemninger, som er knap så lette at handle på?
”Kæft, du ser lækker ud i den kjole!” kan fra giverens synspunkt være et klingende rent kompliment, men kommentaren kan få modtageren til at føle sig utilpas og unødigt vurderet. Der er også masser af formuleringer eller handlinger, som kan eftertackles med et ”Jamen, det var slet ikke ment sådan”.
Men lad mig med det samme slå fast, at alle henvendelser om krænkende handlinger skal håndteres af foreningen. Uanset hensigten.
Grænser er personlige, og hvad der opleves ubehageligt af mig, gør det ikke nødvendigvis af dig. Derfor skal den krænkede part altid tages alvorligt, og det er der flere grunde til. Først og fremmest er der naturligvis hensynet til personen. Derudover handler det om at skabe en psykologisk sikkerhed i foreningen, så andre frivillige også i fremtiden tør henvende sig med deres ubehagelige oplevelser. Sager, der ikke bliver håndteret kan hurtigt vokse og ende med at skade ikke bare den krænkede, men også foreningens ry og troværdighed, få konsekvenser for bevilling af fondsmidler og tilgangen af nye frivillige og dermed i sidste ende risikere at gå ud over brugerne.
Afdæk sagen
Der er tale om krænkende handlinger, når en eller flere personer groft eller flere gange udsætter andre personer for adfærd, der af disse personer opfattes som nedværdigende.
Krænkende handlinger kan både være aktive handlinger og at undlade at handle. Krænkende handlinger i relation til arbejdet kan fx omfatte tilbageholdelse af nødvendig information, bagtalelse eller udelukkelse fra det sociale og faglige fællesskab.
Allerførst er det vigtigt at finde ud af, hvad der er op og ned. Foreningens leder bør derfor hurtigst muligt indkalde til individuelle møder med begge parter og eventuelle vidner til fx episoder. Bed dem fortælle så konkret og præcist om hændelsesforløbet, og sørg for at bevare en upartisk tilgang. Der er mange følelser forbundet med krænkende handlinger, men for at få overblik er det afgørende, at I så præcist som muligt får gengivet handlinger og udtalelser. Det er i den forbindelse også vigtigt, at lederen har godt styr på foreningens regler på området. Har I en nedskreven samværspolitik eller andre retningslinjer, der kan være et relevant udgangspunkt i sådan en sag?
Som en afrunding på samtalerne med de involverede – både den krænkede og den part, som anklagerne er rettet mod - er det vigtigt at spørge til, om de har behov for at få yderligere hjælp hos fx en psykolog, der er tilknyttet foreningen, eller deres fagforening.
Se Arbejdstilsynets råd til den undersøgende samtale om krænkende handlinger
Orienter bestyrelsen
Når parterne hver især har afgivet deres forklaringer, bør den daglige leder orientere bestyrelsen om sagen hurtigst muligt. Beskyldninger om fx sexisme, racisme eller andre krænkende handlinger kan ramme foreningen hårdt – fx i pressen – og det er derfor af stor betydning, at bestyrelsen kender til den verserende sag. Sagen kan også være udtryk for et generelt dårligt arbejdsmiljø, som bestyrelsen bør være opmærksom på.
Læs CFSA's artikel Styrk arbejdsglæden, det hjælper alle i foreningen
Til gengæld bør lederen ikke orientere de øvrige frivillige om situationen. Direkte adspurgt, kan svaret være, at sagen bliver håndteret, og at der er fokus på den, men at der er tavshedspligt ligesom i fx personalesager på en arbejdsplads.
Der er heller ingen grund til – med mindre anklager eller beviser er meget alvorlige - at trække den anklagede ud af fx vagtplaner eller aktiviteter, før der er klarhed over sagen. Igen handler det om at forholde sig upartisk.
Forebyg krænkende handlinger
Skal den frivillige ekskluderes eller have en advarsel? Når forløbet er kortlagt, bør foreningens leder – evt. i samråd med bestyrelsen og naturligvis med udgangspunkt i en eventuel samværspolitik – foretage en vurdering af konsekvenserne for den frivillige, der har udført den krænkende handling. Ved tvivl har I mulighed for at kontakte Arbejdstilsynets Hotline, der rådgiver i denne type sager.
Ved en advarsel gør lederen tydeligt opmærksom på, at man ikke tolererer denne type opførsel i foreningen. Er der tale om en bortvisning eller fyring, bør I gennemføre en exit-samtale ligesom ved alle andre frivilliges afsked. Er den frivillige samtidig medlem, skal I konsultere foreningens vedtægter og sikre jer, at eksklusionen sker i overensstemmelse med vedtægterne.
Læs CFSA’s guide om eksklusion
I tiden efter bør lederen løbende følge op på situationen ved at tage kontakt til de involverede. Hvordan går det nu? Er der behov for hjælp?
For at undgå lignende sager i fremtiden, er det også afgørende, at I udarbejder en samværspolitik, der sætter en tydelig retning for, hvordan I er sammen i foreningen. I arbejdet med en samværspolitik er det vigtigt, at alle niveauer af organisationen er involveret i udarbejdelsen – lige fra forperson til frivillige – for ellers risikerer den at ende som et dokument til skuffen.
Læs CFSA's guide om samværspolitik i foreninger
Den daglige leder skal gå forrest i arbejdet med at få skabt en kultur i foreningen, hvor det føles rart og sikkert for alle at færdes. En kultur, hvor der selvfølgelig også sagtens kan være plads til både humor og komplimenter. Men fokus bør være på den flotte kjole - og ikke på personen, der bærer den.
8 trin - sådan reagerer I ved henvendelser om krænkende handlinger
- Tag sagen alvorligt. Uanset modpartens hensigt eller din egen personlige mening, skal henvendelsen håndteres, og det er vigtigt, at I helt fra starten sender et signal om, at I tager den alvorligt.
- Tjek reglerne. Har foreningen en samværspolitik? Sørg for at konsultere jeres eventuelle regler på området.
- Afdæk. Indkald hver især parterne til et møde, hvor de nøgternt og præcist refererer sagens forløb.
- Henvis. Fortæl de involverede, at de har mulighed for at få hjælp hos fx den psykolog, der er tilknyttet foreningen, eller deres egen fagforening.
- Orientér bestyrelsen. Det er afgørende, at bestyrelsen kender til sagen – uanset størrelse og udfald.
- Vurdér. Hvis der er hold i sagen: Skal den frivillige have en advarsel eller ekskluderes?
- Forebyg. Sørg for at udarbejde en samværspolitik, igangsætte initiativer, der kan styrke trivslen blandt frivillige og ansatte, samt løbende tage temperaturen på arbejdsmiljøet, fx med spørgeskemaer.
- Følg op. Husk at spørge de involverede til, hvordan de nu oplever situationen i tiden efter. Er der sket en forbedring
Læs mere i Arbejdstilsynets vejledning om krænkende handlinger
I CFSA's rådgivning hjælper vi frivillige, bestyrelsesmedlemmer, ledere og konsulenter fra frivillige sociale foreninger og organisationer i hele landet med svar på spørgsmål som arbejdet med frivillighed giver anledning til.
Nogle får en henvisning til en af vores online guider, mens andre har brug for at vende et konkret spørgsmål, en bekymring eller mere kompleks udfordring med en af vores dygtige faglige rådgivere.
Brug for rådgivning?
Du kan sende en mail med dit spørgsmål via vores rådgivningsformular
Du kan også ringe til os på telefon: 66 14 60 61
Mandag-torsdag: 9-15
Fredag: 9-14.
Da vi har travlt, kan du ikke regne med at få svar samme dag, som du kontakter os.
