Samværspolitik i foreninger

I denne guide får du råd og inspiration til, hvordan  en samværspolitik kan sikre et godt samvær i foreningen.

En samværspolitik er en konkretisering af foreningens værdier. Den sætter en ramme for, hvordan I ønsker at være sammen,  hvordan I skal opføre jer over for hinanden og hvad der er god tone og adfærd. Samværspolitikken er på den måde med til at sikre tryghed og forhindre uhensigtsmæssig adfærd, konflikter og i værste fald krænkelser blandt medlemmer, ansatte, frivillige og brugere. 

Har du brug for svar på, hvordan du som leder i en frivillig social organisation, kan reagere og håndtere krænkende handlinger som fx mobning, diskrimination og seksuel chikane blandt jeres frivillige, så se vores guide: Krænkende handlinger i foreninger 

Formålet med samværspolitikker i foreninger

En samværspolitik er retningslinjer eller en intern politik for, hvordan I ønsker, at samvær skal finde sted hos jer. En samværspolitik kan tydeliggøre foreningens værdier, skabe bevidsthed om god adfærd og grænsesætning og sikre mere trygge rammer for både frivilliges, ansattes og andres engagement i foreningen. Samtidigt kan samværspolitikken give jer et godt udgangspunkt for samtaler om, hvordan I skal opføre jer over for hinanden og hvordan samvær skal foregå i jeres forening. Endelig kan retningslinjerne i samværspolitikken være udgangspunkt for bestyrelsen og /eller den daglig leders håndtering ved henvendelser om uhensigtsmæssig adfærd, krænkelser eller grænseoverskridende handlinger.

Formålet med en samværspolitik er almindeligvis at sikre, at bestyrelse, frivillige og eventuelt ansatte ikke overskrider andres grænser. Samtidig  skal politikken eller retningslinjerne sikre trygge rammer omkring jeres målgruppe(r) og de - ofte udsatte - mennesker, I som forening ønsker at hjælpe.

Der er ikke love eller krav til at frivillige foreninger skal udarbejde en samværspolitik, men hvis I vælger at udarbejde en samværspolitik, er her henvisninger til lovgivning , som kan være relevant at kende til.  

Det er fx lovgivning om:

• Børneattest
• Straffeloven - særligt § 222, § 223 (folkeskolelærerparagraffen), § 224, § 225 samt § 232
• Serviceloven - § 154 om generel underretningspligt

Hvad indeholder en samværspolitik?

Der findes ikke facitliste for, hvad en samværspolitik skal indeholde eller omfatte. 

Hvis I beslutter jer for at udarbejde en samværspolitik for jeres forening, er her en række eksempler på emner, som kan indgå:

• Relationer i foreningen: Hvordan skal relationen mellem frivillige, mellem frivillige og ansatte, mellem frivillige og brugere i støtte- og omsorgsrelationer være? Hvordan sikrer I fx egenomsorg og privatlivets fred, dvs. at man fx som frivillig ikke føler sig tvunget til at dele ud af private erfaringer, men gerne må holde en vis distance til brugerne og andre frivillige? 
   
• Omgangstone: Både tonen på jeres sociale medier og tonen mellem jer, når I mødes fysisk – fx i forbindelse med jeres aktiviteter.
   
• Digitale retningslinjer: Fx retningslinjer, der afklarer, om og hvornår I må dele billeder af hinanden, enkeltpersoner og fra foreningens arrangementer.
   
• Diskrimination og mobning: Hvordan vil I håndtere situationer, hvor I oplever diskrimination eller mobning – både i forbindelse med det fysiske og digitale samvær i foreningen. 
   
• Alkohol, rygning og stoffer: Må frivillige eller andre fx drikke alkohol og/eller ryge i forbindelse med aktiviteter eller under foreningens sociale arrangementer?
   
• Dating og forhold af intim karakter: Må foreningens frivillige indbyrdes eller frivillige og ansatte og/eller frivillige/brugere date hinanden eller indlede forhold af intim karakter?
   
• Krænkende handlinger: Hvordan vil I håndtere uønsket adfærd og krænkelser?
   
• Brud på samværspolitikken: Hvad er konsekvenserne, hvis man ikke overholder samværspoltikken og hvordan håndterer I brud i praksis?  Hvem skal man  henvende sig til for råd og information og hvem har ansvar for at følge op?
   
• Ansvar og mandat: Hvem i foreningen har ansvar for, at samværspolitikken håndhæves? Hvem har mandat til at træffe beslutninger om konsekvenser af brud på samværspolitikken?

Hvem udarbejder samværspolitkken?

CFSA anbefaler, at I inddrager relevante parter fra ledelse, bestyrelse, ansatte, frivillige og  brugergrupper, når I udarbejder en samværspolitik. På den måde kan I sikre, at flest mulige parters perspektiver er repræsenteret i samværspolitikken, at parterne tager ejerskab for den og oplever den som relevant i det daglige arbejde.

Når I sætter arbejdet med at udvikle en samværspolitik i gang, kan I f.eks. begynde med en faciliteret samtale, hvor I sammen med både frivillige, medlemmer, ansatte og evt. brugerne sætter ord og eksempler på, hvad der kendetegner et godt samvær i lige præcis jeres forening.

Det kan også være godt at få talt grundigt om, hvordan jeres samvær er på nuværende tidspunkt; hvor fungerer det godt og hvor oplever I knaster, uoverensstemmelser, uhensigtsmæssig adfærd eller måske behov for regler?

Hvordan sikrer I kendskabet til jeres samværspolitik?

Hvis I vil sikre at såvel frivillige som medlemmer og ansatte forholder sig til og bruger samværspolitikken i det daglige arbejde, skal den være nem at finde.  

Det kan I gøre:

• Tydeliggør overfor frivillige, medlemmer og ansatte, at I har en samværspolitik. Placer den et centralt sted f.eks. på jeres hjemmeside eller intranet. Fortæl om den i jeres nyhedsbreve, opslag på sociale medier og andre platforme, så også brugernes nærmeste pårørende får kendskab til samværspolitikken.
• Gør samværspolitikken til en fast del af introduktionen, når I byder nye frivillige velkommen. Når I som noget af det første giver nye frivillige (og andre) en introduktion til jeres samværspolitik, viser I, at I arbejder på at sikre trygge rammer omkring engagementet i foreningen, og at I har en klar procedure for at håndtere brud på retningslinjerne.
• Bring den i spil på relevante møder for frivillige, ledere, bestyrelse, ansatte og andre med tilknytning til foreningen.
• Dialog om samvær er i sig selv forebyggende mod uhensigtsmæssig adfærd.

Tag samværspolitikken eller retningslinjer for god adfærd og trivsel op minimum en gang årligt.

Det kan i sig selv have en positiv og tryghedsskabende effekt at have en fast praksis for dels at evaluere samværet og justere samværspolitikken ind, hvis der opleves behov for det.