Eksklusion af medlemmer i foreninger

Det er foreningen selv, der bestemmer, hvem der kan være medlem. Det er også foreningen, der træffer beslutningen om, hvornår et medlem ikke længere skal være medlem af foreningen – dvs. hvornår et medlem skal ekskluderes.

I denne guide kan du læse om, hvordan din forening kan håndtere eksklusion af medlemmer, og om hvordan du kan forholde dig, hvis du selv er blevet ekskluderet som medlem af en forening.

Overvejer I at ekskludere et medlem, fordi vedkommende har gjort noget strafbart, anbefaler vi, at I kontakter politiet eller den relevante myndighed.

Guiden er udarbejdet af CFSA med faglig juridisk sparring fra advokat Michael Thiesen. 

 

1. Når bestyrelsen skal ekskludere et medlem

 

Det er foreningen selv, der bestemmer, hvem der kan være medlem. Det er også foreningen, der træffer beslutning om, hvornår et medlem ikke skal være det længere – dvs. hvornår et medlem skal ekskluderes.

Måske er eksklusion ikke den rette måde at løse det pågældende problem. Men når I overvejer at ekskludere et medlem, bør bestyrelsen indkalde medlemmet til en samtale eller give vedkommende en advarsel.

Eksklusion af et medlem er det mest indgribende skridt, I som forening (og bestyrelse) kan træffe over for et medlem, som har gjort noget, som I mener, er uacceptabelt. Derfor er det først og fremmest vigtigt, at I grundigt overvejer om I overhovedet skal ekskludere medlemmet og om eksklusion er den rette ’sanktion’.

• Kan I give en saglig grund til eksklusion? Hvad har medlemmet gjort, som er uacceptabelt? Har medlemmet handlet i strid med vedtægterne eller er det mere ukonkret, hvad medlemmet har gjort forkert?
• Hvorfor vil I ikke acceptere det, vedkommende har gjort? Vidste medlemmet på forhånd, at I ikke ville acceptere det?
• Er eksklusion en sanktion, som står i et rimeligt forhold til det som vedkommende har gjort? Kan I på en anden måde markere, at vedkommende har gjort noget, som I mener er forkert?

Måske er eksklusion ikke den rette måde at løse det pågældende problem, men når I overvejer at ekskludere et medlem, bør bestyrelsen indkalde medlemmet til en samtale eller give vedkommende en advarsel. Til en samtale kan I overveje at invitere en mediator ude fra, dvs. en person, som ikke er involveret i konflikten, og som hjælper jer med at sikre, at samtalen bliver god for alle parter. Hvis hverken en samtale eller advarsel virker, kan det være nødvendigt, at I skrider til eksklusion.

Der kan dog også være tilfælde, hvor en samtale ikke er relevant eller oplagt; fx hvis eksklusionen er begrundet i manglende betaling af medlemskontingent, hvis medlemmet skylder foreningen penge eller der er tale om strafbare forhold af en vis grovhed.

Eksklusion af medlemmer skaber altid utryghed i en forening. Derfor er det meget vigtigt, at I grundigt overvejer eksklusion, er klare og tydelige i jeres beslutning om at ekskludere, og efterfølgende sørger for at fortælle de øvrige medlemmer (og evt. til ansatte og frivillige i foreningen) om eksklusionen, og hvorfor I har valgt at ekskludere et medlem.  

2. Når eksklusion er beskrevet i vedtægterne

Mange foreningsvedtægter beskriver ,hvornår og hvordan eksklusion kan / skal ske. Her er eksklusion ofte en paragraf for sig. Eksklusion kan også være beskrevet i 'medlems-paragraffen’, der beskriver, hvem der kan være medlem af foreningen. Hvis det er tilfældet hos jer, så skal I følge den proces for eksklusion, som er beskrevet i jeres vedtægter.

Når I står over for en eksklusionssag, er det vigtigt, at I er opmærksomme på:

• Hvad er lovlig eksklusionsgrund? Fx manglende betaling af kontingent eller at medlemmet modarbejder foreningens formål.
• Hvem har kompetencen til at træffe beslutningen om eksklusion? Fx bestyrelsen, generalforsamlingen eller begge?
• Hvornår træder eksklusionen i kraft? Fx efter bestyrelsen har truffet beslutningen? Eller når beslutningen har været på generalforsamlingen?

I skal følge hele den proces for eksklusion, som jeres vedtægter beskriver. Samtidig er det vigtigt, at I dokumenterer, at I har fulgt processen og skriver det til protokols evt. i et referat, som I gemmer.

Hvis jeres vedtægter er uklare, er det bestyrelsen, der kan beslutte, hvordan I skal fortolke vedtægterne. Bestyrelsen kan evt. beslutte at sætte sin fortolkning til afstemning på generalforsamlingen for at få generalforsamlingens godkendelse eller afvisning af en given fortolkning. Hvis I sidder med vedtægter, der skal fortolkes, kan I hente inspiration i guidens næste afsnit ”Når eksklusion ikke er beskrevet i vedtægterne”.

Læs også vores guide Foreningens vedtægter, som gennemgår vedtægternes betydning for foreninger.

3. Når eksklusion ikke er beskrevet i vedtægterne

Hvis eksklusion ikke er beskrevet i jeres vedtægter, så anbefaler vi, at I bruger følgende proces:

Når et medlem har gjort noget uacceptabelt

Bestyrelsen skal først afklare, hvad medlemmet har gjort, og hvorfor I mener at det er uacceptabelt?

Bestyrelsen skal også vurdere, om eksklusion er det rette at gøre.

Afhængig af hvad medlemmet har gjort, kan bestyrelsen indlede eksklusionsprocessen med at give medlemmet en eller evt. flere advarsler, som forklarer bestyrelsens drøftelse og holdning. I kan fx starte med en mundtlig og derefter en skriftlig advarsel. En advarsel giver medlemmet mulighed for at forklare sin side af sagen. Måske viser det sig, at I kan løse konflikten på denne måde. I den skriftlige advarsel, skal I huske at skrive, at hvis medlemmet tilsidesætter bestyrelsens advarsel, kan vedkommende blive ekskluderet af foreningen.  

I særligt grove tilfælde kan bestyrelsen gå direkte til eksklusion. Det kan fx være i tilfælde, hvor medlemmet har gjort noget ulovligt og det har en vis grovhed. Samtidig skal I vurdere, om I bør politianmelde forholdet eller informere den relevante myndighed, hvilket I som udgangspunkt bør gøre, hvis der ikke er tvivl om, at det, medlemmet har gjort, er strafbart/ulovligt. Omvendt bør I være mere tilbageholdende med en anmeldelse, hvis det er mere usikkert og åbent, om det medlemmet har gjort er strafbart og om myndighederne vil køre en sag mod medlemmet.

Bestyrelsens beslutning om eksklusion

Som bestyrelse er det vigtigt at I vender spørgsmålet om eksklusion grundigt. Derfor er det også en god ide at tage en eksklusionssag op på et bestyrelsesmøde, hvor en evt.  eksklusion kan drøftes af den samlede bestyrelse og føres til referat.

I bør også overveje, om det er en ubegrænset eksklusion (dvs. fratagelse af alle medlemsrettigheder) eller en begrænset eksklusion (fx kun fratagelse af stemmeret og opstillingsret), og om eksklusionen gælder med det samme efter at beslutningen er truffet. Sørg for at skrive pointer fra jeres drøftelse og jeres beslutning ind i et referat. Referatet kan I bruge, hvis medlemmet efterfølgende beder om, at eksklusionen bliver taget op på foreningens generalforsamling.

Når beslutningen om eksklusion er truffet, skal I orientere det ekskluderede medlem. Fortæl hvad vedkommende har gjort, som er uacceptabelt, hvorfor det er uacceptabelt og hvorfor det har ført til eksklusion. I kan med fordel gøre det både mundtligt og skriftligt. Afhængig af hvad der er baggrunden for eksklusionen, bør I også overveje at give medlemmet mulighed for at få eksklusionen sat på dagsordenen på den kommende generalforsamling. Skyldes eksklusionen et groft strafbart forhold eller manglende betaling af kontingent, bør I dog være tilbageholdende med at give medlemmet denne mulighed.

Eksklusionssag på generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed, og derfor kan generalforsamlingen fungere som klageadgang for medlemmet eller bidrage til at validere bestyrelsens beslutning.

Hvis eksklusionen skal tages op på en generalforsamling, skal eksklusionen enten sættes på dagsordenen til jeres næste ordinære generalforsamling, eller I skal afklare om der skal afholdes en ekstraordinær generalforsamling efter de regler, som er beskrevet i jeres vedtægter.

På generalforsamlingen skal medlemmet have mulighed for at møde op og give sin version af sagen, og I skal som bestyrelse forklare, hvorfor I mener eksklusionen er berettiget.

Når generalforsamlingen skal træffe beslutning, skal I bruge jeres afstemningsregler - fx at flertallet bestemmer.

4. Når en eksklusionssag er på generalforsamlingens dagsorden

Eksklusion af et medlem kan blive et punkt på generalforsamlingens dagsorden, når vedtægterne kræver det, eller hvis I som bestyrelse vælger at give medlemmet mulighed for at klage.

Når en eksklusion er på dagsordenen til generalforsamlingen, så foregår det som et selvstændigt punkt, hvor dirigenten sørger for at både bestyrelsen, og den ekskluderede kommer til ordre.

Det er en god ide, at eksklusionssagen er et af de første punkter på dagsordenen. Hvis generalforsamlingen beslutter, at medlemmet ikke skal ekskluderes, så kan medlemmet jo deltage med stemmeret i resten af generalforsamlingen.

En eksklusionssag er svær både for bestyrelsen og vedkommende, som skal ekskluderes. Derfor er det vigtigt, at I sørger for, at I har en rutineret dirigent på generalforsamlingen, som er i stand til at skabe en god proces, og sørger for, at alle får en fair behandling.

5. Eksklusion af bestyrelsesmedlem

Hvis et bestyrelsesmedlem gør noget, som foreningen mener er uacceptabelt, er det vigtigt, at I som bestyrelse skelner imellem, om det er noget vedkommende har gjort som:

• valgt medlem til en post i bestyrelse
• almindeligt medlem.

Det er nemlig kun dem - typisk medlemmer på generalforsamlingen - der har valgt et bestyrelsesmedlem, som kan tage posten fra vedkommende igen.

Hvis I som bestyrelse vil sanktionere et bestyrelsesmedlem for uacceptabel varetagelse af sit tillidshverv, så bør I gøre det ved at fratage eller fravælge personen fra hvervet på generalforsamlingen.

Det kan I som bestyrelse gøre ved at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling med et punkt til dagsordenen fx om ”valg af bestyrelsesmedlem”.

I kan også gøre det ved at stille et mistillidsvotum til et bestyrelsesmedlem på en generalforsamling. Så skal generalforsamlingen først stemme om, hvorvidt der fortsat er tillid til bestyrelsesmedlemmet. Hvis der ikke er, så skal der stemmes om et nyt medlem til posten.

Dermed bliver bestyrelsesmedlemmets handling vurderet af den samme myndighed som valgte vedkommende.

Bestyrelsen kan kun afsætte et bestyrelsesmedlem, hvis vedkommende har gjort noget strafbart eller handlet på en måde, som kan medføre ansvar for de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Vedkommende skal samtidig politianmeldes og/eller indberettes til den relevante myndighed.

6. Eksklusion af eksternt udpeget bestyrelsesmedlem

Hvis et bestyrelsesmedlem, der er eksternt udpeget, fx af en af foreningens samarbejdspartnere, gør noget uacceptabelt, er det den eksterne organisation, der har udpeget medlemmet, som kan afsætte vedkommende. Hvis den øvrige bestyrelse eller en gruppe medlemmer er utilfredse med et eksternt udpeget bestyrelsesmedlem, skal I derfor kontakte den samarbejdspartner, som har udpeget bestyrelsesmedlemmet.

Foreningen kan kun afsætte det eksternt udpegede medlem, hvis vedkommende har gjort noget strafbart af en vis grovhed, har handlet på en måde, som kan medføre ansvar for de øvrige bestyrelsesmedlemmer/foreningen - eller hvis der er rimelig grund til at frygte, at medlemmet vil foretage sådanne handlinger eller opføre sig på en måde, der kan medføre risiko for tab eller ansvar for foreningen.

Afsætter i medlemmet fordi vedkommende har gjort noget strafbart, bør I samtidig politianmelde og/eller indberette medlemmet til den relevante myndighed.

7. Når du selv er blevet ekskluderet

Der findes ingen lovgivning om, hvordan foreninger skal organiseres. Derfor er der heller ikke en myndighed, som du kan klage til, hvis du oplever at blive ekskluderet uden grund eller mener, at måden eksklusionen er foregået på, er forkert.  

Foreninger er selvregulerende. Det betyder, at det er foreningens interne medlemsdemokrati, der skal håndtere, hvis du mener, at du er blevet ekskluderet uretmæssigt. Som udgangspunkt kan du bede om, at få bestyrelsens beslutning om din eksklusion taget op på en kommende generalforsamling. Der kan dog være tilfælde, hvor bestyrelsen kan afvise dette. Det kan fx være, hvis eksklusionen skyldes, at du ikke har betalt medlemskontingent eller at du har gjort noget strafbart.

På generalforsamlingen skal du og bestyrelsen, som har ekskluderet dig, fortælle, hvad der er sket og hvorfor. Bagefter vil dirigenten bede generalforsamlingen (herunder dig) om at stemme om, om du fortsat skal være ekskluderet. Læs mere i guidens afsnit ”Eksklusionssag på generalforsamlingens dagsorden”.

Oplever du, at du er blevet uretmæssigt ekskluderet i forhold til det, der er beskrevet i foreningens vedtægter, kan du indbringe sagen for det civile retssystem. Det hører dog til undtagelserne, at domstolene underkender en eksklusion, dels fordi de fleste foreninger ekskluderer baseret på et skøn ud fra om det pågældende medlem har handlet i overensstemmelse med foreningens formål og værdier, og fordi eksklusionen sjældent har stor økonomisk betydning for medlemmer i frivillige foreninger.

Læs også guiderne Foreningens vedtægter og Sådan løser I uenigheder og konflikter i foreningen

Få hjælp, hvis du oplever alvorlige forhold eller mistanke om lovovertrædelser i en frivillig social organisation

Har du viden om alvorlige forhold eller begrundet mistanke om overtrædelser af love, regler, kontrakter, snyd med offentlige puljemidler mv. i en forening, frivillig organisation, et frivilligt initiativ eller projekt på socialområdet, kan du videregive din viden til Whistleblowertilbud til det frivillige sociale område

Du kan videregive informationerne anonymt.