God bestyrelsesledelse i frivillige sociale foreninger er åben og gennemsigtig
Er det nemt at få indsigt i bestyrelsen, regnskabet og jeres beslutninger? Sender I et bestyrelsesmedlem uden for døren, når bestyrelsen diskuterer sager, hvor medlemmet er inhabil? Og stemmer værdierne hos jeres økonomiske støtter og sponsorer overens med foreningens formål, så der ikke kan sås tvivl om jeres troværdighed? Få 5 råd til, hvordan I fremmer åbenhed og transparens i foreningen, så I sikrer jer, at medlemmer, frivillige, fonde, ja faktisk hele omverdenen kan bakke op om foreningen.
Allerførst et tankeeksperiment: Lad os forestille os en forening, vi kan kalde den ”Anstændigheden”, der arbejder for et godt formål i en mindre dansk by. Det fremgår ikke af foreningens hjemmeside, hvem der sidder i bestyrelsen. Regnskabet er ikke tilgængeligt, og rygtet siger, at foreningen lægger en del af sine penge i det firma, som formandens kone ejer.
Ville den lokale brugsuddeler støtte foreningen, hvis formanden bad om penge i lokalsamfundet? Næppe, mener konsulent og rådgiver ved CFSA, Cecilie Seidelin Petersen.
- Det handler om tillid, og den er alt andet lige mindre, når man ikke kan gå ind på foreningens hjemmeside og få et overblik over fx ledelse og økonomi, så man får en fornemmelse af, at de penge man giver, nu også bliver brugt fornuftigt, siger hun.
Derfor er åbenhed og transparens et vigtigt princip i alt bestyrelsesarbejde, og transparens er da også et vigtigt punkt i Frivilligrådets anbefalinger for god ledelse i den frivillige sociale sektor, såkaldt good governance.
Skab tillid i omverdenen og internt
Helt overordnet er der to gode grunde til at fremme transparens i foreningsarbejdet, pointerer Cecilie Seidelin Petersen. Den første handler om omverdenen – det eksterne blik. Her er det afgørende, at alle udenfor foreningen kan se, hvem I er, hvordan I arbejder, og hvordan I bruger jeres ressourcer. På den måde kan de have tillid til jer, så nye frivillige får lyst til at lægge kræfterne hos netop jer, samarbejdspartnere finder jer relevante, og fonde, sponsorer og offentlige myndigheder oplever, at de trygt kan yde støtte til jer.
Den anden grund er intern, hvor foreningen har en demokratisk forpligtelse i forhold til medlemmer og frivillige, der skal kunne gennemskue, drøfte og danne sig en mening om fx foreningens regnskaber og have tillid til, at ledelse og forening fungerer.
- Det kan man fx gøre ved at lægge referater fra bestyrelsesmøder på hjemmesiden, så alle har mulighed for at følge med og få forklaringer på de beslutninger, der bliver truffet, siger Cecilie Seidelin Petersen.
Gør økonomien gennemskuelig
Som bestyrelse bestemmer I, hvor meget I vil lægge vægt på åbenhed og transparens i forhold til, hvordan foreningens penge og andre ressourcer bliver brugt, men CFSA anbefaler, at I gør det let for jeres medlemmer og omverden at få indblik i jeres økonomi og aktiviteter, fx ved at gøre regnskabet tilgængeligt på jeres hjemmeside.
Det er vigtigt, at I er særligt opmærksomme, hvis foreningen modtager fx fondsbevillinger eller projekttilskud til konkrete aktiviteter eller projekter. For så skal der typisk aflægges særskilt regnskab for netop dem. Det er derfor vigtigt, at bestyrelsen har overblik over disse tilskud og deres anvendelse: Hvad skal tilskuddet bruges til, hvornår skal der aflægges regnskab og afrapporteres, hvilke særlige krav følger med dem osv. CFSA anbefaler, at I sætter deadlines for regnskab og opfølgning ind i bestyrelsens årshjul. Hvis foreningen modtager offentlige tilskud, er der et krav om åbenhed i forhold til ikke kun årsregnskab, men også vedtægter og evt. donationer udefra. Oftest handler det om, at foreningen skal indsende regnskaber og vedtægter til fx kommunen i forbindelse med ansøgning om tilskud eller ved lån af lokaler.
Klare regler for habilitet
For at undgå, at fx et bestyrelsesmedlem blander personlige interesser ind i foreningens arbejde, er det afgørende, at I formulerer klare kriterier for habilitet, og ofte handler det om økonomi, forklarer Cecilie Seidelin Petersen.
- Både i små og store foreninger kan der opstå interessekonflikter, hvor fx bestyrelsesmedlemmers egeninteresser går forud for foreningens. I store organisationer underskriver bestyrelsesmedlemmer ofte en habilitetserklæring, og i nogle foreninger skriver man habilitetskriterier ind i forretningsordenen, men det vigtigste er, at I som bestyrelse drøfter inhabilitet, og så er en mundtlig aftale lige så bindende som en skriftlig, forklarer hun.
Selvom frivillige foreninger ikke er underlagt den samme lovgivning, som fx kommuner, regioner og stat, når det gælder habilitet, er det altid fornuftigt at følge de almindelige habilitetsregler i forvaltningsloven. Hovedprincippet i habilitetsreglerne er, at hvis man selv (eller en person i ens nærmeste familie) har en personlig interesse i en sags afgørelse, skal man undlade at deltage i afgørelsen.
I praksis sker det normalt ved, at den pågældende person forlader lokalet, mens resten af bestyrelsen diskuterer og træffer beslutning i sagen. Hvis man er inhabil, skal man altså ikke blot undlade at deltage i afgørelsen af en sag, men også i behandlingen og diskussionen af sagen. Dog kan den person, der er inhabil, mundtligt eller skriftligt oplyse bestyrelsen om faktuelle ting til belysning af sagen forud for den drøftelse, vedkommende ikke må deltage i.
Tag imod støtte fra de rigtige
Endelig er det vigtigt, at man som forening sikrer, at der ikke er modstridende interesser mellem foreningens værdier og formål og dem, der støtter foreningen økonomisk.
- Det er vigtigt at forholde sig til, om fx donorer har forbindelser til forehavender, som foreningen ikke vil forbindes med, siger Cecilie Seidelin Petersen, der også anbefaler, at bestyrelsen drøfter, hvilken modydelse fx den lokale håndværksmester kan forvente, når han vælger at donere penge. Må han bruge foreningens logo på sin hjemmeside? Og i givet fald hvor længe?
- Lav nogle regler for, hvad I giver igen, så det er klart for jer selv og giveren, råder hun.
Fem gode råd til at fremme åbenhed og transparens i jeres forening
- Synliggør bestyrelsen. Skriv navne og kontaktoplysninger på fx hjemmesiden, så medlemmerne på den måde stiller sig til rådighed for at besvare eksterne og interne henvendelser.
- Gør regnskabet tilgængeligt. Sørg for, at foreningens årsregnskab er så retvisende, informativt og gennemsigtigt som muligt - både for jer selv i bestyrelsen, men også for medlemmerne og omverdenen. Gør det tilgængeligt på fx hjemmeside eller kommunikér at det er muligt at få tilsendt.
- Formulér klare kriterier for inhabilitet. Bestyrelsen skal åbent fremlægge fx økonomiske egeninteresser og aktivt tage stilling til, i hvilke sager man som medlem må regnes som inhabil
- Tjek jeres støtter. Undersøg, om fx sponsorer har interesser, der kolliderer med foreningens værdier og formål.
- Få overblik over formelle krav. Lav en struktur for, hvad skal I leve op til over for fx fonde og offentlige bevillingsgivere ift. frister mm.