Brug den frivilliges livscyklus og få mere ud af jeres rekrutteringsindsats

Forestil dig en forening, der har brug for nye frivillige. Foreningens frivillige eller ansatte bruger tid på at lave flotte opslag til sociale medier. De trykker plakater og indrykker annoncer. Entusiasmen er i top, og indsatsen giver bonus. Flere nye interesserede får øje på foreningen, men nu er opgaven for dem, der arbejder med rekruttering, ovre. Formanden er skrevet på som kontaktperson, så det er ham, de interesserede skal ringe til. Uheldigvis har netop formanden altid meget travlt med job og familie, så han får ikke lige ringet tilbage. Stilheden opfattes som mangel på interesse, og de interesserede trækker sig igen.

Luk hullerne i jeres rekrutteringsindsats

Nu er både foreningens indsats spildt sammen med de potentielle frivilliges engagement. Et godt eksempel på, at der kan opstå sorte huller i arbejdet med at rekruttere, motivere og fastholde frivillige.

Når I arbejder systematisk med at skabe sammenhæng i den frivilliges forløb fra den første henvendelse til det sidste farvel, bliver i klogere og mindsker samtidigt sandsynligheden for, at nogle falder fra undervejs. Derfor er der god grund til at lægge en plan, som tager højde for de forskellige faser i den frivilliges liv.

”Mange foreninger glemmer at tænke hele rekrutteringsforløbet igennem, og derfor ender de med både at tabe frivillige på gulvet og spilde foreningens kræfter,” fastslår CFSA's konsulent og rådgiver Cecilie Seidelin Petersen.

Fire faser i 'Den frivilliges livscyklus' 

Cecilie Seidelin Petersen anbefaler, at foreninger bruger modellen ”Den frivilliges livscyklus” til at sikre en systematisk sammenhæng i arbejdet med at rekruttere, motivere og fastholde frivillige og dermed undgå, at spilde kræfterne, hvor nogle falder fra undervejs.

Modellen beskriver fire faser i rejsen fra den frivilliges første interesse, til velkomsten og hverdagen i foreningen helt frem til den frivillige vælger at stoppe igen. Særligt i overgangene mellem hver fase er det vigtigt, at foreningen formår at binde sine indsatser sammen.

”Det er fx ikke nok at stikke nøglerne og en vagtplan til den nye frivillige. Man er nødt til at byde ordentlig velkommen og klæde den enkelte på til opgaverne og fællesskabet. Ellers er der stor risiko for, at den frivillige smutter igen,” siger Cecilie Seidelin Petersen, der råder til, at foreninger skal have en helt klar plan for forløbet helt frem til den dag, den frivillige siger farvel.

”For også i den sidste fase kan foreningen risikere at tabe frivillige, som måske ville være vendt tilbage en anden gang. De mister også chancen for at blive endnu bedre til at rekruttere og fastholde andre frivillige, hvis de ikke får spurgt ind til den enkeltes årsager og oplevelser,” forklarer hun.

1. Overvejelsesfasen

Den potentielle frivillige har fået en ide om eller en opfordring fra en bekendt til at blive frivillig. Interessen er vakt. Den frivillige overvejer fordele og ulemper, ser måske mod andre foreninger, men når til sidst frem til at engagere sig i netop jeres forening. Personen tager kontakt. Risikoen er nu, at den frivillige ikke oplever, at interessen bliver gengældt, eller at foreningen alligevel ikke tilbyder det, personen var ude efter.

Det skal I huske i overvejelsesfasen:

• Kortlæg opgaver.  Hvad vil I gerne have løst, og hvad kræver det at løse det? Det gør det nemmere for den potentielle frivillige at se, hvordan han eller hun kan gøre en forskel hos jer, når I kan sætte ord på, hvad opgaven går ud på.
• Synliggør foreningen. Hvis den potentielle skal kunne se sig selv i jeres forening, er det vigtigt, at I tydeligt kommunikerer jeres formål, fællesskab og værdier, så den potentielle frivillige har et klart billede af, hvad vedkommende går ind til.
• Meld tilbage. Hvis en potentiel frivillig ikke får lynhurtigt tilbagemelding på sin henvendelse, visner interessen. Gør det til rutine at besvare nye henvendelser med det samme. Brug evt. et autosvar, der informerer om, at henvendelsen er modtaget, samt hvornår modtageren kan forvente et svar fra foreningen.
• Grib interessen. Ligesom I skal svare hurtigt, skal I også have den frivillige i gang med opgaverne hurtigst muligt, så vedkommende oplever, at lysten til at gøre en forskel bliver stillet. Sørg derfor for, at I hurtigt får aftalt et første møde.

2. Opstartsfasen

Personen har nu fået kontakt til foreningen. Interessen er stadig ny, og tvivlen er stor. Passer jeg ind og kan jeg finde ud af opgaverne? Det kan føles sårbart at møde op og tilbyde sig i et nyt fællesskab. Risikoen er nu, at den frivillige oplever, at der ikke bliver taget godt imod, at foreningen virker som en lukket fest, eller at det er uklart, hvordan personen kan bidrage til foreningens arbejde. Alt sammen forhold, der kan få nye frivillige til at trække sig igen.

Det skal I gøre i opstartsfasen:

• Byd velkommen. Sørg for en god velkomst med fx formand eller leder.
• Introducer til forening og fællesskab. Sæt ord på værdier, samværsformer og regler – også de uskrevne.
• Afdæk motivation. Find ud af, hvad der fik den frivillige til at møde op hos jer, og hvad han eller hun forventer. Det kan dels gøre jer klogere i forhold til kommende rekrutteringsindsatser, men nok så vigtigt giver det jer en idé om, hvilke opgaver den frivillige brænder for, så I kan forsøge at matche personen med netop de områder. Er det praktisk arbejde? Administrativt? En ugentlig fast vagt eller sjældnere?
• Introducér til opgaverne. Vær helt præcis i angivelsen af hvornår, hvor, hvor længe og med hvem opgaven skal løses.
• Tilbyd personlig assistance. Sørg for, at den nye frivillige ved, hvor han eller hun kan få svar på sine spørgsmål. Arrangér fx en føl- eller mentorordning med erfarne frivillige.

3. Fastholdelsesfasen

Den frivillige er nu kommet godt i gang. Der er styr på opgaverne, og den frivillige føler sig som en del af fællesskabet. Alt går godt, men måske begynder den frivillige at kede sig lidt, eller der opstår uenigheder med andre frivillige. Det kan også være, at den frivilliges livssituation ændrer sig, på grund af fx nyt arbejde, en skilsmisse eller barsel, og så er de to ugentlige vagter pludseligt for meget. I den fase er der risiko for, at den frivillige mister motivationen og beslutter sig for at stoppe.

Det skal I gøre i fastholdelsesfasen:

• Følg op. Sørg for løbende at undersøge, om den frivillige trives med opgaver, vagtplan, tidsforbrug og samarbejdet med de andre frivillige. I den forbindelse er det også vigtigt at huske den frivilliges oprindelige motivation til at opsøge foreningen. Har vedkommende stadig denne drivkraft, og kan foreningen i endnu højere grad nære den?
• Synliggør mulighederne. Gør det tydeligt for den frivillige, hvilke alternative opgaver eller ansvarsområder, som vedkommende kan få eller blive en del af. Ved at gøre det til et fast punkt i en opfølgningssamtale gør man det let for den frivillige at udpege, hvis der er andet, som personen kunne have lyst til at beskæftige sig med.
• Opkvalificér. Mange frivillige vil efter opstartsfasen være klar til fx kurser eller uddannelsesdage.

4. Afskedsfasen

Den frivillige skal – af den ene eller anden grund - stoppe i foreningen. Det nemmeste er at hoppe hurtigt over afskeden, men gør I det, finder I aldrig ud af den egentlige årsag til, at den frivillige stopper, hvilket kan være vigtig viden i jeres videre arbejde med at rekruttere og fastholde frivillige. I får heller ikke taget ordentlig afsked, og derved risikerer den frivillige at gå fra foreningen med et negativt indtryk, hvilket betyder, at vedkommende ikke vender tilbage en anden gang eller undlader at tale positivt om jer til andre.

Det skal I gøre i afskedsfasen:

• Hold en farvelsamtale. Gør en afskedssamtale til et fast punkt, så I får spurgt ind til oplevelser og årsager til at stoppe. På den måde bliver I bedre rustet til at rekruttere, modtage og fastholde nye frivillige.
• Husk at sige pænt tak: Lige meget hvad årsagen til at stoppe er, har den frivillige lagt tid og kræfter i foreningen. Kvittér ved at huske at takke.