Sådan udvikler I jeres aktiviteter mere systematisk
Ønsker I at gøre jeres aktivitet endnu bedre? Vil I være bedre til at afprøve nye idéer, videreudvikle dem, der virker, og forkaste ideer, der ikke virker? Denne guide er til frivillige sociale organisationer og foreninger, der ønsker mere systematik i udviklingsarbejdet med aktiviteter og indsatser for brugerne.
Denne guide er målrettet bestyrelser, ledere, konsulenter og andre medarbejdere og frivillige i små og mellemstore frivillige sociale organisationer eller foreninger, som arbejder med at undersøge, dokumentere og evaluere de forandringer og resultater, jeres arbejde skaber.
Udvikling og afprøvning af nye idéer er ofte en naturlig del af mange frivillige foreninger og organisationers arbejde. Alligevel kan der være en tendes til at glemme udviklingsarbejde eller aldrig komme i gang, fordi det drukner i hverdagens mange andre vigtige opgaver.
Problemet er sjældent at I mangler ideer. Når udviklingsarbejdet ofte strander, er det ofte fordi man ikke følger struktureret op på ideerne.
Denne guide er til jer, der ønsker at forbedre aktiviteter på systematisk vis. I følger op, afprøver idéer og udbreder kun de idéer, som fungerer, mens I forkaster dem, der ikke giver gode resultater.
Guiden tager jer gennem forbedringsmodellen, som kan hjælpe jer med at skabe en struktur for, hvordan I systematisk kan udvikle jeres aktiviteter ved at bryde jeres ideer ned til små afprøvninger og mere overskuelige ændringer.
Denne guide er en del af et større vejledningsmateriale som i form af guider, værktøjer og bøger skal styrke vidensarbejdet i civilsamfundet. Guiden er udarbejdet af CFSA og Social- Boligstyrelsen i samarbejde med aktører fra frivillige sociale foreninger og organisationer.
Hvad får I ud af forbedringsarbejde?
Det er en fordel at arbejde systematisk med udvikling af praksis, så I først afprøver forandringer i småskala og justerer dem. Efterfølgende kan I så skalere op i takt med, at I finder ud af hvilke idéer, der virker. Formentlig kan I genkende elementer i forberingsmodellen* fra jeres udviklingsarbejde, som måske foregår lidt mere ustruktureret og tilfældigt end I ønsker.
Forberingsmodellen, som vi præsenterer i denne guide, er en hjælp til at systematisere jeres udviklingsarbejde.
For at arbejde systematisk med at udvikle jeres aktivitet kræver det, at I har udvalgt en aktivitet, som I gerne vil gøre endnu bedre. Det kræver også, og at I har tid til at mødes på et fast tidspunkt jævnligt i løbet af udviklingsarbejdet.
Når I har arbejdet jer gennem forbedringsmodellen , har I afprøvet en systematisk tilgang til at udvikle jeres aktivitet ved at afprøve konkrete idéer i praksis. Modellen kan lærer jer at sætte mål for udviklingen af jeres aktiviteter og hjælpe jer med at arbejde struktureret med at udvikle jeres aktivitet hen mod dette mål.
Hvad er forbedringsmodellen?
Forbedringsmodellen er en struktur for, hvordan I systematisk kan udvikle jeres aktivitet ved at bryde ideer ned til mindre afprøvninger i små overskuelige ændringer.
Forbedringsmodellen består af to dele:
Tre forberedende spørgsmål
- Hvad ønsker I at opnå?
- Hvordan ved I, at en forandring er en forbedring?
- Hvilke forbedringsideer kan I afprøve for at skabe forbedringer?
PDSA-cirklen
PDSA-cirklen er en metode til at afprøve, vurdere og udvikle jeres idéer. Cirklen består af fire trin:
Plan: Planlæg afprøvningen af jeres forbedringsidé.
Do: Gennemfør afprøvningen af jeres forbedringsidé.
Study: Vurder afprøvningen.
Act: Juster jeres forbedringsidé.
Foreningen Lille Ly arbejder med sårbare unge og har en aktivitet, hvor 7-10 unge hver onsdag mødes om at lave et måltid mad. De kalder aktiviteten Tirsdagstærte, selvom de egentlig sjældent laver tærte.
I Lille Ly er de fint tilfredse med deltagerantallet og aktivitetens form. Men den ansvarlige frivillig, Kim, ønsker, at de arbejder med at udvikle aktiviteten. Tirsdagstærte har kørt stabilt i et par år. Nu synes Kim, at de godt kunne se på, hvad de kunne gøre endnu bedre.
Derfor har Kim taget initiativ til, at de i foreningen arbejder systematisk med at gøre deres aktivitet endnu bedre ved brug af forbedringsmodellen.
Første forberedende spørgsmål: Hvad ønsker vi at opnå?
Forbedringsmodellens første forberedende spørgsmål handler om, at I skal sætte et mål for jeres forbedringsarbejde. Det lyder umiddelbart let. Men det kan være svært at blive enige om og formulere, hvad I helt specifikt ønsker at opnå. Hvis I allerede har udviklet en forandringsteori for jeres aktivit, kan I her finde inspiration til, hvilke virkninger jeres aktivitet eller indsats gerne skal føre til.
Det er vigtigt, at de, som vil blive involveret i at arbejde for at nå målet, såsom frivillige, ansatte, bestyrelsesmedlemmer, brugere eller andre, bliver inddraget fra start. Læs mere om det i guiden Styrk frivilliges motivation og engagement i foreningens vidensarbejde
En aften i forlængelse af en almindelig Tirsdagstærte i foreningen Lille Ly sætter Kim og to andre frivillige sig sammen. De vil gerne blive skarpe på, i hvilken retning de ønsker at udvikle aktiviteten Tirsdagstærte.
De starter først med at snakke lidt om, hvordan det går, og hvad de kunne ønske sig for aktiviteten.
Kim og de to andre frivillige snakker en del frem og tilbage, noterer ned, og gennemgår noterne. De drøfter, om målet skal være at få flere unge tilknyttet Tirsdagstærte, eller at de afholder andre arrangementer, hvor mad ikke er omdrejningspunktet.
De kan alle tre fornemme, at Tirsdagstærte er den eneste fritidsaktivitet, som størstedelen af de unge deltager i. Flere af de unge har også udtrykt, at de savner at være sammen med andre unge i lokalsamfundet.
Derfor ender de til sidst med at lægge sig fast på følgende mål:
Tirsdagstærte skal i højere grad arbejde med brobygning mellem de unge og øvrige aktiviteter i lokalsamfundet.
Andet forberedende spørgsmål: Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring?
Alle forbedringer er forandringer, men ikke alle forandringer er forbedringer. Bare fordi I ændrer på noget, betyder det ikke, at det er til det bedre. I skal derfor finde et succeskriterie for, hvornår I vil være tilfredse.
Derfor skal I SMART-sikre det mål, som I formulerede under første forbedrende spørgsmål. At et mål er SMART-sikret kræver, at det lever op til følgende kriterier:
- Specifikt: I har formuleret formålet tydeligt, veldefineret og afgrænset.
- Målbart: Målet er målbart – altså I kan måle, hvornår I er i mål.
- Accepteret: Alle, som skal levere resultaterne, bakker op om målet.
- Realistisk: Det skal være muligt for jer at komme i mål.
- Tidsbestemt: En dato for, hvornår I skal nå i mål.
At finde en god målsætning, som er SMART-sikret, er ikke nemt. Det er sjældent en lineær proces og det gøres typisk over flere omgange. Der kan godt blive ved med at komme småjusteringer i noget tid. Vi vil senere i guiden vende tilbage til, hvordan I løbende kan følge op på jeres SMART-mål.
Kim og de to andre frivillige har beskrevet deres mål for Tirsdagstærte. Nu skal de blive enige om, hvor store deres ambitioner er. Kim og de to andre frivillige bliver hurtigt enige om, at alt det her er nyt for dem. Derfor vil de ikke stille urealistiske mål for dem selv.
De snakker frem og tilbage, og Kim noterer løbende. Men det er en svær proces. Det ender med, at det tager dem et par uger frem og tilbage med at diskutere og justere før målsætningen er på plads:
Inden for seks måneder er tre af de unge aktive i en anden aktivitet i lokalområdet.
Gruppen tjekker igennem, om målsætningen er SMART-sikret:
- Specifikt: Målet er specifikt, da målet er klart og veldefineret. Det er forståeligt for alle, hvad målet er.
- Målbart: Målet er målbart, da de kan spørge de unge og tælle hvor mange, der begynder at deltage i andre aktiviteter end Tirsdagstærte.
- Accepteret: Målet er blevet udformet i fællesskab mellem Kim og de andre frivillige. Derudover tager målet udgangspunkt i, hvad Kim og de andre frivillige har hørt, at de unge ønsker sig.
- Realistisk: Målet er realistisk, da 4 ud af de 10 tilmeldte til Tirsdagstærte tidligere har udtrykt ønske om at være en del af andre aktiviteter.
- Tidsbestemt: Der er dato for, hvornår de ønsker at nå målet.
Tredje forberedende spørgsmål: Hvilke forbedringsideer kan vi afprøve for at skabe forbedringer?
Det sidste forberedende spørgsmål i forbedringsmodellen handler om løbende at indsamle jeres ideer til, hvordan I kan nå jeres mål. Disse idéer har vi valgt at kalde forbedringsideer. En forbedringside er grundlæggende en ide til en ny praksis, som I forventer kan medvirke til, at I når jeres mål.
En forbedringside kan derfor være alt – bare I tænker, at det kan bringe jer et stykke hen mod jeres mål. Det kan være en ny menu til fællesspisningen, at afprøve en form for mentorordning eller annoncer i lokalavisen. En forbedringside kan springe ud af veldokumenteret viden, men det kan lige så godt være baseret på erfaringer fra en frivillig eller være en god ide fra en af deltagerne på jeres aktivitet. Derfor opfordrer vi jer til at høre deltagerne på jeres aktivitet, om de har nogen ideer til, hvordan I kan opnå jeres opstillede mål.
Hold samling på jeres forbedringsideer
Udfordringen ved mange og pludseligt opståede forbedringsideer er at opsamle ideerne, holde samling på dem og løbende afprøve dem. På forbedringsoversigten kan I løbende skrive alle de ideer op, som kan få jer nærmere jeres mål. Hæng oversigten et sted, hvor alle kan se den. I kan også overveje, om en digital version giver bedre mening for jer.
Kim har ikke så mange idéer til, hvad de kan sætte i gang og håber lidt på, at de andre har nogle lidt mere kreative hjerner. De mødes endnu en aften i forlængelse af Tirsdagstærte. Her bruger de de første 3 minutter til at skrive så mange idéer ned på hver deres stykke papir, som de overhovedet kan.
På skift fortæller de om deres idéer til de andre, mens Kim står for at skrive dem op på en tavle. Hvis der er gentagne forbedringsidéer, sætter Kim et plus ud for forbedringsidéen. De ender med at have 3 forbedringsidéer. Det er ikke en endelig liste, så hvis én får en ny forbedringsidé, kan den altid tilføjes senere.
Opsummering af de tre forberedende spørgsmål
Når I har været igennem de tre forberedende spørgsmål skal I skrive jeres aftaler op på forbedringsoversigten. Hæng den op et sted, der er synligt og tilgængeligt for alle.
Kim og to andre frivillige er nu færdige med de tre forberedende spørgsmål i første del af forbedringsmodellen. De skriver både mål, succeskriterie og forbedringsideerne op på forbedringsoversigten, som de har printet ud i A3.
Kim hænger den på bagsiden af skabslågen i deres fælles skab. Han kunne også have valgt at digitalisere oversigten. Men Kim og de andre frivillige ved godt, at de ikke ville tjekke den, da de ikke er så tekniske.
Foreningen Lille Lys forbedringsoversigt
|
1. Hvad ønsker vi at opnå? |
Tirsdagstærte skal i højere grad arbejde med brobygning mellem de unge og øvrige aktiviteter i lokalsamfundet. |
Tidspunkt for forbedringsmøde: Den første tirsdag i hver måned efter Tirsdagstærte af en halv times varighed. |
| 2. Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? | Inden for 6 måneder er 3 af de unge aktive i en anden aktivitet i det almene foreningsliv i lokalområdet. | |
|
3. Hvilke forbedringsideer kan vi afprøve for at skabe forbedringer? Streg de ideer over, som I har afprøvet. |
|
Se skabelon til forbedringsoversigt
PDSA-cirklen: Afprøvning af forbedringsønsker
Når I har været igennem de tre forberedende spørgsmål og summeret op, skal I igang med at afprøve jeres forbedringsønsker ved at gennemgå anden del af forbedringsmodellen: PDSA-cirklen.
PDSA-cirklen
PDSA-cirklen består af fire trin:
Plan: Planlæg afprøvningen af jeres forbedringside.
Do: Gennemfør afprøvningen af jeres forbedringside.
Study: Vurder afprøvningen.
Act: Juster jeres forbedringside.
PDSA-cirklen kaldes også forbedringsmodellens motor. Det er den, I skal bruge, når I skal omsætte forbedringsidéer til konkrete afprøvninger.
Gennem PDSA-cirklen afprøver I jeres forbedringside i småskala, indtil I er kommet frem til en god løsning, som fungerer i praksis. Derefter kan I udrulle jeres forbedringside i fuld skala, fx i hele foreningen eller på andre aktiviteter.
Udvælg en forbedringside
I kan ikke gå i gang med alle forbedringsidéer på én gang – det ville blive alt for rodet og uoverskueligt. Derudover ville I ikke vide hvilken en af dem, der virkede, hvis I satte alle i gang på én gang. I stedet skal I begynde med at afprøve én forbedringsidé. Start med den, som I har allermest lyst til eller den, som I tror mest på kan få jer tættere på jeres mål.
Kim og de andre frivillige beslutter sig for at starte med forbedringsidéen ’Besøge andre aktiviteter i det lokale foreningsliv’, da det er den, de har mest lyst til og tror mest på.
Forbedringsmøde
I skal aftale et fast tidspunkt for, hvornår I mødes og taler om og følger op på jeres forbedringsarbejde. Dette møde kaldes et forbedringsmøde. Vi anbefaler, at I aftaler et fast tidspunkt frem for, at I fra gang til gang skal finde et tidspunkt.
Et forbedringsmøde varer typisk 15-30 minutter og består af:
- En opfølgning på den eller de afprøvede forbedringsidéer.
- Nye aftaler om kommende afprøvninger og udfyldelse af afprøvningsskemaer
Kim og de andre frivillige i foreningen Lille Ly beslutter, at de, efter den første Tirsdagstærte hver måned, afholder et forbedringsmøde på en halv time. En halv time gør forbedringsmødet overskueligt og effektivt.
PDSA-cirklens fire trin
I dette afsnit gennemgår vi PDSA-cirklens fire trin.
Trin 1 - Plan: Planlæg afprøvningen af jeres forbedringsidé
I første trin i PDSA-cirklen ’Plan’ skal I lægge en plan for, hvordan I vil afprøve jeres udvalgte forbedringside.
Det skal ikke være en lang beskrivelse. Aftal og notér: Hvem gør hvad, hvornår, og hvornår laver I opfølgning?
Det er oplagt, at følge op på et forbedringsmøde – aftal specifikt hvilket møde. Under det tredje trin ’Study’ kan I læse, hvad opfølgningen består af.
Kim og de to andre frivillige i foreningen Lille Ly skal planlægge den første afprøvning af forbedringsideen ’Besøge andre aktiviteter i det lokale foreningsliv’.
Under planlægningen på deres første forbedringsmøde aftaler de:
- Kim skal kontakte den lokale fodboldklub og høre, om Lille Lys unge må komme og deltage i en træning. Gerne den sidste tirsdag i næste måned.
- Når aftalen med fodboldklubben er på plads, har Kim ansvaret for at orientere de unge i facebookgruppen og til næstkommende Tirsdagstærte om hvilken dag, at Tirsdagstærte bliver erstattet med et besøg i fodboldklubben.
- En af de andre frivillige tager med på selve besøget.
- Det er frivilligt for de unge at deltage.
Opfølgning: De aftaler at følge op på det første forbedringsmøde efter besøget.
Trin 2 - Do: Gennemfør afprøvningen af jeres forbedringside
I har nu planlagt, hvordan afprøvningen af jeres forbedringside skal foregå. I andet trin i PDSA-cirklen skal I nu i gang med at gennemfør afprøvningen.
Når I har afprøvet jeres forbedringside, skal I efterfølgende notere i forbedringsoversigten, hvordan det gik:
- Gik afprøvningen som planlagt?
- Var der uforudsete udfordringer eller overraskelser undervejs?
Kim fra foreningen Lille Ly får fat i fodboldklubben. Det bliver arrangeret, at de unge fra Lille Ly deltager første halvdel af fodboldtræningen, det vil sige én time. En af de frivillige tager med, så de er to til at støtte de unge.
Efter besøget noterer Kim:
- Fodboldholdene er inddelt efter køn og niveau, men det er Tirsdagstærte ikke. Derfor måtte de arrangere to besøg i fodboldklubben, da træningen lå på forskellige tidspunkter.
- Nogle af de unge meldte hurtigt ud, at de ikke vil med til fodboldklubben. Derudover meldte 3 fra på dagen, så de var ikke så mange afsted. Grunden var, at de ikke var interesserede i fodbold.
- De, der var med, virkede til at have det sjovt, men Kim følte ikke, at de var nok frivillige til at tage sig af de unge.
Trin 3 - Study: Vurder afprøvningen
Allerede i PDSA-ciklens først trin 'Plan' har I aftalt på hvilket forbedringsmøde, I vil følge op på afprøvningen af forbedringsideen. Opfølgningen består af en vurdering, hvor I tager stilling til, hvordan afprøvningen gik, herunder:
- Så prøvehandlingen ud til at virke?
- Virkede det umiddelbart ikke?
- Kunne det virke bedre?
- Lærte I noget af afprøvningen?
Skriv noter fra jeres vurdering ind i forbedringsoversigten.
Det kan også være, at I har brug for input fra brugerne for at finde ud af, hvordan indsatsen kunne forbedres, eller om prøvehandlingen virkede efter intentionen. I kan inddrage brugernes input ved at tage en uformel snak med nogle af dem efter prøvehandlingen. Det kan også være, at I kan bruge data til at vurdere jeres prøvehandling. Læs evt. mere om spørgeskemaer og interviews som metode til at undersøge virkninger fra indsatser og aktiviteter.
På det første forbedringsmøde efter besøget i fodboldklubben vurderer Kim og de to andre frivillige sammen, hvordan afprøvningen gik.
- Det er vigtigt, at det er en fritidsaktivitet, som de unge faktisk er interesseret i.
- Måske er det for ambitiøst, at alle unge bliver inviteret, da det er et stort arbejde at støtte de unge, når de kun kan komme to frivillige afsted.
- Det skal være en succesoplevelse for de unge og ikke noget, der er for svært. Det var for højt et niveau på fodboldholdet til, at flere af de unge kunne deltage i fællesskabet. Men én af de unge så ud til at falde nemt ind på holdet.
Trin 4 - Act: Juster jeres forbedringside
Det fjerde og sidste trin i PDSA-cirklen går ud på, at I skal beslutte, om I ser potentiale i den forbedringside, I netop har afprøvet.
Hele tanken bag forbedringsmodellen og særligt PDSA-cirklen er, at man altid sætter nyt i gang i en mindre skala. Sagt med andre ord: I skal altid starte med at afprøve jeres forbedringside på én bruger, én frivillig, én aktivitetsafholdelse osv.
Nogle gange fungerer en forbedringside fra første afprøvning. Andre gange kræver det mange afprøvninger og mange justeringer.
Hvordan kommer I så fra en uafprøvet forbedringside til en forbedringside, der kan bredes ud i såkaldt ’stor skala’?
Her kan I følge disse fire trin:
- Efter afprøvningen i ’lille skala’ justeresr og tilpasser I forbedringsideen på baggrund af jeres afprøvninger. Hvis jeres forbedringside og afprøvningen heraf aldrig rigtig kommer til at fungere – så stop og forkast forbedringsideen. Husk, at det er lige så vigtigt, at I kan forkaste en forbedringside, som det er at I arbejder videre med en.
- Ved positive afprøvninger udvider I antallet af afprøvninger – såkaldt ’lidt større skala’ - fx til flere brugere, flere frivillige.
- Ved positive afprøvninger ændrer I rammerne og afprøver forbedringsideen igen. Ændrede rammer kan fx være en anden type bruger (et andet køn, en anden type udfordring), en anden frivillig (fx en nyere frivillig, en mere erfaren frivillig) eller en anden type afholdelse af aktiviteten (fx en weekendaften i stedet for en hverdagsaften – eller omvendt).
- Til sidst kan forbedringsideen implementeres fuldt ud. Det vil sige at ideen bliver en del af den måde, I arbejder på i jeres aktivitet, indsats eller forening.
Ikke én PDSA-cirkel, men mange cirkler
Efter at have vurderet afprøvningen af deres forbedringside, konkluderer Kim og de to andre frivillige på forbedringsmødet, at de ”ser potentiale i forbedringsideen, men der er behov for at justere lidt”.
De beslutter, at:
- De vil høre de unge, hvilke aktiviteter de ønsker at besøge.
- Der skal være max 3 unge afsted ad gangen og én frivillig. Så kan de, der ikke skal/vil være med, deltage i almindelig Tirsdagstærte med de øvrige frivillige.
De lægger det gamle afprøvningsskema i en mappe, hvis de senere skulle have lyst til at kigge på det igen, og så går de i gang med at planlægge en ny afprøvning af forbedringsideen på baggrund af deres nye erfaringer.
Hold øje med SMART-mål
Nu skal I genbesøge jeres SMART-mål. Det er jo det, alt jeres forbedringsarbejde handler om.
Beslut jer for, hvor ofte I vil kigge på og opdatere jeres registreringer på SMART-målet. Det skal ikke være hele tiden, for der skal nå at kunne ske noget. Men det skal heller ikke være for sjældent – for ved at holde øje med jeres SMART-mål og dermed måle, om tingene overhovedet ænder sig (til det bedre), holder I energi i arbejdet og fokus på forbedringsarbejdet.
Hvor ofte I skal registrere afhænger også lidt af, hvad jeres mål er. Hvis I fx har som mål at få flere brugere til jeres aktivitet, skal I registrere antal brugere, hver gang I har en aktivitet, så I kan følge, om I kommer tættere på målet. Hvis I har et mål, som det i eksemplet med foreningen Lille Ly, hvor det I skal registrere ikke varierer i samme grad over tid, behøver I ikke registrere efter hver aktivitet.
For at I ikke gaber over for meget og for at I kan holde øje med om en forbedringside egentlig fører til en forbedring, anbefaler vi, at I kun arbejder med én forbedringside ad gangen.
Ved hvert forbedringsmøde den første tirsdag i måneden har den ene frivillige fra foreningen Lille Ly meldt sig til at registrere arbejdet med udgangspunkt i deres SMART-mål. Hver gang starter de ud med at gentage deres mål, samt hvor langt i arbejdet de er og hvor lang tid, der er tilbage:
Inden for 6 måneder er 3 af de unge aktive i en anden aktivitet i lokalområdet.
Derefter gennemgår Kim og de to frivillige listen af unge tilknyttet Tirsdagstærte og registrerer hvor mange af de unge, der deltager i en aktivitet uden for Lille Ly. De kender de unge godt og er løbende i så tæt dialog med dem, at det er viden, de har. Hvis de en sjælden gang er usikre, så noterer de det og hører de unge ved næste Tirsdagstærte.
Den frivillige har printet en graf ud (se neden for), som de kan registrere på, så de sammen kan følge med i udviklingen.
Hen over de 6 måneder arbejder Kim og de to frivillige med den samme forbedringside, da de bliver ved med at kunne justere den. Samtidig er der nogle måneder, hvor de har meget andet at se til, så det står også lidt stille i perioder. På den måde går 6 måneder hurtigt. De ender med at få to af de unge til at deltage i andre aktiviteter i lokalområdet. Selvom de ikke nåede deres mål, så er både Kim og de to frivillige godt tilfredse. Særligt er de stolte af at have arbejdet systematisk med udvikling i 6 måneder og samtidig have opnået resultater.
Ordbog: Begreber og udtryk i guiden om systematisk udvikling af aktiviteter
Forbedringsmodel: Forbedringsmodellen er en struktur for, hvordan man systematisk kan udvikle sin indsats ved at bryde ideer ned til små afprøvninger i mindre overskuelige ændringer.
Udviklingsarbejde: Systematisk arbejde baseret på anvendelse af viden opnået gennem forskning og praktisk erfaring med det formål at frembringe nye materialer, komponenter, produkter eller tjenesteydelser eller at forbedre disse eller de anvendte processer og systemer væsentligt.
