Dokumentation og vidensarbejde i frivillige sociale organisationer
Ønsker I at arbejde mere systematisk med at indsamle data og analysere og anvende viden til gavn for organisationen og jeres brugere? Synes I samtidig, at det er en udfordring at jonglere med begreber som dokumentation og evaluering i praksis? I dette tema får I en introduktion samt viden, guider og redskaber, der kan give jer inspiration til godt vidensarbejde i frivillige sociale organisationer.
Fra afdækning af behov til viden og redskaber
Gør jeres frivillige sociale indsats en forskel? Bruger I de frivillige kræfter mest effektivt? Og hvordan skaffer I jer systematisk viden om jeres arbejde og dokumenterer det nemmest og mest præcist?
I dette tema om vidensarbejde er CFSA og Social- og Boligstyrelsen gået sammen om at udvikle en række guider og redskaber til frivillige sociale foreninger og organisationer, der ønsker at måle og dokumentere det frivillige sociale arbejde bedst muligt.
Temaet og guiderne har til formål at lette og kvalificere dokumentations- og vidensarbejdet i den enkelte forening, så det bliver en naturlig del af udviklingen af foreningen.
Dokumentation og vidensarbejde er ofte en betingelse for at modtage støtte fra puljer og fonde. Men frem for alt er vidensarbejde værdifuldt som et led i at udvikle jeres indsatser, aktiviteter eller projekter. Det er derfor vores anbefaling, at I arbejder aktivt med viden. Ofte kan den viden, der opstår på baggrund af en bevilling også anvendes til at udvikle og styrke foreningen. Anvendelse af viden er tæt beslægtet med formålet med vidensarbejdet.
I kan bruge viden om:
- Målgruppens udvikling til at udbrede aktiviteten til andre kommuner eller til fundraising
- Aktiviteten, set fra målgruppens perspektiv, til at udvikle og forbedre aktiviteten
- Målgruppens karakteristika og udfordringer til at gøre opmærksom på en bestemt problematik i samfundet gennem interessevaretagelse
- Målgruppens udfordring til at udvikle rådgivningsmateriale til frivillige.
25 foreninger og eksperter har bidraget til temaets guider og redskaber
Emnerne for temaets guider og redskaber er valgt på baggrund af efterspørgsel og behov identificeret gennem en afdækning og inddragelse af små og mellemstore frivillige sociale foreninger. CFSA og Social- og Boligstyrelsen har under afdækningen interviewet 17 foreninger og organisationer for at finde ud af, hvordan de arbejder med måling, evaluering og dokumentation.
De 17 foreninger og organisationer er ud over størrelse og geografi udvalgt efter deres erfaringer med dokumentation. Der indgår både foreninger, som allerede arbejder systematisk med at bruge viden fra målinger, og foreninger, som vurderer, at de mangler kompetencer og ressourcer i forhold til at arbejde med dokumentation.
Derudover har en følgegruppe med repræsentanter fra både forskning og foreninger kvalificeret projektets afdækning og produkter. I udviklingsfasen blev der gennemført en workshop og feedbackmøder med udvalgte informanter fra projektets målgruppe.
Hovedpointer fra afdækningen
På baggrund af afdækningen har vi nu fået solid viden om foreningernes brug af undersøgelsesmetoder og deres udfordringer med vidensarbejdet. Afdækningen undersøgte også foreningernes motivation for at arbejde med dokumentation, og hvordan foreningerne anvender resultater fra deres undersøgelser.
Afdækningen viste blandt andet, at foreningerne:
- Ofte er motiveret af vidensarbejdet for at vise, at deres indsatser og aktiviteter skaber værdi over for bevillingsgiver. De er også motiveret af egne ønsker om at lære og udvikle deres aktiviteter og indsatser.
- Skaber mange forskellige typer af viden, lige fra deltagerregistreringer til kvalitative og kvantitative evalueringer, som kræver forskellige typer metoder.
- Oplever en række udfordringer i forsøget på at skabe den forskelligartede viden. Det er fx manglende systematik i vidensarbejdet, manglende metodiske kompetencer, manglende digitale systemer, udfordringer med lav motivation for dokumentation blandt medarbejdere og frivillige, tilpasning af vidensarbejdet til fx en sårbar målgruppe.
- Ønsker omkostningslette løsninger og en step-by-step tilgang. Det kan fx være i forhold til at afgøre hvilken dokumentation, der er nødvendig, valg af metoder eller at anvende data til refleksion.
- Efterspørger tilbud om netværk, rådgivning og sparring fra ligesindede om vidensarbejdet.
Afdækningens fund og involvering af foreninger i udvikling af guiderne har været helt afgørende for udformningen af teamets guider og redskaber, som findes længere nede på siden.
Temaet udspringer af projektet Styrket viden om frivillige sociale indsatser og aktiviteter og er udarbejdet af CFSA i samarbejde med Social- og Boligstyrelsen og aktører fra frivillige sociale foreninger og organisationer.
Styrk jeres vidensarbejde - følg de 5 grundprincipper
Hvad er vidensarbejde?
Vidensarbejde er en samlet betegnelse for, at der er en rød tråd i skabelsen af viden. Det indebærer, at der er overensstemmelse mellem formål, dokumentation, evaluering og læring:
Formål knytter sig til baggrunden for vidensarbejdet, som fx kan stamme fra foreningens overordnede formål eller vision. Formålet sætter også retning for, hvordan viden kan anvendes. Undersøgelsesspørgsmål peger frem mod den type viden, I ønsker. Relationen mellem undersøgelsesspørgsmål og dokumentation er valg af undersøgelsesmetoder. Læs mere om undersøgelsesspørgsmål og valg af undersøgelsesmetode i grundprincip 2 i guiden 5 principper, der styrker foreningens vidensarbejde.
Dokumentation er forskellige typer af systematisk indsamlede informationer om jeres indsatser, aktiviteter og brugere. Dokumentation kan, kort fortalt, oversættes til data, som kan bestå af tal, tekst, billeder og meget andet.
Relationen mellem dokumentation og evaluering er, at evaluering er en vurdering af data. Vurderingen består i, at I forholder jer til data ud fra jeres oprindelige forventning om, hvad data ville vise. Måske viser data noget andet, end I forventede? Fortolkningen af data afhænger ofte af jeres forandringsteori.
Læring og udvikling er anvendelsen af jeres viden (dvs. læring på baggrund af dokumentation og evaluering). Læring kan fx være at bruge viden til at udvikle eller ændre på indsatsen eller at lægge en ny strategi for rekruttering af frivillige. Det er også her, I finder anvendelsen af viden til eksterne formål såsom rapporter, pressearbejde osv.
Formål, dokumentation, evaluering og læring indgår alle fire som en del af vidensarbejdet.
Læs mere om vidensarbejde i guiden 5 principper, der styrker foreningens vidensarbejde
Værktøjer til dokumentation og vidensarbejde
Styrk jeres vidensarbejde med rådgivning fra CFSA
I dette faglige tema har vi samlet viden, guider, værktøjer, artikler og bøger, som styrker vidensarbejdet i civilsamfundet. Temaets guider og redskaber er målrettet små og mellemstore foreninger og frivillige organisationer med et socialt sigte, som er interesseret eller nysgerrige på arbejdet med dokumentation og evaluering. Materialet er tiltænkt ansatte og frivillige, der oplever udfordringer i vidensarbejdet. Men det er ikke alle udfordringer, der kan løses ved at følge en guide.
CFSA’s konsulenter rådgiver om alle dele af vidensarbejdet lige fra udvikling af forandringsteori til undersøgelsesdesign, spørgeskemaer, analyse og formidling af resultater.
Læs mere om muligheden for at få hjælp og sparring fra CFSA's konsulenter til opgaver og udfordringer med dokumentation, evaluering og vidensarbejde.
Temaet udspringer af projektet Styrket viden om frivillige sociale indsatser og aktiviteter og er udarbejdet af CFSA i samarbejde med Social- og Boligstyrelsen og aktører fra frivillige sociale foreninger og organisationer. Indholdet må ikke gengives uden tilladelse.