Love og regler for frivillige i kommuner og regioner

Denne rådgivningsguide er skrevet til dig, der arbejder med frivillige i kommuner, regioner og offentlige institutioner. Guiden giver dig et overblik over de regler, vi anbefaler, du og kommunen, regionen eller institutionen er opmærksomme på, når I samarbejder med frivillige og foreninger.

Hent også CFSA's håndbog Frontløbere for frivillighed. Bogen giver indblik i kommunale konsulenters roller og arbejdsopgaver og indeholder inspiration, gode råd og svar på typiske dilemmaer i arbejdet mellem kommune og civilsamfund.

Frivillige på dagpenge eller efterløn

Frivillige, der modtager dagpenge eller efterløn, er underlagt lovgivning om, hvilken form for frivilligt arbejde, de må udføre. Eksempelvis bliver de trukket i deres dagpenge eller efterløn time for time, hvis de laver frivilligt arbejde i en offentlig institution uden tilknytning til en forening - fx på et kommunalt plejecenter.

Hvis den frivillige er frivillig i en forening eller organisation, der samarbejder med eksempelvis plejecentret, kan han eller hun godt lave frivilligt arbejde uden at blive trukket i sine dagpenge eller efterløn.

Sørg altid for at informere mulige frivillige på dagpenge eller efterløn om, at der gælder særlige regler for dem.

Husk dem på, at de skal spørge deres A-kasse og have et skriftligt svar inden de begynder på frivilligt arbejde – både i foreninger og offentlige institutioner.

Læs mere og henvis frivillige på dagpenge eller efterløn til vores guide: Regler for frivillige på dagpenge og efterløn

Frivillige på flexjobløn, kontanthjælp og sygedagpenge

Frivillige, der modtager andre offentlige ydelser end dagpenge og efterløn, fx flexjobløn, kontanthjælp eller sygedagpenge, er ikke underlagt faste regler for, hvilken form for frivilligt arbejde, de må udføre. Det er det enkelte jobcenter, som afgør i hvilket omfang, den ledige må udføre frivilligt arbejde.

Vi anbefaler, at I opfordrer en mulig frivillig til at tale med sin sagsbehandler om, hvad han eller hun må i forhold til frivilligt arbejde. Det er vigtigt, at den frivillige sikrer sig, at han eller hun ikke overtræder nogen regler. Derudover kan det frivillige arbejde hos jer måske give ham eller hende nye kompetencer og muligheder, som sagsbehandleren skal kende til.

Der er ingen begrænsninger for folkepensionister, der gerne vil være frivillige.

Læs mere om regler for frivilligt arbejde i vores guide: Regler for frivillige på offentlige ydelser

Straffeattester

I skal være opmærksomme på, at der ikke er lovkrav om at indhente andre straffeattester end børneattester for frivillige. Nogle organisationer og aktiviteter indhenter dog altid straffeattester – det gælder eksempelvis Mødrehjælpen, Børns Voksenvenner og Røde Kors’ fængselsbesøgstjeneste.

Hvis I som kommune eller region samarbejder med foreninger eller frivillige organisationer, anbefaler vi, at I i fællesskab afgør, om det er relevant at indhente straffeattester.  

Hvis I har frivillige tilknyttet direkte til en offentlig institution, er det jer, som kommune, der skal indhente børneattester på alle frivillige.

Indhent kun når det er relevant 

På CFSA anbefaler vi generelt, at I kun indhenter straffeattester i de tilfælde, hvor særlige forhold taler for det. Straffeattester kan nemlig opfattes som en unødig barriere for mulige frivillige, men de kan også være med til at skabe tryghed omkring en frivillig aktivitet.

Det er også en god idé, at I drøfter spørgsmålet om frivilliges straffeattester med kommunens eller regionens jurister.

Den enkelte frivillige skal give sit skriftlige samtykke til, at I indhenter en straffeattest. Det kan ske ved, at den frivillige enten:

• Bestiller en privat straffeattest digitalt på politi.dk 
• Møder personligt op hos politiet med gyldig legitimation.

Læs mere om digitalt samtykke på Politiets hjemmeside.

Læs mere om straffeattester på Borger.dk.

Børneattester

Hvis frivillige er i kontakt med børn og unge under 15 år, er det lovpligtigt at indhente børneattester. Sørg derfor altid for at indhente børneattester på alle frivillige, der har kontakt med børn og unge under 15 år.

Hvis I har frivillige tilknyttet direkte til en offentlig institution, er det jer, som kommune, der skal indhente børneattester på alle frivillige.

Hvis I samarbejder med foreninger om aktiviteter, hvor frivillige har kontakt med børn og unge under 15, skal I sikre jer, at foreningen sørger for at indhente børneattester på de frivillige.

Den frivillige skal give sit samtykke til, at I henter en børneattest på ham eller hende.

Læs mere om børneattester i frivilligt arbejde og hvordan I kan indhente dem i vores guide: Børneattester i frivilligt socialt arbejde.

Læs mere om børneattester på Borger.dk.

Tavshedspligt

Frivillige i både foreninger og offentlige institutioner er underlagt den tavshedspligt, som alle borgere er underlagt i henhold til Straffeloven § 264 d. Denne tavshedspligt betyder, at det er strafbart uberettiget at videregive oplysninger eller billeder om en anden persons private forhold.

Frivillige har derfor tavshedspligt om både brugeres, andre frivilliges og ansattes private forhold. Det kan eksempelvis være oplysninger om:

• Familieforhold 
• Seksuelle forhold
• Sygdom
• Misbrugsproblemer
• Privatøkonomiske forhold
• Straffesager
• Sociale problemer

Frivillige må kun give oplysninger om en anden persons privat forhold videre, hvis den anden person har givet samtykke til det.

Frivillige må heller ikke videregive oplysninger om en persons private forhold, som de har fået ved, at en offentlig ansat har brudt sin tavshedspligt og fortalt det videre.

Frivillige har ikke den samme tavshedspligt som ansatte i det offentlige. Heller ikke selv om de underskriver en aftale om tavshedspligt.

Informér om tavshedspligt

Hvis en offentlig institution har tilknyttet frivillige, har ledelsen ansvaret for, at alle frivillige kender reglerne om tavshedspligt og ved, hvordan de skal håndtere de oplysninger, de får som led i deres frivillige arbejde i kommunen eller regionen.

Vi anbefaler, at I både informerer mundtligt og skriftligt om tavshedspligt. Gerne med konkrete eksempler fra frivilliges hverdag, så det er nemt for de frivillige at forstå reglerne.

Oplysningspligt

Frivillige har tavshedspligt med enkelte undtagelser. Det handler om oplysninger, der kan forhindre alvorlige forbrydelser eller justitsmord – så indtræder oplysningspligten. Hvis frivillige får kendskab til den slags oplysninger, skal de gives videre til politiet.

Selvpålagt tavshedspligt  

Nogle foreninger vedtager en såkaldt selvpålagt tavshedspligt, hvor frivillige eksempelvis underskriver en erklæring om tavshedspligt (særligt i de store landsorganisationer). Hvis I som kommune indgår et samarbejde med en forening eller organisation, anbefaler vi, at I sætter jer ind i, om foreningen har vedtaget regler for tavshedspligt. Hvis foreningen ikke har vedtaget regler for tavshedspligt, kan I opfordre til, at foreningen drøfter dette.

Hvis der er tale om enkeltpersoner, som er frivillige på fx en kommunal institution, kan man selv udforme aftaler om tavshedspligt. Det er vigtigt at vide, at dette kun forpligter den frivillige på lige fod med andre borgere og ikke betyder, at de derved kan pålægges den samme tavshedspligt som institutionens ansatte medarbejdere.

Læs mere i vores guide: Tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde.

Underretningspligt

Frivillige har, ligesom både offentligt ansatte og almindelige borgere, underretningspligt. Underretningspligten betyder, at alle borgere har pligt til at underrette de sociale myndigheder, ved mistanke om misrøgt af et barn eller en ung under 18 år. Det vil sige, at alle borgere – også frivillige – har pligt til at underrette kommunen i sådanne tilfælde – her viger tavshedspligten for underretningspligten.

En underretning er en henvendelse, som indeholder en bekymring for, om et barn eller en ung er udsat for misrøgt.  

Vi anbefaler, at I sikrer jer, at alle frivillige i offentlige institutioner kender til reglerne om underretningspligt. Sørg for, at de ved, hvordan de underretter kommunen eller Ankestyrelsen.

• Henvis til vejledning på kommunens hjemmeside om underretninger
• Henvis til Ankestyrelsens side om underretninger

Sørg også for, at de kender til muligheden for at underrette anonymt.

Læs mere om underretninger på Ankestyrelsens hjemmeside.

At dele oplysninger med frivillige

Reglerne for tavshedspligt og underretningspligt, som du kunne læse om i de to foregående afsnig, betyder, at kommunale medarbejdere ikke frit kan dele oplysninger med frivillige.

Det kan vise sig at være en udfordring i samarbejdet om en indsats for fx udsatte borgere, at I ikke frit kan dele oplysninger med frivillige. Der er dog to måder at imødekomme behovet for at dele oplysninger med frivillige:

• Frivillige og ansatte må gerne dele generelle og anonymiserede oplysninger, som ikke handler om bestemte personer
• Frivillige og ansatte må gerne dele oplysninger om en person, hvis den person, som oplysninger angår, giver sit mundtlige eller skriftlige samtykke til, at oplysningerne må videregives.

Vær opmærksom på, at frivillige ikke har referatpligt som offentligt ansatte. Det betyder, at en frivillig godt kan have viden om borgeren, som kommunen ikke har - og at den frivillige ikke er forpligtet til at give denne viden videre til kommunen.

Vi anbefaler, at I informerer frivillige om, at der er forskel på de oplysninger ansatte har, og de oplysninger frivillige har. Drøft også, i hvor høj grad der er brug for, at frivillige og ansatte udveksler oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten.

Vores erfaringer siger os, at det nogle gange kan være en fordel for både ansatte, borgere og frivillige, at de ikke deler den samme viden. Erfaringen er, at netop dét ikke at dele oplysninger kan være en fordel for både borgere, frivillige og ansatte. Hvis I er i tvivl, anbefaler vi, at I taler med kommunens eller regionens jurister 

Forsikring af frivillige

Når frivillige er aktive i en offentlig institution uden at være en del af en forening, er de som udgangspunkt kun dækket af deres egne ulykkes- og ansvarsforsikringer.

Kommuner og regioner kan dog vælge at tegne ulykkes- og ansvarsforsikringer for grupper af frivillige, der leverer en frivillig indsats til kommunen eller regionen. Det er en mulighed og ikke et krav, så det vil være forskelligt fra kommune til kommunen og region til region, i hvilket omfang man har valgt at tegne forsikringer for de frivillige.

Der er dog en enkelt undtagelse, som gælder den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Her har kommunen og regionen en juridisk forpligtelse til at tegne en sådan forsikring (eller dække de frivillige på tilsvarende vis via en selvforsikrings-ordning) for frivillige, som løser særlige typer af opgaver.

Læs mere om lovpligtig arbejdsskadeforsikring i denne guides næste afsnit.

CFSA anbefaler, at I drøfter forsikringsspørgsmålet med frivillige. De frivillige skal vide, om de er forsikrede via kommunen eller regionen og i givet fald i hvilket omfang. Ligeledes er det vigtigt, at de ved, hvor de skal henvende sig, hvis de kommer ud for en skade eller et uheld, der skal anmeldes gennem de kommunale forsikringer.

Læs mere i vores guide: Forsikring af frivillige.

Lovpligtig arbejdsskadeforsikring til frivillige

Frivillige, som løser særlige opgavetyper, skal være omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Det skal de være, hvis de er i et ansættelseslignende forhold, hvor kommunen har egentlige instruktionsbeføjelser. Det er kun Arbejdsskadestyrelsen, der kan foretage den konkrete vurdering af, hvorvidt kommunen har sikringspligten for den frivillige. 

Hvis kommunen har frivillige, der er omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring, er det kommunen, der som ”arbejdsgiver” har pligt til at anmelde eventuelle skader, som den frivillige måtte blive udsat for som følge af det frivillige arbejde. Denne anmeldelsespligt er parallel til den, som kommunen har overfor sine lønnede ansatte.

Læs mere i vores guide Lovpligtig arbejdsskadeforsikring til frivillige.

Skattefri godtgørelse til frivillige

Offentlige institutioner kan ikke udbetale skattefrie godtgørelser til frivillige, der er organiserede af kommunen.

Kommunen kan dog give skattefri befordringsgodtgørelse til frivillige, der er medlem af eller medhjælper for bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd nedsat af kommunen på baggrund af konkret lovgivning som fx et ældre- eller handicapråd.

Læs mere i vores guide: Frivillige og skat

Arbejdsmiljø

I forhold til arbejdsmiljø, er der lidt forskellige regler alt efter, hvilken aktivitet den frivillige deltager i. Arbejdstilsynet sondrer mellem tre forskellige former for frivilligt arbejde:

1. Hobby- og fritidsaktiviteter, fx i idrætsforeninger. Her stiller Arbejdstilsynet ikke krav om APV (Arbejdspladsvurdering) og AMO (Arbejdsmiljøorganisation) for disse aktiviteter.
2. Frivilligt arbejde på fx festivaler, i genbrugsbutikker eller i hjælpeorganisationer. Her stiller Arbejdstilsynet ikke krav om APV og AMO for de arbejdsfunktioner, som de frivillige udfører. Under tilsyn vil Arbejdstilsynet afgive påbud, hvis arbejdet foregår uforsvarligt, fx i forbindelse med opbygning af scener eller lignende.
3. Frivilligt arbejde i private og offentlige virksomheder, fx plejehjem, hvor frivillige udfører arbejdsopgaver på samme vilkår som ansatte, er alle, der arbejder på virksomheden – også de frivillige, – omfattet af den APV og AMO, som virksomheden i forvejen har. 

Det betyder altså, at frivillige, der er fast tilknyttet en offentlig (eller privat) arbejdsplads og arbejder på samme vilkår som de ansatte, er omfattet af arbejdspladsens almindelige arbejdspladsvurdering (APV) og arbejdsmiljøorganisation (AMO) på lige fod med de ansatte medarbejdere.

Frivillige er sjældent en lige så fast del af dagligdagen i offentlige institutioner som fx de ansatte medarbejdere. Det er derfor ekstra vigtigt, at både ledelse og arbejdsmiljørepræsentant har fokus på de frivilliges arbejdsmiljø.

Det er til enhver tid arbejdsmiljølederen på den pågældende arbejdsplads, som har ansvar for, at arbejdsmiljølovgivningen overholdes. Når arbejdspladsen udarbejder APV, skal den derfor tage højde for, at APV’en også skal omfatte frivillige, som er fast tilknyttet arbejdspladsen, og at arbejdsmiljørepræsentanten er opmærksom på, at han eller hun også repræsenterer de frivillige.

Der er ikke krav om APV eller selvstændig AMO for frivillige, som deltager i enkeltstående aktiviteter.

Læs mere om frivilliges arbejdsmiljø på Arbejdstilsynets hjemmeside

Hygiejneregler

Når frivillige arbejder med fødevarer i fx foreningens køkken eller cafe, er det vigtigt, at I sikrer jer, at de kender til fødevarelovgivningen. Alt efter typen af madlavning må I vurdere, om jeres frivillige skal uddannes i regler og krav til fødevaresikkerhed og hygiejne.

Nogle kommuner tilbyder hygiejnekurser til frivillige, som fx står i en frivilligcafé eller laver mad sammen med kommunens borgere.

Madlavning i foreningsregi hører ofte til privatsfæren eller falder i kategorien fødevarevirksomhed under bagatelgrænsen, hvor man kun skal overholde nogle af Fødevarestyrelsens regler.

Læs mere på Fødevarestyrelsens hjemmeside om de regler, der gælder for madlavning i privatsfæren og i fødevarevirksomheder under bagatelgrænsen.