Tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde

Tavshedspligt gælder også i det frivillige sociale arbejde, hvor I som frivillige ofte får private eller følsomme oplysninger om brugere eller andre frivillige, som I ikke må videregive. 

Guiden er skrevet til jer, der arbejder med ledelse af frivillige i frivillige sociale foreninger, og giver råd om, hvordan I kan arbejde med at forebygge, at frivillige ikke videregiver oplysninger om jeres brugere, medlemmer, frivillige eller andre. 

Hvad er tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde?

Tavshedspligt er en forpligtelse til at holde visse oplysninger om andre mennesker hemmelige. Når man har tavshedspligt, betyder det, at man ikke må videregive eller bruge de fortrolige oplysninger, man bliver bekendt med – fx i forbindelse med sit frivillige arbejde.

Når man stopper som fx frivillig i en forening eller organisation, er det desuden vigtigt at være opmærksom på, at man fortsat har tavshedspligt i forhold til de oplysninger, man har fået om fx foreningens brugere eller andre frivillige.

En række foreninger og frivillige sociale organisationer vælger at underlægge sig en såkaldt selvpålagt tavshedspligt, hvor såvel frivillige og ansatte skriver under på en erklæring om tavshedspligt.

Men regler og bestemmelser, som indebærer, at man har tavshedspligt, findes også i en række love og regler:  

Straffeloven

Straffelovens § 264 d beskytter mod krænkelser af privatlivets fred. Bestemmelsen forbyder uberettiget videregivelse af billeder og private oplysninger om andre menneskers private forhold. Denne bestemmelse gælder alle myndige borgere og derfor også frivillige og ansatte i foreninger og frivillige organisationer.

Reglerne om databeskyttelse (GDPR)

Alle foreninger og frivillige organisationer skal overholde reglerne om databeskyttelse (GDPR), som fremgår af hhv. databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen. Disse regler beskriver, hvordan man som blandt andet forening eller organisation må behandle personoplysninger – det er fx  oplysninger om foreningens frivillige, brugere og ansatte.

Andre love som indebærer tavshedspligt

Foreninger og organisationer, der er omfattet af lov om social service, er i nogle tilfælde underlagt Forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. Disse bestemmelser er på en række områder mere vidtgående end bestemmelserne i Straffelovens § 264 d.

Typisk er det foreninger, der

• har driftsoverenskomst med kommuner
• udfører opgaver for det offentlige
• modtager mere end 60 procent af deres driftsmidler fra det offentlige (§ 18-midler og puljemidler medregnes ikke)

Se mere i Forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt

Frivillige må ikke dele private og følsomme personoplysninger

Straffelovens § 264 d beskytter mod krænkelser af privatlivets fred. Bestemmelsen i straffeloven betyder, at det er forbudt at videregive billeder og oplysninger om andres private forhold. Denne bestemmelse gælder alle myndige borgere.

Oplysninger om andres private forhold kan fx vedrøre en persons:

• Familieforhold
• Seksuelle forhold
• Privatøkonomiske forhold
• Sygdomme eller handicap
• Straf
• Misbrug
• Sociale problemer

I en frivillig sammenhæng betyder det, at I ikke må dele private oplysninger og billeder af hinanden, jeres brugere eller medlemmer med andre, med mindre den person, som oplysningerne vedrører, har givet samtykke til det.

Foreninger og frivillige organisationer skal også overholde reglerne om databeskyttelse. Det betyder, at der er regler for, hvilke og hvordan I må og kan behandle både almindelige personoplysninger og såkaldte personfølsomme oplysninger.

Det kan du læse mere om i CFSA’s guide Regler for persondata i foreninger

Det er vigtigt, at I som forening sikrer, at jeres frivillige ikke deler oplysninger, som er underlagt tavshedspligt. Derfor anbefaler vi, at I udarbejder klare retningslinjer – herunder afklarer, hvordan I vil håndtere det, hvis frivillige uberettiget kommer til at dele fortrolige og private oplysninger om andre.

Hvornår overtræder frivillige deres tavshedspligt?

Som hovedregel bryder den frivillige sin tavshedspligt i det øjeblik, den frivillige deler en privat, personlig eller følsom oplysning om en bruger eller en anden frivillig med en anden person.

Anonymiser oplysninger 

Hvis en frivillig deler oplysninger om en bruger med andre frivillige, en kommunal medarbejder eller en ægtefælle, må det kun være på et meget generelt plan. Alle oplysninger skal være anonymiserede.

Tavshedspligten gælder også mellem frivillige og mellem frivillige og ansatte. Altså må frivillige heller ikke dele oplysninger om brugerne/medlemmerne med hinanden - med mindre brugeren eller medlemmet har givet samtykke til det.

Overvej sparring 

I nogle former for frivilligt arbejde kan sparring i frivilliggrupper eller supervision være relevant. Husk at personlige og følsomme personoplysninger om brugere/medlemmer også skal anonymiseres her, med mindre brugeren eller medlemmet har givet samtykke til, at oplysningerne må deles.

Pas på passiv overtrædelse af tavshedspligt 

I skal også være opmærksomme på, at I kan overtræde tavshedspligten passivt. Det kan eksempelvis ske, hvis I opbevarer dokumenter med følsomme personoplysninger på en uforsvarlig måde, så uvedkommende kan få adgang til dem.

Det er derfor vigtigt, at I etablere en forsvarlig praksis for, hvordan I opbevarer dokumenter med følsomme personoplysninger, og at I får slettet oplysningerne, når I ikke længere har brug for dem.

Læs mere om hvordan I skal håndtere og opbevare dokumenter med personoplysninger i vores guide: Regler for persondata i foreninger 

Hvordan motiverer I frivillige til at overholde tavshedspligt? 

1. Information om regler for tavshedspligt skal være let tilgængelige: Sørg for at information om de regler og rammer, der gælder for frivillige hos jer, er let tilgængelige. Det kan fx være, at I samler dem i jeres samvørspolitik. I kan også skrive dem ind i en kontrakt/tavshedserklæring som jeres frivillige får udleveret allerede, når han eller hun starter og med sin underskrift konfirmerer, at han eller hun har læst og forstået de regler om tavshedspligt, som gælder hos jer.  Beskriv også, hvordan man som frivillig overholder reglerne. Hvordan indhenter man samtykke, og hvad der sker, hvis man bryder reglerne om tavshed? Gennemfør løbende træning, undervisning eller kurser om reglerne for både nye og erfarne frivillige. Sørg for at informere om straffelovens § 256 d og den betydning bestemmelsen har for frivillige i jeres forening. Diskuter også konkrete dilemmaer, der kan opstå, når frivillige får private oplysninger om brugerne eller gerne vil dele billeder.
2. Erklæring om tavshedspligt: Overvej grundigt om frivillige i jeres organisation skal underskrive en erklæring om tavshedspligt. I en erklæring kan I fx skrive, at frivillige skal leve op til den tavshedspligt, som også gælder for offentlige ansatte jf. straffelovens §152. I nogle sammenhænge kan det gøre tavshedspligten mere konkret. Husk, at I stadig skal oplyse og informere om bestemmelserne om privatlivets fred jf. straffelovens § 264.
3. Sparringsgrupper eller supervision: Overvej, hvordan frivillige kan tale om de udfordringer de støder på i deres frivillige arbejde, uden at bryde deres tavshedspligt. Måske skal I tilbyde sparring i frivilliggrupper eller supervision, hvor I sikrer, at de oplysninger frivillige deler med hinanden, ikke kan identificere en konkret person – fx en bruger eller en anden  frivillig.

Hvornår har frivillige ikke tavshedspligt?

I nogle tilfælde går anden lovgivning forud for tavshedspligten. Det fremgår af Straffelovens § 152 e, at tavshedspligten ikke gælder, hvis man: 

• Er forpligtet til at videregive oplysningen (som følge af anden lovgivning som fx underretningspligt eller afværgepligten)
• Handler i berettiget varetagelse af åbenbar almeninteresse eller af eget eller andres tarv. 

Det betyder, at frivillige kan have pligt til at videregive oplysninger om fx en bruger.  

Afværgepligt

I følge straffelovens § 141 har alle borgere afværgepligt. Det betyder, at alle borgere – herunder også frivillige - har pligt til at forsøge at afværge nogle typer af forbrydelser, hvis det kan ske uden risiko for den frivilliges eget liv og helbred. Det er fx:

• Hvis en person er til fare for sig selv (selvmordstruet)
• Hvis en person er til fare for andre eller for samfundet (fx vold og drab).

Afværgelsen vil typisk ske ved at underrette politiet eller i nødstilfælde foretage en civil anholdelse. Hvis en frivillig vurderer, at en person er selvmordstruet, vil en mere konstruktiv løsning være, at hjælpe personen med indlæggelse, fx med hjælp fra foreningens ledelse. Det er CFSA's erfaring, at det kan være en god ide at man som forening har en plan for, hvordan man vil håndtere brugere og målgrupper, der i særlig grad kan være til fare for sig selv eller andre.

Underretningspligt

Ifølge Servicelovens § 154 har alle borgere underretningspligt. Det betyder blandt andet, at frivillige  har pligt til at underrette kommunen, hvis de får mistanke om eller er bekymret for, at et barn eller en ung under 18 år lever under forhold, hvor barnets eller den unges sundhed eller udvikling er i fare. Det gælder også forhold som fx vanrøgt eller nedværdigende behandling. 

Underretningspligten er en personlig pligt. Det betyder, at den enkelte er ansvarlig for at reagere på sin egen bekymring. Som forening eller organisation er det vigtigt, at I overvejer:

• Hvordan I sikrer, at frivillige kender til underretningspligten
• Hvordan frivillige skal forholde sig, når de har en konkret bekymring. Skal de kontakte foreningens og organisationens ledelse, inden de kontakter de relevante myndigheder?
• Hvordan og hvem, der indberetter en eventuel bekymring til kommunen.

Læs mere om underretningspligt

6 anbefalinger til foreninger om frivilliges tavshedspligt 

1. Skab en god praksis for, hvordan I vil tale om privatlivsfred, tavshedspligt, afværge- og underretningspligt i jeres organisation eller forening. I kan fx holde tjek-in møder hvert kvartal, eller sætte det på som fast punkt på dagsordenen for introduktionsmøder for nye frivillige. Husk, at fortælle om bestemmelsen om privatlivets fred i straffelovens § 264 d.
2. Overvej om I vil supplere jeres praksis med en selvpålagt tavshedspligt, hvor jeres frivillige underskriver en erklæring om tavshedspligt i lighed med den tavshedspligt, der gælder for offentlige ansatte jf. straffelovens § 152.
3. Opret sparringsgrupper for frivillige eller tilbyd supervision, hvis det er mere relevant. Giv jeres frivillige mulighed for at drøfte udfordringer i deres frivillige arbejde, uden at bryde bestemmelserne i straffeloven eller deres tavshedspligt.
4. Overvej, hvordan I på forsvarligvis opbevarer fysiske og digitale dokumenter med personoplysninger. Det betyder i et aflåst skab eller kodeordslåst digital mappe.
5. Læg en plan for, hvordan I håndterer jeres underretningspligt. Afklar hvem der indberetter, og hvordan I tager jer af de frivilliges bekymring. 
6. Afklar, hvordan I vil forholde jer, hvis en frivillige deler private, personlige eller følsomme personoplysninger om en bruger, et medlem, frivillige eller andre eller bryder sin tavshedspligt

Få hjælp, hvis du oplever alvorlige forhold eller mistanke om lovovertrædelser i en frivillig social organisation

Har du viden om alvorlige forhold eller begrundet mistanke om overtrædelser af love, regler, kontrakter, snyd med offentlige puljemidler mv. i en forening, frivillig organisation, et frivilligt initiativ eller projekt på socialområdet, kan du videregive din viden til Whistleblowertilbud til det frivillige sociale område

Du kan videregive informationerne anonymt.