Må vi overføre penge til vores lokale frivilliggruppe, når de ikke har en foreningskonto?
Flere henvendelser i CFSA’s rådgivning viser, at en række landsforeninger oplever udfordringer, når de skal overføre penge til aktiviteter, som afholdes af lokale frivillige netværksgrupper, som ikke har en foreningskonto. Helt konkret betyder det, at pengene ofte overføres til en frivilligs private bankkonto – og må man det? CFSA's rådgiver og konsulent Henriette Højberg svarer på spørgsmålet og giver tips og anbefalinger til, hvordan I kan udforme klare retningslinjer og en gennemsigtig proces, der sikrer, at pengene bruges til formålet og at den frivillige, som stiller sin private konto til rådighed, ved, hvilke krav der følger med.
Flere foreninger organiserer deres frivillige decentralt i lokale netværksgrupper, som ikke er bundet op på en lokalforening med bestyrelser, vedtægter, CVR-nummer og foreningskonto. Det sker ud fra ønsket om at skabe mindst muligt administrativt arbejde, så netværksgrupperne kan fokusere på kerneaktiviteterne for foreningens målgrupper.
De fleste foreninger har brug for en konto i banken til foreningens penge og indtægter fra fx medlemskontingenter, indsamlinger, støttepuljer, fondsmidler og sponsorater. Men skal I vælge en - ofte dyr - foreningskonto eller kan I nøjes med en privat konto?
CFSA's rådgiver og konsulent Mette Wang, forklarer i denne artikel, hvorfor det så godt som aldrig er en god ide at indsætte foreningens penge på en privat konto.
Organiseringen bliver imidlertid en udfordring, når lokale netværksgrupper skal have penge til deres aktiviteter fra landsforeningen - fordi pengene i mangel af en foreningskonto overføres til en af de frivilliges private bankkonto. Det er fuldt ud lovligt, men der er en række ting, I skal være opmærksomme på.
Skatteregler for frivillige
Først og fremmest er der forskellige skatteregler for hhv. privatøkonomi og foreningsøkonomi. Mens privatpersoner skal betale skat af deres indkomst, er der i den danske skattelovgivning særlige bestemmelser, som fritager almennyttige og almenvelgørende foreninger fra at betale skat. Hvis penge til den lokale netværksgruppes aktiviteter bliver sat ind på en privatkonto, risikerer den pågældende at blive personligt beskattet af aktivitetsmidlerne. Bliv klogere på de særlige regler, der gælder for skat i foreninger i CFSA’s guide Frivillige og skat
Overblik og adgang til aktivitetspengene
For det andet skal I være opmærksomme på, at både landsforeningen og frivilliggruppen risikerer at miste overblikket over pengene og om de bruges til formålet, da det som udgangspunkt kun er kontohaveren – dvs. den frivillige, der har adgang og råderet over pengene på kontoen. Samtidig sætter I også den frivillige i en svær situation, fordi vedkommende alene har ansvar for at sikre, at vedkommendes egen private økonomi ikke bliver blandet sammen med pengene fra landsforeningen. Kontoindehaveren kan dermed nemt blive et offer for mistanke om svindel, hvis andre i frivilliggruppen synes, at den frivillige forvalter aktivitetsmidlerne dårligt eller uhensigtsmæssigt.
En mulighed nogle foreninger vælger, er at lade frivillige lægge ud for udgifter til aktiviteterne, hvorefter landsforeningen dækker deres udlæg. Problemet er, at foreningen dermed pålægger de frivillige en økonomisk og administrativ byrde, der kan blive et etisk dilemma for den enkelte. Skal udlæg til aktiviteterne for målgrupperne gå forud for private disponeringer? Og hvad gør den frivillige, hvis han eller hun ikke har råd til at lægge ud? Heri ligger der en risiko for foreningen, da det kan presse fastholdesgraden og rekrutteringen af frivillige.
Skab en god praksis for, hvordan I overfører penge til lokale frivilliggrupper
Som forening skal I være ekstra opmærksomme på, hvordan I vil håndtere pengeoverførsler til frivilliges private bankkonto. Klare procedurer og retningslinjer, som både har til formål at sikre, at I forvalter foreningens penge efter god regnskabsskik og at den frivillige, som stiller sin private bankkonto til rådighed, er klar over, hvad det indebærer og hvad vedkommende helt konkret skal gøre for at afrapportere og aflægge regnskab for aktivitetspengene.
4 råd til foreninger, der overfører penge til lokale frivilliggrupper uden en foreningskonto
- Lav en aftale med den frivillige, som stiller sin private bankkonto til rådighed for aktivitetspengene: Før I overfører penge, skal I have en klar aftale med den lokale frivilliggruppe om, hvad pengene skal bruges til og hvornår og hvordan gruppen skal aflægge regnskab for pengene. Det kan være en god ide, at aftalen er skriftlig, så der ikke opstår misforståelser eller uenigheder.
- Følg op på pengeoverførslen: Når I har overført pengene, skal I følge op og bede modtageren i frivilliggruppen om at bekræfte, at han eller hun har modtaget midlerne og at alt er i orden.
- Hold styr på dokumentationen: Følg pengene ved at indhente dokumentation eller kvitteringer for, hvordan de er blevet brugt. Det giver sikkerhed for både den frivillige og foreningen.
- Følg relevant lovgivning og regler: Sørg for at overholde alle relevante love og regler for pengeoverførsler, herunder skatte- og momsregler. Rådfør jer evt. med en revisor eller med foreningens bogholder eller kasserer, hvis der er usikkerhed omkring dette.
Har du brug for rådgivning om frivillighed, er du velkommen til at sende en mail med dit spørgsmål via CFSA's rådgivningsformular
Du kan også ringe til os på telefon: 66 14 60 61. Vores telefon er åben mandag klokken 12.30-15 og tirsdag - torsdag klokken 9-12.
CFSA's rådgivning er forbeholdt frivillige og ansatte som arbejder med frivillighed på det frivillige socialområde i Danmark.
60+ guider om frivillighed: I CFSA's guider finder du svar på de mest almindelige spørgsmål, som arbejdet med frivillighed og civilsamfund giver anledning til. Se alle vores guider
