Få de frivillige godt ombord i jeres forening 

Der er to følelser, som typisk fylder hos nye frivillige. Først og fremmest er der den positive forventning. De allerfleste glæder sig til at prøve noget nyt, lære nye mennesker at kende og nok så vigtigt: Gøre en forskel. Samtidig er der usikkerheden. Mange oplever en spænding eller ligefrem nervøsitet ved at skulle begynde på noget nyt. Passer jeg ind i? Kan jeg finde ud af opgaverne? Hvem kommer jeg til at møde?  
 
Som forening er det vigtigt, at I tager hånd om disse følelser lige fra starten, og det gør I bedst ved at have styr på, hvordan I bedst klæder den nye frivillige på til at være en del af jeres forening. Den frivillige skal kunne se sig selv i jeres fællesskab og ikke mindst som en, der bidrager til at gøre en forskel i foreningen. 

Hjælp nye frivillige godt ind i opgaver og fællesskab

”Onboarding” kaldes processen, hvor I tager godt imod og guider ind i opgaver og fællesskab, så den nye frivillige hurtigt får følelsen af at høre til hos netop jer. Onboardingprocessen starter allerede, når en ny frivillig træder ind ad døren  ved det første møde og varer typisk et halvt år. Først på det tidspunkt har vedkommende for alvor en oplevelse af at mestre opgaverne og en følelse af at  være en del af holdet eller gruppen.  

Mange fordele ved at sætte tidligt ind 

Når I bruger tid og kræfter på at onboarde frivillige, er det vores erfaring, at den frivillige: 

• Trives bedre 

• Bliver længere i foreningen 

• Løser opgaverne bedre - og dermed gør en større forskel for jeres målgruppe 

• Bidrager mere til fællesskabet 

• Er mere tilbøjelig til at gøre foreningens værdier og kultur til sine egne. 

I arbejdet med at få den frivillige godt ombord i foreningen skal I særligt have fokus på tre3 ting: 

1) Kultur 

Regler, vaner, samværsformer og alt det andet skrevne og uskrevne, som udgør ånden i jeres forening, er for en selvfølge for jer der allerede er en del af fællesskabet. For den frivillige er alt nyt, og det er derfor nemt at føle sig forkert, når han eller hun ikke kender koderne og træder ind i foreningensrummet første gang.  
 
Derfor:  

• Reflektér.  Diskutér i frivilliggruppen, hvad der er det helt særlige hos jer. Hvad ville I gerne have vidst, da I startede? Hvad spørger nye frivillige altid om? Hvilke rutiner eller særlige regler har I? 

• Kommunikér. Fortæl den frivillige så meget som muligt om alle de skrevne og uskrevne regler. Hvornår plejer I at møde ind? Hvordan plejer I at være sammen? Hvilke særlige traditioner har I? 

• Følg op. Vær bevidst om, at I bliver blinde overfor jeres egen kultur. Spørg derfor løbende ind til, om der er noget, som fx undrer den nye frivillige.   

2) Opgaver 

En grundig instruktion er nødvendig, hvis den nye skal kunne løse opgaverne hos jer og få fornemmelsen af at lykkes. Klæd den frivillige på til opgaverne hos jer ved grundigt at svare på spørgsmål som hvor, hvornår, hvordan, hvor længe og med hvem? 

Derfor: 

• Identificér. Kortlæg, hvad opgaverne kræver. Både i forhold til faglige kompetencer og personlige egenskaber. Diskutér fx, hvornår en opgave er løst godt.   

• Instruér. Lær den nye frivillige de specifikke ting, som vedkommende skal kunne i rollen. Forbered også på typiske udfordringer undervejs. I kan enten vælge en formel form med uddannelsesdage eller introduktionsforløb, eller fx en mentorordning, hvor den frivillige følger en erfaren frivillig.  

• Følg op. Efter den første oplæring er det vigtigt, at I spørger ind til, hvorvidt den nye er usikker på noget i forhold til opgaveløsningen.  

3) Fællesskabet 

Tre ud af fire frivillige siger, at fællesskabet er motiverende for deres frivillige engagement. En god onboardingproces handler derfor også om at sluse den sidst ankomne hurtigt og godt ind i gruppen.  
 
Derfor: 

• Forbered. Fortæl de andre frivillige, at der er en ny på vej, så de fx kender navnet og kan tage godt imod, og husk også at tage kontakt til den frivillige inden første dag i foreningen, så I har informeret om rammerne for første mødedag, besvaret alle eventuelle spørgsmål og fået kommunikeret, at I glæder jer til mødet. 

• Byd velkommen. En god introduktion til opgaver, regler, praktiske forhold og de andre frivillige er en obligatorisk del af velkomstsamtalen, som ikke skal være længere end højst nødvendigt, så den frivillige hurtigt får muligheden for at komme på banen og gøre en forskel.  

• Match. En mentor-, føl- eller buddyordning er en god vej ind i fællesskabet, og det giver tryghed at have en bestemt at spørge til råds. Sæt gerne den nye frivillige sammen med en erfaren, der fx har samme interesser som den sidst ankomne.  

• Husk det sociale. Tænk på, hvordan I kan styrke fællesskabet – også rundt omkring foreningens aktiviteter. For mange nye vil det fx være rart at blive inviteret med til fredagsøl, sommerfesten eller julefrokosten.  

Sørg for løbende opfølgning 

Efter en tid - typisk 3-4 måneder- oplever de fleste nye at være faldet til i foreningen. De har nu styr på opgaverne og er mindre bange for ”ikke at passe ind”. Måske er der noget, som den – nu mere erfarne -frivillige er begyndt at undre sig over eller lader sig gå på af. I denne fase er det er afgørende, at leder eller tovholder er opmærksom på irritationer eller fx uoverensstemmelse om positioner i foreningen. Tag en samtale, så I undgår, at potentielle konflikter udvikler sig.   

Generelt er det vigtigt løbende at følge op og spørge ind til den frivilliges oplevelser og eventuelle tvivl og spørgsmål – også når det første halve år er ovre, og den frivillige er godt ombord.   

Fremelsk disse følelser hos den frivillige: 

• Jeg er velkommen 

• Jeg passer ind 

• Jeg kender nogen 

• Jeg oplever, at jeg gør en forskel for andre 

• Jeg føler mig godt hjulpet.