Tjekliste til dirigenten

Selvom du reelt ikke ved, om du er dirigent før generalforsamlingen har besluttet det, så er det alligevel vigtigt, at du forbereder dig på opgaven. Som dirigent er det nemlig dit ansvar at lede mødet efter dagsordenen, have styr på forslag, afstemninger og valg - og hele tiden være opmærksom på, om generalforsamlingen afvikles i overensstemmelse med de regler, som er beskrevet i foreningens vedtægter.

Hvis det er en ordinær generalforsamling, skal den afholdes efter nogle rammer som er fastlagt i foreningens vedtægter.

En ekstraordinær generalforsamling er anderledes. Den er indkaldt af en helt bestemt årsag. Det kan fx være, at der er brug for nye kræfter i bestyrelsen, at der er store ændringer i organiseringen eller måske endda, at foreningen skal opløses.

Tjekliste til dirigenten før generalforsamlingen

Inden generalforsamlingen kan du med fordel tale med foreningens formand eller ansatte leder. Så kan du forberede dig på formalia og også få mere viden og indsigt i rammerne for mødet.

Formalia

Det meste om, hvordan mødet og afstemningerne skal afvikles, kan du læse dig frem til i foreningens vedtægter. Men det er typisk ikke alt, der er beskrevet. Det har foreningen blot nogle traditioner for.

Undersøg derfor:

• Hvordan plejer afstemninger om forslag at foregå? Er det fx håndsoprækning eller stemmesedler?
• Hvordan plejer debat at foregå?
• Når der ikke står, hvorvidt et punkt fx er til vedtagelse, plejer forsamlingen så blot at få fremlagt punktet til orientering?
• Hvordan plejer afstemninger om personvalg at foregå?
• Hvis der ikke er frister for, hvornår man skal at indlevere forslag eller stille op til bestyrelsen før generalforsamlingen, hvordan plejer det så at foregå?

Rammer

Der er stor forskel på, hvordan generalforsamlinger afholdes i forskellige foreninger. Det kan være rart for dig som mødeleder, at du har en fornemmelse af, hvilke forventninger bestyrelsen har til fx antallet af deltagere og hvordan stemningen plejer at være.

Undersøg derfor:

• Hvor mange deltagere forventes at deltage? Og hvordan plejer stemningen at være?
• Forventer I mange forslag? Stor debat? Kampvalg?
• Hvad er forventninger til tidsplan - hvor længe plejer generalforsamlingen at vare?
• Hvilken rolle spiller foreningens sekretariat under mødet?
• Hvor er jeg som dirigent placeret i rummet, og hvor sidder bestyrelsen, hvis jeg får brug for at afklare spørgsmål undervejs?

Beretning, regnskab og andre formalia

Selvom du som dirigent ikke skal have en holdning til de punkter, som er på generalforsamlingens dagsorden, er det vigtigt, at du har fået materialet på forhånd. Lægger bestyrelsen fx et stort strategiforslag og en masse vedtægtsændringer frem, så skal du kunne lede en god debat og afstemning. 

Sørg også for at få indkaldelse(r), hvor dato for udsendelse til medlemmerne kan ses. I mange vedtægter er der nemlig krav om, at en generalforsamling skal holdes på et særligt tidspunkt og indkaldes med fx fire ugers varsel. Det kan du kun tjekke som dirigent, hvis du har set indkaldelsen.

Som dirigent har du typisk brug for disse dokumenter:

• Indkaldelse(r), hvor dato for udsendelse fremgår
• Vedtægter
• Bilag der er sendt til medlemmerne på forhånd fx beretning og forslag
• Bilag der ikke er sendt til medlemmerne på forhånd fx årsregnskab.

4 råd når du forbereder dig på opgaven som dirigent 

1. Hold et formøde med foreningens formand eller ansatte leder og afklar formalia og rammer i god tid inden generalforsamlingen.

2. Læs alt relevant materiale på forhånd - særligt vedtægterne.
3. Lav en køreplan for mødet, så du har forslag til tidspunkter til hvert punkt og ideer til, hvordan afstemninger skal afholdes.
4. Overvej at bede generalforsamlingen om at vedtage en forretningsorden, hvis vedtægterne er meget uklare på afstemningsregler og anden formalia.