Hvordan forbereder jeg mig på opgaven som dirigent?

At være dirigent på foreningens generalforsamling kan virke som en stor og udfordrende opgave, især hvis det er første gang, du bliver spurgt, om du vil påtage dig rollen.

Som dirigent er det nemlig dit ansvar at lede mødet efter dagsordenen, have styr på forslag, afstemninger og valg - og hele tiden være opmærksom på, om generalforsamlingen afvikles efter reglerne i foreningens vedtægter. Det er også dirigenten, som sikrer, at alle medlemmerne får en god oplevelse og bliver hørt og respekteret.

Selvom det kan virke som en stor mundfuld, så kan en grundig forberedelse gør dig klar til opgaven. Her får du CFSA’s seks råd.

1. Gennemgå formalia med bestyrelsen: Bestyrelsesmedlemmerne kan hjælpe dig med, hvordan generalforsamlingerne plejer at forløbe, og hvad du skal være opmærksom på. Det kan fx være, at bestyrelsen forventer et muligt kampvalg eller større debatter, hvor det kan blive svært for deltagerne at overholde talerækken. I de tilfælde er det rart, at I har vendt, hvordan I gør og at I ved et valg har stemmesedler klar. Se CFSA's tjekliste, når du skal forberede dig som dirigent

2. Få styr på vedtægterne: Læs foreningens vedtægter grundigt. Vedtægterne er den ’lov’ du som dirigent, skal sørge for at overholde på generalforsamlingen. Hvilke krav stiller vedtægterne fx til:

• Deltagerne – hvem må være med og hvem har stemmeret?
• Beslutninger – hvordan skal de træffes?
• Afstemnings- og fuldmagtsregler (altså om medlemmerne kan stemme uden at være til stede)?

3. Er der indkaldt korrekt? Undersøg om bestyrelsen har indkaldt til generalforsamling i overensstemmelse med de fastsatte frister. Tjek om generalforsamlingen finder sted på det rigtige tidspunkt af året i forhold til vedtægterne. Generalforsamlingen er ikke lovligt indkaldt, hvis fristerne ikke er overholdt og så kan de fremmødte reelt ikke træffe beslutninger.

4. Er de rette punkter på dagsordenen? Gennemgå dagsordenen for generalforsamlingen. Indeholder den de punkter, som er fastlagt i vedtægterne, og præsenteres de i den rigtige rækkefølge?

5. Er der indkomne forslag? Tjek de forslag, der skal behandles på generalforsamlingen. Er de modtaget inden for eventuelle frister fastsat i vedtægterne? Strider de mod vedtægterne? Er der forslag, der går på det samme eller forslag, som spænder ben for hinanden? Se eksempel og løsningsforslag i CFSA’s guide Dirigentens otte typiske udfordringer på foreningens generalforsamling

6. Har bestyrelsen godkendt regnskabet? Et skriftligt regnskab bør være behandlet og godkendt af bestyrelsen inden generalforsamlingen. Det skal også være underskrevet – som minimum af kasserer og revisor. Revisoren skal have skrevet en påtegning til regnskabet, hvor han eller hun fortæller, om der er fundet problemer.

En tillidserklæring at blive spurgt!

Selvom du måske umiddelbart har lyst til at sige nej tak til opgaven, så husk at det at blive valgt som dirigent ikke bare er en tillidserklæring til dig fra foreningens medlemmer. Det er også en mulighed for at komme helt med ind i foreningens kernerum, hvor du som dirigent orkestrerer foreningsdemokratiet og får det til at spille.

Held og lykke med opgaven som dirigent. 

Læs meget mere om, hvordan du kan løfte dit ansvar og dine opgaver som dirigent i CFSA’s guide Dirigent på foreningens generalforsamling