Afstem forventningerne, når I udvikler samarbejdsprojekter

Guiden er målrettet ansatte i en region eller en kommune, som skal drive og udvikle samarbejdsprojekter med frivillige og foreninger i civilsamfundet.

Guiden beskriver det vigtige arbejde med at indgå en forventningsafstemning mellem regionen eller kommunen på den enes side og foreningen eller den frivillige organisation på den anden side.

På CFSA er det vores erfaring, at en grundig forventningsafstemning, hvor alle parter er afklarede om, hvad de går ind til, er et godt grundlag for udviklingen af samarbejdet.

Guiden beskriver, hvordan I udformer en forventningsafstemning, der både tilgodeser kommunens og de frivillige foreningers ønsker og behov.

1. Afklar formålet med samarbejdet

Definér det konkrete initiativ som I gerne vil samarbejde om og bliv enige om, hvorfor det er vigtigt for jer at samarbejde.

På CFSA har vi erfaringer med, at formålet med samarbejdet ikke altid er lige afklaret hos begge parter. Ikke overraskende vil initiativtageren til samarbejdet ofte have et afsæt for samarbejdet, der for samarbejdspartneren fra begyndelsen ikke er klart. Sørg derfor for, at I tidligt i samarbejdet får forventningsafstemt med det formål, at opnå et fælles afsæt, der kan styrke samarbejdet.

Diskutér herefter, hvad der er målet for jeres samarbejde, og hvordan I hver især kan bidrage til at nå målet. 

2. Afklar målgruppen for samarbejdet

Afklar, hvem der er målgruppen for regionens eller kommunens og foreningens samarbejde – dvs. hvilke borgere der får gavn af jeres samarbejde. I nogle samarbejder kan der være mere end en målgruppe, der kan have gavn af samarbejdet. Det kan derfor være en god ide at indtænkes flere målgrupper for at gøre jeres samarbejde endnu mere relevant.

Tal også om, hvilken kontakt I som partnere har til målgruppen, og hvordan I vil informere målgruppen om jeres nye samarbejde.

3. Afklar roller og opgavefordeling

Det er afgørende for jeres samarbejdes succes, at I får talt grundigt om opgavefordelingen mellem jer som partnere.

• Tal om rollefordeling på flere planer – både i forhold til organisering og helt konkret, hvordan opgaver er fordelt eksempelvis mellem frivillige og offentlige ansatte.
• Tal om hvordan frivillige og offentlige ansattes opgaver adskiller sig i arbejdet med målgruppen og beskriv, hvordan ansatte og frivillige skal introduceres til eventuelle nye opgaver.
• Tænk også over, hvordan I vil sikre en god kommunikation i jeres samarbejde – både mellem frivillige og ansatte og på det organisatoriske plan.

4. Diskutér behovet for kompetenceudvikling

På CFSA er det vores erfaring, at de bedste samarbejder sker, når ansatte og frivillige forstår hinandens perspektiver, behov og ønsker til samarbejdet. Det er derfor vigtigt så tidligt som muligt, at I arbejder med at skabe den forståelse og får ryddet eventuelle fordomme og misforståelser af vejen. 

Diskutér behovet for kompetenceudvikling og drøft, hvordan frivillige og ansatte medarbejdere bliver rustet bedst muligt til samarbejdet.

Tal blandt andet om:

• Hvordan frivillige skal introduceres til de nye opgaver
• Om der er brug for, at frivillige får uddannelse og viden
• Hvordan medarbejdere skal introduceres til samarbejdet med frivillige
• Om der er brug for at medarbejderne får uddannelse og viden for at kunne indgå i samarbejdet med de frivillige.

5. Afklar samarbejdet i hverdagen

Vi anbefaler, at I diskuterer, hvordan jeres samarbejde skal foregå i hverdagen.

Drøft blandt andet:

• Hvordan kommunikationen mellem ansatte/institution og frivillig/forening skal være
• Hvem der er kontaktpersoner for samarbejdet i henholdsvis institutionen og foreningen
• Hvilken mødestruktur, kontakt og løbende opfølgning, der skal være i samarbejdet - og hvem, der deltager
• Hvordan I i hverdagen kan anerkende og motivere ansatte til at deltage i samarbejdet
• Hvordan I løser uenigheder mellem ansatte og frivillige
• Hvornår og hvordan samarbejdet kan eller skal slutte.

6. Skal forventningsafstemningen være skriftlig?

Tal om, hvordan I kommer videre, når I har indgået en forventningsafstemning.

• Skal I lave en skriftlig aftale? Giver det mening, eller har I nok i en mundtlig forventningsafstemning?
• Hvis det giver mening at lave en skriftlig aftale så drøft, hvordan I skal udforme den, og hvem der skal deltage i processen.

Læs mere i CFSA’s guide om samarbejdsaftaler mellem foreninger og kommuner

7. Hvor lang tid gælder en forventningsafstemning?

En forventningsafstemning virker kun så længe jeres forventninger er de samme, som da I indgik samarbejdet. Folk kommer og går i samarbejdet, og de forventninger der var enighed om i begyndelsen, har måske ændret sig i takt med at de involverede i samarbejdet er nogle andre. Derfor er det afgørende, at I løbende drøfter og sørge for at forventningsafstemme med hinanden.

Husk:

• Skriftlige aftaler såvel som mundtlige kan have behov for at blive revideret
• Skriftlige aftaler såvel som mundtlige er kun meningsfulde så længe de stemmer overens med jeres fælles forventninger til samarbejdet.