Læringsloops som værdifuld metode i større projekter

Uanset hvor god en projektbeskrivelse, I har lavet – og hvor detaljeret en plan, I har for at implementere, vil der undervejs opstå udfordringer og benspænd, som I ikke på forhånd kunne forudsige. Det er det, der sker, når den gode projektide møder virkeligheden.

For at imødekomme de benspænd, der opstår i udviklingen af alle projekter, anvender vi på CFSA i stigende grad læringsloops som metode til udvikling- og vidensopsamling i længerevarende projekter. Læringsloop er nemlig en værdifuld metode, der giver mulighed for at adressere konkrete udfordringer i projekter og bruge erfaringer og viden til at styrke projektet. Ved løbende og systematisk at imødekomme udfordringer gennem hele projektforløbet sikrer læringsloopene, at projektet bliver tilpasset den virkelighed, som projektet indgår i.

En særlig styrke ved læringsloop som metode er, at temaerne defineres undervejs. Særligt i større og længerevarende projekter kan læringsloop være en effektiv metode, fordi loopene igennem agile processer giver viden og læring til udfordringer og problemstillinger, som ikke er kendte ved projektets start. Muligheden for at indsamle værdifulde erfaringer og tilpasse projektet undervejs styrker sandsynligheden for at lykkes med projektets intention og mål. For at få det fulde udbytte af læringsloop som metode er det optimalt at indtænke mindst 2-3 loops i projektforløbet.

Bred vifte af viden i spil

Når vi arbejder med læringsloops inddrager vi ikke alene viden fra projektet gennem fx interviews og dataindsamling, vi anvender også vores omfattende erfaring og brede ekspertviden fra det frivillige sociale område. Dermed bringes en bred vifte af relevant viden i spil til gavn for det enkelte projekts udvikling og succes.

Vi gennemfører læringsloops i en cirkulær proces, hvor undersøgelsesdesignet løbende tager højde for udvikling, erkendelser og nye ideer i projektet. Det betyder, at de udfordringer, der skal adresseres i det enkelte læringsloop defineres i tæt samarbejde med projektgruppen.

Den cirkulære tilgang sikrer, at læringsloopene altid tager afsæt både i aktuelle udfordringer og i den viden og erfaring, der allerede er opsamlet i projektet. Målet er med andre ord ikke alene at komme fra a til b, men også at bevæge sig organisk og lærende gennem projektet ved at indsamle og anvende viden og erfaringer til gavn for projektet.

Læringsloops i fire trin

CFSA’s læringsloops består af fire grundaktiviteter:

1. Identificeret problemstilling eller en ny idé
2. Dataindsamling
3. Analyse
4. Anvendelse – som bidrager til nye erkendelser, ideer, handlinger og identifikation af nye problemstillinger.

Fase 1 – Identificering og afgrænsning af problemstillingen

Indledningsvis definerer projektgruppen aktuelle problemstillinger og udfordringer. Herefter giver CFSA sparring på en eventuel afgrænsning eller vinkel. Den tilgang sikrer, at problemstillingen er relevant og aktuel for projektet, og at afdækning af problemstillingen er inden for CFSA’s ekspertfelt. Endelig skal det være muligt kvalificeret og meningsfuldt at afdække problemstillingen inden for den givne ressourceramme. CFSA udarbejder herefter et undersøgelsesdesign, som godkendes af projektgruppen og/eller projektlederen.

Fase 2 - Dataindsamling

I dataindsamlingen bidrager informanter og respondenter, der er relevante for at kunne afdække den konkrete problemstilling. Det kan fx være:

• Frivillige og frivillige ledere
• Projektgruppen
• Eksterne aktører i fx kommune eller partnerorganisationer
• Ansatte/frivillige fra andre civilsamfundsprojekter/-organisationer
• Konsulenter fra CFSA

Metoder i dataindsamlingen

Vi anvender både kvalitative og kvantitative metoder i dataindsamlingen, fordi vores erfaring er, at data og viden bidrager med forskellige perspektiver på problemstillingen. Ligeledes er det vores erfaringer, at de to metoder bidrager til forskellige løsningsforslag, der kan afprøves i projektet.

De konkrete metoder kan være alt fra spørgeskemaundersøgelser og interviews til viden om feltet fra fx CFSA’s Frivilligrapport og forskningsundersøgelser.

Valg af metoder og datakilde afhænger naturligvis af, hvilken problemstilling projektgruppen ønsker at arbejde med. Derfor vil metoder og datakilder også kunne variere fra læringsloop til læringsloop.

Fase 3 og 4 – Analyse og anvendelse

På baggrund af den data, vi har indsamlet og analyseret, udarbejder vi en række praksisorienterede anbefalinger og løsningsforslag, som bliver præsenteret for projektgruppen. På baggrund af vores anbefalinger og løsningsforslag er det op til projektgruppen at diskutere, hvad næste skridt skal være. Processen bidrager til ny læring, nye erkendelser og ideer, som projektgruppen kan omsætte til kvalificerede handlinger.

Hvilke projekter kan have gavn af læringsloops?

Særligt længerevarende projekter og projekter med økonomiske ramme, der giver mulighed for at afsætte midler til eksterne konsulenter, kan drage nytte af at inddrage læringsloops i et projektforløb.

Typisk gennemfører vi 2-3 loops i en projektperiode. Udover den umiddelbare læring fra loopene har den faste tilknytning til projektet også den fordel, at vi lærer projektet at kende og derved også kan bringe den viden i spil undervejs.

Men også foreninger som ønsker at blive klogere på en konkret problemstilling, kan have gavn af at gennemføre et enkelt læringsloop. Et enkelt loop tager 4-8 uger at gennemfører, og også her kobler vi data indsamlet i projektet/organisationen med CFSA’s store praksiskendskab og generelle viden om den frivillige sociale sektor.