Indflydelse på kommunal politikudvikling – brug embedsværket! 

Kommunernes samarbejde med frivillige sociale foreninger er under forandring. Siden 2017 er andelen af kommuner, der inddrager frivillige sociale foreninger i politikudvikling faldet. Samtidigt er antallet af kommuner, der prioriterer at have frivilligråd også faldet.

På baggrund af tal fra Kommuneundersøgelsen 2021, som er en del af CFSA’s Frivilligrapport 2019-2021, undersøger vi i Videnstema #5 Kommunalpolitikernes mødebord er ikke den eneste vej til indflydelse! forandringer i kommunernes samarbejde med de frivillige sociale organisationer. Vi ser også på, hvilken betydninger disse forandringer har for foreningernes mulighed for at påvirke politikudviklingen i kommunerne.   

Politikernes mødebord er ikke den eneste vej til indflydelse 

Når de formelle politiske samarbejdsfora i kommunerne bliver færre eller lukker ned kan det være tegn på, at foreningernes indflydelse i kommunerne er blevet mindre. Erfaringer fra hverdagen ude i kommunerne viser imidlertid, at kommunerne i dag inddrager foreningerne i politikudvikling på nye måder og i andre fora end via formelle politiske råd og udvalg. 

”Det er ingen hemmelighed, at det er embedsværket i kommunen, der skal udkrystallisere politikker og strategi ud fra deres faglige viden og netværk. Et udvalg holder sig ofte på et overordnet plan. Så når planerne skal eksekveres, er det ofte embedsværket, som skal udarbejde forslag og gøre dem handlingsorienteret. De foreninger, der ser sig selv ind i den kontekst, kan i virkeligheden få en del indflydelse”, siger seniorkonsulent for Kultur, Fritid og Frivillighed i Vallensbæk Kommune, Loui Stampe Lund. 

Loui Stampe Lunds erfaring er, at foreningerne kan få reel indflydelse ved at bidrage ind i den handlingsorienterede dialog og samarbejde med embedsfolk som fx kommunens frivilligkonsulent. De foreninger, der samarbejder med embedsværket, er også dem, der i realiteten kan påvirke udmøntningen af den politik, som kommunalpolitikerne beslutter. Netop derfor er det vigtigt, at foreningerne og embedsværket har et godt kendskab til hinanden, understreger Loui Stampe Lund.

Få indflydelse via samarbejde med embedsværket  

Emil Sloth Sig er frivillighedskonsulent i Ringkøbing-Skjern Kommune, hvor de har flere forskellige samarbejdsmodeller, der både inddrager foreninger på det politiske niveau og på embedsniveau.

De frivillige sociale organisationer kan fx løbende indsende ris og ros om kommunens §18-tilskudssystem. En gang hvert år samles alle indsendte ændringsforslag og præsenteres for kommunens politikere, som herefter kan justere, hvordan pengene skal fordeles og bruges. 

Et andet eksempel er, at kommunen ønsker at inddrage foreningerne i udviklingen af en ny strategi for frivillighed og samskabelse. Tidligere har strategiarbejdet foregået meget internt i kommunen. 

”Når vi skal arbejde med den nye strategi, interviewer vi et bredt spektrum af hele vores foreningsliv – nemlig 15 foreninger, hvoraf tre er foreninger fra socialområdet. Vi spørger dem, hvordan de kan få en bedre service fra kommunen, hvad de bruger kommunen og vores frivilligcenter til, og hvad de kunne tænke sig, at vi var bedre til at hjælpe dem med”, fortæller Emil Sloth Sig. 

Selvom foreningerne ikke sidder med ved bordet, når politikerne træffer de endelige beslutninger, bruger embedsfolkene foreningernes bidrag til at udforme den endelige strategi og handleplan. På den måde får foreningerne mulighed for at påvirke og få indflydelse på det politiske arbejde med frivillighed og samskabelse i kommunen. 

Et tredje eksempel på en nyere samarbejdsmodel er ad hoc-fællesskaber. Modellen opstod under Ukrainekrisen, hvor alle, der arbejdede på integrationsområdet i Ringkøbing-Skjern Kommune, satte sig sammen og stillede spørgsmålet: Hvilke foreninger, fagområder og ansatte, er det nødvendigt at samle omkring opgaven med at modtage flygtninge fra Ukraine?  

I ad hoc-arbejdsfællesskaberne arbejdes der på tværs af forvaltninger, kommune og civilsamfund. Og selvom arbejdsfællesskaberne sjældent bevæger sig op på politisk niveau, er de handlingsorienteret og med til at sikre foreningerne indflydelse, fordi foreningerne her leverer vigtige perspektiver og viden til embedsfolkene, som skal udmønte den politik, der er besluttet af fx byrådet. 

Bevægelse i samarbejdet 

På trods af faldet i kommunale råd og udvalg med deltagere fra civilsamfundet, er det CFSA’s vurdering, at kommunerne prioriterer samarbejdet med de frivillige sociale organisationer. Samarbejdet har til en vis grad flyttet sig fra det politiske niveau og sker nu på flere niveauer og mere løbende end på faste møder.

Ligeledes spiller embedsværket en stor rolle i at inddrage foreninger i arbejdsgange, som senere munder ud i politiske beslutninger eller i fastlæggelse af konkrete handlinger som følge af politiske beslutninger.   

De kommunale frivilligkonsulenter giver også udtryk for, at der forsat er stor interesse for at inddrage og give de frivillige sociale organisationer indflydelse – ikke mindst på embedsniveau. 

Skab gode relationer til embedsværket og få indflydelse på den lange bane 

For at få indflydelse på kommunes beslutninger er det tydeligvis mere og mere vigtigt, at frivillige sociale foreninger har et godt samarbejde med kommunens embedsfolk og forstår deres arbejdsgange. Selvom det kan være tidskrævende at sætte sig ind i, er anbefalingen fra frivilligkonsulenter, at det altid er klogt at have en god kontakt til relevante ledere, direktører og ikke mindst medarbejdere, der arbejder med de områder, som vedrører foreningens sag og målgrupper.

Kommunens frivilligkonsulent kan fx være en god ambassadør for jeres forenings arbejde og konkrete sag i forbindelse med politiske og administrative processer, som måske forgår internt på rådhuset – også uden at I ved det. Frivilligkonsulenterne og deres chefer står også for at udforme konkrete forslag til kommunalpolitikere og byråd, så jo mere de kender jeres forening og sag, jo bedre kan de indtænke jeres sag i de politiske forslag.  

CFSA's anbefalinger:  

1. Udpeg et bestyrelsesmedlem eller en ansat, der skal holde sig orienteret om aktuelle og relevante kommunalpolitiske beslutninger og løbende tjekke den kommunale ledelsesrapport, som typisk ligger under byrådets dagsordner/referater på kommunens hjemmeside 
2. Orienter jer i kommunens politikker og overvej, hvordan netop jeres forening og tilbud kan bidrage til, at kommunens politikker bliver til virkelighed. Hvis der fx i sundheds- eller ungepolitikken står, at kommunen ønsker, at færre borgere oplever sig ensomme, og I netop arbejder med inkluderende fællesskaber og derfor kan se, at I kan bidrage til at opfylde de politiske mål, har I en god ramme for en første henvendelse. Tal evt. med kommunens frivilligkonsulent om, hvilke emner og politiske strategier der fylder lige nu, hvor i beslutningsprocessen de forskellige emner er, og hvilke deadlines der er i horisonten. 
3. Udarbejd materiale og en kort og konkret ”elevatortale” om, hvordan jeres forening kan spille ind i politikken. Tænk over, hvad kommunens ledere og medarbejdere er optaget af. Hvad er de på udkig efter, for at sikre, at den vedtagne politik skaber den ønskede effekt hos borgerne? Jo bedre I formår at skabe en direkte sammenhæng mellem den vedtagne eller kommende politik, embedsværkets opgave med at sætte konkrete initiativer i gang og jeres sag eller aktiviteter, jo mere indflydelse vil I få.
4. Kortlæg, hvem i embedsværket der træffer beslutninger på områder, der er relevante for jeres forening og derudfra finde de meste relevante ledere og medarbejdere i de kommunale forvaltninger, som I gerne vil have kontakt med. Direktørerne har sjældent tid, så det er ofte bedre at gå et niveau ned. 
5. Kontakt relevante medarbejdere i kommunen og inviter dem eller jer selv til et kort uformelt kaffemøde. Skab god dialog og lyt til, hvad de er optaget af. Lyt til, hvilke løsninger de efterspørger og spørg, hvad næste skridt skal være. Fremvis jeres materiale, eller tilpas det straks efter mødet og send det til dem, I har holdt møde med evt. sammen med en invitation til at besøge foreningen og jeres aktiviteter. 
6. Sørg altid for at følge hurtigt op på aftaler og holder fast i den gode relation til de medarbejdere og embedsfolk, I har fået kontakt til.