Sådan bliver bestyrelsen en god arbejdsgiver

Rollen som arbejdsgiver er ikke altid nem at træde ind i for en bestyrelse. I skal både agere kontrolfunktion, træffe rigtige beslutninger og samtidig motivere og sparre med den daglige leder.

Selvom opgaven i vid udstrækning kan og skal uddelegeres til forpersonen, er det vigtigt, at de enkelte bestyrelsesmedlemmer er bevidste om rollen og opgaverne som arbejdsgiver og de særlige forudsætninger, der kendetegner en leders ledelse af formålsrettede medarbejdere. Og det er vigtigt, at bestyrelsen i fællesskab beslutter, hvordan I vil sikre en god dialog mellem forperson og daglig leder om ansættelsesforhold, opgaveløsning og trivsel. Bestyrelsen har nemlig som helhed direkte og indirekte indflydelse på den daglige leders rammer og vilkår for at løse den opgave, som I har uddelegeret.

Tag rollen på jer

I CFSA er det vores erfaring, at en stærk bevidsthed om rollen som arbejdsgiver bedst skabes, når bestyrelsen sætter opgaven på dagsordenen minimum en gang om året op til og efter ledelsesudviklingssamtalen. I den forbindelse anbefaler vi, at bestyrelsen overvejer:

• Hvordan den daglige leders kompetencer og profil matcher foreningens behov, strategiske retning og mål.
• Hvordan I følger op på daglig leders opgaveløsning, personlige og kompetencemæssige udvikling.
• Hvordan den daglige leders trivsel og det generelle arbejdsmiljø for leder, ansatte og frivillige i foreningen fungerer.
• Hvordan samspillet mellem bestyrelsen, forperson og den daglige leder fungerer.

Sammen med forpersonen er den daglige leder bindeleddet mellem foreningens øverste (strategiske) ledelse og den daglige (taktiske) ledelse af organisationen, og det er afgørende, at I sikrer jer, at der er god kommunikation og klar overensstemmelse mellem de to ledelsesniveauer.

Læs mere om arbejdsdelingen mellem bestyrelse og daglig leder i artiklen: Skab et godt samarbejde mellem bestyrelsen og foreningens daglige ledelse

Sæt de rigtige mål – og følg op

Som arbejdsgiver er det vigtigt, at bestyrelsen har viden fra den daglige leder og andre ansatte og frivillige om, hvad der er et realistisk og ambitiøst niveau for foreningens udvikling på de taktiske og operationelle niveauer. Det er også vigtigt, at I afklarer jeres overordnede forventninger til den daglige leder i forhold til foreningens målopfyldelse. Hvad er opgaven? Hvad er målet? Og hvilke kompetencer og tilgange kalder det på?

Lederudviklingssamtale (LUS)

For at sikre fokus på arbejdsgiverrollen og den daglige leders trivsel anbefaler CFSA, at bestyrelsen og den daglige leder hvert år holder en lederudviklingssamtale (LUS).

Brug LUS som en anledning til at spørge jer selv:

• Hvordan kan vi som bestyrelse understøtte den daglige leder i at lykkes med opgaven?
• Hvordan kan vi sikre, at der er tilstrækkelige udfordringer og udviklingsmuligheder for daglig leder?

Det er oplagt at samtalen, som forpersonen evt. sammen med et andet bestyrelsesmedlem gennemfører med den daglige leder, handler om næste års mål. Samtalen er samtidig en god anledning til, at lederen gør status på det forgangne års opgaver og resultater.

Det er helt centralt, at I forholder jer til civilsamfundets særlige forudsætninger, når det handler om arbejdsmiljø. Vores anbefaling er derfor, at I kommer ind på følgende temaer:

• Forebyggelse af udbrændthed og behovet for at holde fri. Som daglig leder af en frivillig organisation vil en del arbejde ligge uden for almindelig arbejdstid. Samtidig kan man som leder have en oplevelse af, at foreningen ikke mærkbart forbedrer det problem, den arbejder for at løse. Det kan skabe en følelse af, at hverken lederen eller medarbejderne rigtig kommer i mål med deres opgave. Det er vigtigt, at bestyrelsen er med til at sikre, at der er en holdbar balance mellem lederens private og professionelle liv, og at lederen er opmærksom på samme balance i forhold til foreningens medarbejdere.

• Samspillet med bestyrelsen. Som beskrevet i artiklen her, er det vigtigt, at I grundigt afklarer ansvarsfordelingen mellem bestyrelsen og lederen. Lederen skal ikke være i tvivl om sit mandat, og I skal sammen forholde jer til, hvordan samarbejdet fungerer.

• Kompetenceudvikling. Ledelse af en civilsamfundsorganisation er en specifik faglighed. Det er derfor vigtigt, at bestyrelsen afklarer, hvad lederen har brug for af både ledelsesfaglige og sektorspecifikke værktøjer for at kunne varetage sin ledelsesopgave. Vi anbefaler også, at I opfordrer lederen til at indgå i ledelsesfaglige netværk i civilsamfundssektoren og få kvalificeret og ligeværdig sparring.

Aftal på forhånd spillereglerne for samtalen, og husk, at den er fortrolig.

Det er forpersonen, der skriver de aftaler ned, I indgår under samtalen. Det er også forpersonen, der sørger for at følge op og orientere resten af bestyrelsen.

Vær tydelige og transparente

Det skal være helt klart for alle i foreningen, hvilke opgaver, kompetencer, og beslutninger, den strategiske ledelse (bestyrelsen) har valgt at uddelegere til den daglige leder på det taktiske niveau. Hvis der er uklarhed om ansvarsområder og opgaver, er det CFSA’s erfaring, at det før eller siden vil føre til ineffektive arbejdsgange og spirende konflikter mellem leder og bestyrelse.

Det er også vigtigt, at begge parter er fuldt bevidste om, at det er bestyrelsen, som har fået medlemmernes mandat til at være foreningens øverste ledelse. Helt konkret er det bestyrelsen, der kan fyre den daglige leder – ikke omvendt. I lighed med mange Good Governance-retningslinjer fraråder CFSA, at den daglige leder samtidig er medlem af bestyrelsen, fordi der dermed sker en sammenblanding af ledelsesniveauerne.

Husk arbejdsmiljøet

Klare rammer og retning, forventningsafstemning om opgaver og mål samt fortrolighed mellem bestyrelsen, bestyrelseslederen og den daglige leder har stor betydning for et velfungerende samarbejde. Det er også vigtigt at have fokus på et sundt arbejdsmiljø for daglig leder, øvrige ansatte og frivillige i foreningen. Det betyder, at bestyrelsen har ansvar for at sikre, at lederen har ordentlige vilkår for at løse komplekse opgaver, kerneopgaven og ikke mindst at udfylde lederrollen. 

Læs mere om arbejdsmiljø i vores guide: Regler for arbejdsmiljø i frivillige sociale foreninger

Artiklen er et sammendrag af afsnittet ’Bestyrelsens rolle som arbejdsgiver’ fra bogen At lede en sag. Grundbog for bestyrelsesmedlemmer i frivillige organisationer