Skab et godt samarbejde mellem bestyrelsen og foreningens daglige ledelse
Et gnidningsfrit og effektivt parløb mellem foreningens bestyrelse og den daglige leder i foreningen bygger på en klar arbejdsdeling, hvor alle kender deres opgaver og ansvarsområder, og der er klare kommunikationsveje. I det arbejde kan Governance-Management-modellen være et effektivt redskab der både tydeliggøre hvem, der har ansvaret for hvad og sikrer at I ikke blander ledelsesrollerne sammen.
Som bestyrelsesmedlemmer er I valgt eller udpeget til at lede foreningen. I er engagerede i sagen, skal sætte retningen og har i sidste ende det overordnede ansvar for foreningen. Derfor kan det også være fristende at involvere sig i alt – lige fra de store linjer til foreningens daglige drift.
Men det er ikke en del af bestyrelsens opgave at gå aktivt ind i hverdagens små og store beslutninger, fx konkrete aktiviteter, ansættelser og personalesager. Den opgave ligger hos den daglige leder, som omvendt ikke skal udstikke den strategiske retning, men blot omsætte bestyrelsens beslutninger til handlinger.
Er arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og den daglige leder uklar, gør det ikke blot arbejdsgangene mindre effektive. Det kan også føre til gnidninger eller ligefrem konflikter mellem de to ledelsesniveauer. En kompetent og effektiv leder vil fx næppe trives med en bestyrelse, der kontrollerer hver enkelt af hans eller hendes handlinger.
Skab en klar arbejdsfordeling
I CFSA's gundbog At lede en sag, kan du læse mere om foreningsledelse, bestyrelsesarbejdet og uddybende om Governance-Management-modellen.
Download At lede en sag. Grundbog for bestyrelsesmedlemmer i frivillige organisationer
Det er vigtigt, at I har en klar rolle- og ansvarsfordeling. Helt overordnet kan I inddele ledelsesopgaverne i governance (ledelse), og management (styring). Mens bestyrelsen tager sig af den overordnede politiske ledelse, altså governance, klarer den daglige leder management-delen.
I mange foreninger vil arbejdsdelingen se sådan ud:
Governance: (bestyrelsen)
- Fastlægger den strategiske retning for organisationen
- Sikrer den demokratiske indflydelse til og legitimitet over for medlemmerne
- Prioriterer organisationens ressourcer og overvåge økonomien
- Repræsenterer organisationen over for omverdenen ofte i politiske eller foreningspolitiske sammenhænge
- Ansætter og er arbejdsgiver for den daglige leder.
Management: (Daglig leder)
- Sikrer, at politiske beslutninger og strategier omsættes til konkret handling og føres ud i livet
- Understøtter de interne demokratiske processer, som de valgte bestyrelsesmedlemmer indgår i
- Gennemfører bestyrelsens prioriteringer og præsenterer regnskaber, budgetopfølgninger etc. til bestyrelsens godkendelse
- Repræsenterer organisationen over for omverdenen ofte i relation til samarbejdspartnere
- Ansætter og er arbejdsgiver for øvrigt personale.
Det er langt fra alle foreninger, som bruger begreberne governance og management. Men de fleste foreninger, der har en bestyrelse som øverste ledelse og en daglig ledelse i form af fx et sekretariat med en ansat daglig leder, fungerer efter principperne. Fordelingen af opgaver kan selvfølgelig variere. Mens nogle foreninger vælger at lade den daglige leder være foreningens talsperson i forhold til omverdenen, vælger andre, at det er bestyrelsens formand, der er foreningens ansigt udadtil. Nogle foreninger har en valgt kasserer, der tager sig af at forberede regnskaber, mens andre overlader opgaven til den daglige leder.
>>> Læs mere om god bestyrelsesledelse i CFSA's faglige tema om good governance
Governance-Management-modellen
Der findes ingen facitliste for den ideelle arbejdsdeling. Det afgørende er, at I tager jer tid til at fastlægge den, så I opnår en fælles forståelse. I den sammenhæng kan Governance-Management-modellen fungere som en ramme for drøftelsen mellem bestyrelse og daglige ledelse. Hvad hører under bestyrelsen? Og hvad klarer den daglige leder?
Følg kommandovejene
Det er formanden og den daglige leder, der i fællesskab har ansvaret for at være bindeled mellem governance og management. Derfor er det også vigtigt, at de to parter har en løbende, tillidsfuld dialog, og at de har mandat til at træffe de beslutninger, som nødvendigvis må træffes mellem bestyrelsesmøderne, hvis foreningen skal køre effektivt.
Det er mest hensigtsmæssigt, at al formel kommunikation mellem bestyrelse og ansatte foregår mellem formand og daglige leder i perioden mellem bestyrelsesmøderne. Fx på faste månedlige møder. Selvfølgelig kan bestyrelsesmedlemmer og ansatte diskutere relevante emner mellem bestyrelsesmøderne, men det skal være helt klart, at en ansat fx ikke kan modtage opgaver, klager eller viden fra nogen direkte i bestyrelsen, uden at det er nøje aftalt med daglig leder. Modsat må en ansat ikke gå direkte til et bestyrelsesmedlem og bag om ryggen på den daglige leder.
Det handler ikke om at begrænse kontakten mellem bestyrelsesmedlemmer og ansatte, men om at gøre det nemt og tydeligt, hvem man skal gå til med et givent spørgsmål – uanset om man er bestyrelsesmedlem, ansat eller frivillig.
3 råd til at skabe et godt fundament for samarbejdet mellem bestyrelse og daglig ledelse
- Drøft løbende arbejdsdelingen. Minimum ved udskiftninger i bestyrelsen og/eller den daglige ledelse. Aftal på forhånd rammer for diskussionerne, og husk at inddrage den daglige leder på lige fod med bestyrelsen. Brug drøftelserne til at tage fat om alt det, der er svært, forældet eller rummer potentielle konflikter.
- Lav en tydelig aftale. Den endelige arbejdsdeling skal være tydelig, til at forstå og fuldt accepteret af bestyrelsen såvel som den daglige ledelse.
- Vær loyal. Sørg for at sikre, at bestyrelsen arbejder loyalt inden for den aftalte arbejdsdeling.
Artiklen er et sammendrag af afsnittet ’Bestyrelsens mandat og ledelsesforståelse’ fra bogen At lede en sag. Grundbog for bestyrelsesmedlemmer i frivillige organisationer
