Model for genåbning sikrer bæredygtig plan

Genåbningen af civilsamfundet og foreningerne står for døren. Langt om længe. Og selvom det er helt oplagt at blive opslugt af de mange konkrete praktiske opgaver, der umiddelbart banker på, kan det være en god ide at skabe en mere struktureret ramme om jeres planlægning. En plan, som både tager højde for erfaringerne fra nedlukningen og hjælper jer med at prioritere mellem de mange opgaver og ideer, der givet står i kø.

Som ramme om jeres forberedelser har vi udviklet en målrettet genåbningsplan (se arbejdsark i menuen til højre), som I kan bruge til at planlægge og strukturere både selve genåbningen af jeres forening og tiden efter. Modellen kan I bruge som inspiration til, hvordan I bedst griber genåbningen an hos jer.

Læs også CFSA's faglige artikel Klar til genåbning: 3 trin til at komme godt fra start

Skab fælles forståelse og overblik 

Helt konkret er det en god ide at samle de folk, der er involveret i genåbningen. Det kan fx være bestyrelsen, ledelse og dem, der er ansvarlige for konkrete aktiviteter eller (lokale) grupper af frivillige. Ofte er det en fordel at udnævne 1-2 personer, som har det overordnede ansvar for genåbningen.

Mange foreninger har en liste klar med alt det, der haster for at kunne komme i gang igen. Vi anbefaler, at I også giver jer selv tid til at tale grundigt og åbent, om I vil være en kopi af den organisation, I var for 14 måneder siden – eller om så meget er forandret, at at I nu er et andet sted. Genåbningen er på den måde en særligt god anledningen til at udvikle og måske også afvikle stort og småt i jeres organisation.

Start med at spørge jer selv, hvilke gode erfaringer fra det sidste år I ønsker at fastholde og videreudvikle. Mange foreninger har for alvor set potentiale i fx online rådgivning eller hybridmøder, hvor deltagerne kan være med enten fysisk eller på skærmen. Det kan også være, I har fået øje på aktiviteter eller tiltag, som jeres frivillige eller brugere i særlig grad efterspørger – eller som ingen faktisk længere savner. Genåbningen er således også en mulighed for at sige farvel til det, der ikke længere tjener et formål.

Skriv alle erfaringer, tanker og ideer ned nu, inden hverdagen melder sig igen. Det er er langt fra sikkert, I kan arbejde videre med det hele lige nu, men i takt med at jeres forening åbner, og en mere forudsigelig hverdag melder sig, kan I arbejde videre med flere nye tiltag og ideer, som er udsprunget af coronaåret.

Lige nu er det allervigtigste, at I får samlet erfaringerne sammen, så I husker, hvad I faktisk har lært af det seneste år. Derefter kan I gå i gang med at udarbejde en realistisk plan for de kommende måneder.

Husk, at den røde tråd lige nu er forventningsafstemning, realistiske ambitioner og konkret planlægning. For selvom det kan være fristende at sætte gang i mange nye initiativer, samtidig med at I skal byde frivillige og brugere velkommen tilbage, så er genåbningen i sig selv en stor opgave. Tag et skridt ad gangen og giv jer selv lov til at fejre, hver gang I kommer i mål med en opgave. Det hjælper vores genåbningsplan jer også med.   

Festlig fejring eller business as usual?

Efter mere end et år i undtagelsestilstand er der al mulig grund til at fejre genåbningen af jeres foreningsaktiviteter. Spørgsmålet er, hvordan I vil fejre og markere åbningen?

Nogle foreninger går sammen om at markere åbningen med et arrangement i den lokale gågade, både for at blive (gen)kendt i lokalområde og for at rekruttere nye frivillige. I kan også invitere jeres frivillige, brugere, borgmesteren og lokale medier til åbningsreception, hvor I fortæller om jeres aktiviteter. Eller måske foretrækker I en mere stille åbning, hvor I har fokus på at sætte nye aktiviteter i søen sammen med jeres frivillige. 

Uanset hvad I vælger, anbefaler vi, at I fejrer dagen eller dagene på en eller anden måde. Både for at skabe opmærksomhed om jeres sag og få at motivere jeres frivillige til igen at tage fat på den opgave, der venter.

Sæt mål – og nå dem

Når først hverdagen melder sig, er det let at glemme at få fulgt op på de ideer og ønsker til forandring, I talte om forud for genåbningen. Vi anbefaler derfor, at I bruger CFSA’s genåbningsmodel til at sikre, at I løbende over de kommende måneder får fulgt op på jeres mål og intentioner.

Helt konkret kan I bruge modellen til at skabe overblik og formulere delmål og tidspunkter for statusmøder, hvor I følger op på de opgaver og aktiviteter, I har prioriteret. Aftal allerede nu, hvornår I holder statusmøder, hvor I følger op på de prioriterede opgaver. Det sikrer, at I når i mål med jeres intentioner - og at I får tilpasset og justeret undervejs, hvis der er behov for det.

Nogle af de oplagte emner at følge op på er:

• Forløber genåbningen organisatorisk som planlagt, eller er der brug for justeringer?
• Hvordan fungerer de forandringer, vi har sat i gang?
• Husker vi at bruge erfaringerne fra corona-året mest muligt?
• Hvordan fungerer samarbejde i ledelse og bestyrelse?
• Er brugerne tilfredse med vores aktiviteter, eller er der brug for justeringer?
• Hvordan står det til med de frivilliges motivation og engagement?
• Hvordan er trivslen blandt frivillige, ansatte og i bestyrelsen?
• Følger vi vores plan og få vi justeret løbende?

Når I sætter jeres prioriterede arbejdsopgaver ind i genåbningsmodellen, får I samtidig et overblik over, om der er brug for at prioritere yderligere, så I er sikre på at lykkes med de mål, I har sat jer.

I skal med andre ord finde en god balance mellem den daglige drift og nye initiativer. For der er ingen tvivl om, at alle bliver nødt til at prioritere, hvis vi ikke skal tabe pusten – eller tage modet fra de frivillige. Forvent at alle har brug for tid til at finde sig til rette i foreningsfællesskabet og opgaverne igen.

Download CFSA’s genåbningsmodel og brug den som ramme for de kommende ugers vigtige planlægningsarbejde.