Få succes med årets generalforsamling
Foråret er højsæson for generalforsamlinger i foreningslivet. Men hvad kræver det egentlig at holde en god generalforsamling? Vi har samlet de vigtigste punkter til jer i denne artikel.
Generalforsamlingen er foreningens øverste demokratiske myndighed. Det er her jeres medlemmer har mulighed for at være med til at bestemme, hvordan jeres forening skal udvikle sig, og hvad bestyrelsen skal arbejde med i det kommende år.
At holde en vellykket generalforsamling kræver planlægning – og vi anbefaler jer at gå i gang med forberedelserne i god tid før mødet.
Inden generalforsamlingen
Sørg for at indkalde til generalforsamling og send dagsorden, bilag mv. ud i god tid. Som minimum skal I overholde de tidsfrister, der er beskrevet i jeres vedtægter, men jo før jeres medlemmer kan skrive datoen i kalenderen, jo bedre.
Sæt tid af i bestyrelsen til at diskutere, hvordan I gerne vil have generalforsamlingen skal foregå. I skal blandt andet finde en dygtig dirigent og en god referent. Hvis I ved, at der kan opstå konflikter eller ophedede diskussioner på generalforsamlingen, kan det være en fordel at vælge en dirigent udefra.
Det kan være en udfordring at få medlemmerne til at møde op. Erfaringerne viser, at flere får lyst til at deltage, hvis I kombinerer generalforsamlingen med et socialt arrangement som fx fællesspisning, et foredrag eller en filmaften.
På generalforsamlingen skal formanden aflægge beretning. Brug tid i bestyrelsen på at definere de emner, som I synes er særligt vigtige at fremhæve i beretningen.
På generalforsamlingen
Hvis der opstår tvivl om procedurer eller lignende, så vær ikke nervøs for at holde en kort pause, hvor I kan få styr på, hvordan I går videre.
Sørg også for, at konklusionerne er klare og udtalte, så alle deltagere ved, hvad de siger ja og nej til.
Begge dele skaber ro og giver deltagerne på generalforsamlingen en god oplevelse og motiverer deres lyst til at deltage aktivt.
Husk i øvrigt at have stemmesedler klar, hvis det skulle blive nødvendigt med skriftlige afstemninger undervejs.
- Bestyrelsens opgaver: Guiden giver dig et overblik over, hvordan en bestyrelse typisk er sammensat, og hvilke opgaver bestyrelsen typisk varetager for foreningens medlemmer.
- Sådan arbejder I med foreningens budgetter og regnskaber: Tre guider, der har fokus på foreningens økonomi, herunder kassererens rolle i bestyrelsen, og hvordan I arbejder med foreningens budgetter og regnskab.
- Bestyrelsens juridiske ansvar: Denne guide giver dig overblik over, hvor langt jeres ansvar som bestyrelse rækker – og over, hvornår I ikke kan drages til ansvar.
Efter generalforsamlingen
Det er god stil at få referatet godkendt og udsendt så hurtigt som muligt, mens deltagerne stadig har generalforsamlingen frisk i erindringen.
Umiddelbart efter generalforsamlingen er slut, bør bestyrelsen samles og aftale, hvornår det første møde skal finde sted. På det første bestyrelsesmøde er det en god ide at bruge god tid på at diskutere, hvordan I bedst muligt kan arbejde videre med beslutninger og diskussioner fra generalforsamlingen. Ligesom I løbende bør holde medlemmerne orienteret om jeres arbejde, så de frem mod næste års generalforsamling har en god fornemmelse af, hvad I arbejder med. Det motiverer medlemmerne til at deltage aktivt i foreningsdemokratiet og giver flere lyst til at gøre deres stemme gældende.
9 råd til dig der er ny i bestyrelsen
Hvis du er nyt medlem af bestyrelsen, er der flere ting, du kan gøre for at være godt forberedt på bestyrelsesarbejdet. Få 9 gode råd om, hvad du kan og skal gøre før, under og efter foreningens generalforsamling i vores artikel Ny i bestyrelsen? Sådan kommer du godt fra start
