5 gode råd, når I udvikler kommunens frivilligpolitik

Hvis en frivilligpolitik skal have værdi og være brugbar, er det vigtigt, at frivilligpolitikken udarbejdes, drøftes og udformes i dialog mellem politikere, ledere og medarbejdere i kommunen på den ene side og frivillige, borgere og foreninger på den anden side. Det er her rammerne for samarbejdet forhandles og bliver levende, forståelse for hinandens behov opstår og muligheden for synergi mellem kommunens politiske visioner og borgernes ønsker.

Denne guide er skrevet med afsæt i CFSA's mangeårige erfaring med at udvikle frivilligpolitikker i kommuner. Guiden beskriver først et forslag til et forløb eller en proces, som vi har rådgivet flere kommuner til at følge. Brug forløbet som inspiration, uanset om I skal vedtage en helt ny politik eller revidere en eksisterende. Derefter finder du 5 gode råd om, hvordan alle parter kan inddrages og tage del i processen med at udvikle en frivilligpolitik.

Forslag til proces, når I udvikler en frivilligpolitik

I udformningen eller revisionen af en frivilligpolitik, er det vigtigt at skabe sammenhæng mellem de politiske mål og visioner og borgernes behov. Det betyder, at I med fordel kan tænke mange interessenter og emner med fra start.

På CFSA har vi gennem processer hjulpet og samarbejdet med flere kommuner, der skulle udvikle eller revidere deres frivilligpolitikker. I den forbindelse har vi udarbejdet forslag til en række ’trin’ i processen. Disse trin kan være til inspiration, når du som fx frivilligkonsulent skal være med til at tilrettelægge processen i forbindelse med en frivilligpolitik i din kommune. 

1. Læg en plan for processen

Begynd med at afklare, hvordan I vil udarbejde og vedtage frivilligpolitikken. Planen bør afdække, hvem der skal være involveret og hvordan. Formuler også ideer til det overordnede indhold og frivilligpolitikkens overordnede værdier og mål, men husk, at der også skal være plads til civilsamfundets input, ønsker og ideer. Udpeg evt. de politiske repræsentanter, der deltager i forløbet.

2. Input til de overordnede linjer

Invitér nøglepersoner til at drøfte og give input til overordnede linjer i en ny frivilligpolitik. Såvel den øverste ledelse i kommunen, ansatte fra Socialforvaltningen, det lokale frivilligråd, frivilligcenter og nøglepersoner fra de frivillige organisationer kan være med til at formulere de overordnede linjer i frivilligpolitikken. Nedsæt evt. også en styre- eller følgegruppe, som kan drive processen fremad.

3. Afhold indledende fællesmøder

Et vigtigt skridt i processen er at afdække de eksisterende behov hos både faggrupper i kommunen og aktører i civilsamfundet. En måde at gøre det på, kan være at invitere til et indledende dialogmøde, hvor alle foreninger, samt repræsentanter fra kommunens forskellige fagområder inviteres med i processen. Her diskuterer I de overordnede linjer for frivilligpolitikken. Fokusér på centrale spørgsmål om visioner, værdier og grundlag for samarbejdet.

4. Invitér til lokale dialogmøder med frivillige og foreninger

For at sikre frivilligpolitikkens relevans kan det være en fordel, at invitere aktører i civilsamfundet til mindre lokale dialogmøder, hvor de får mulighed for at komme med deres ønsker, ideer og forslag til politikken. En frivilligpolitik skal rumme og afspejle behovene i frivilligheden, hvorfor det er vigtigt at give plads til og inddrage aktører lige fra de større frivillige organisationer til de mindre foreninger og enkelte frivillige.

5. Invitér til lokale dialogmøder for de forskellige faggrupper

Frivilligpolitikken påvirker også de forskellige faggrupper, der er ansat kommunen. For dem kan der være fordomme, nervøsitet eller usikkerhed forbundet med en frivilligpolitik, der fx lægger op til flere frivillige aktiviteter på plejecentrene. Derfor kan det være en fordel, at kommunens ansatte også får mulighed for at komme med ønsker, ideer og input i processen.

6. Skriv alle forslag til frivilligpolitikken sammen

Skriv et samlet forslag til frivilligpolitikken på baggrund af input fra dialogmøderne med de forskellige aktører.

8. Justér frivilligpolitikken på baggrund af høringssvar

Efter høringsrunden er det vigtigt, at I drøfter og justerer frivilligpolitikken. Brug evt. den nedsatte styre- eller skrivegruppe.

9. Send forslaget i høring

Send forslaget til frivilligpolitikken i høring hos alle relevante parter.

10. Send forslaget til vedtagelse

Efter høringsrunde kan I sende politikken til vedtagelse i det relevante udvalg og derefter i byrådet.

Nedsæt en styregruppe for processen

Vi anbefaler, at I etablerer en styregruppe for processen med repræsentanter fra både kommunen de frivillige foreninger og blandt lokale frivillige.

Styregruppen skal igennem hele processen holde øje på fremdriften og sikre, at alle parter bliver inviteret, og får mulighed for at komme med input og give deres besyv med.

Det er vidt forskelligt, hvor meget ansvar styregruppen får eller ønsker. Styregruppen kan give input på et overordnet niveau eller være med til at samle op fra møderne og formulere den endelige frivilligpolitik.

Styregruppens medlemmer har en meget vigtig rolle som ambassadører for processen, frivilligpolitikken og samarbejdet i hverdagen.

Uanset styregruppens rolle anbefaler vi, at I udpeger en projektleder for processen, som samler trådene, og formulerer forslag til indholdet i den endelige frivilligpolitik.

Inddrag frivillige fra begyndelsen

Vi anbefaler, at I inddrager frivillige allerede, når I skal planlægge udviklingsprocessen for frivilligpolitikken. Spørg frivillige og foreninger, hvordan de kunne forestille sig, at processen skal udformes. Spørg ind til, hvordan I sikrer, at alle foreninger inddrages, og hvordan diskussionsspørgsmål kan formuleres.

Hvis I har et frivilligråd og/eller et frivilligcenter i kommunen, vil det også være helt naturligt at inddrage disse i planlægningen og gennemførelsen af processen.

Hvis I ønsker at nedsætte en styregruppe, er det oplagt, at I finder ud af, hvem der kunne være interesseret i at deltage i planlægningen og bidrage til arbejdet med at tilrettelægge processen. På den måde sikrer I både ejerskab i forhold til en endelig politik, og at processen kommer til at give mening for dem, der skal bidrage. 

Afdæk det lokale frivillig- og foreningsliv i kommunen

Når I udarbejder eller reviderer frivilligpolitikker, anbefaler vi, at I ser nærmere på de kontakter og partnere i det tværgående samarbejde, der allerede findes i kommunen og i foreningslivet. Sørg for at involvere alle relevante parter i arbejdet. De har allerede konkrete erfaringer med samarbejdet og kan fortælle, hvordan I kan understøtte samarbejdet endnu mere.

Vores erfaringer er, at der i mange kommuner er et stort frivilligt engagement, som ikke er kortlagt af kommunen. Selvom I ikke behøver at kortlægge frivilligheden i jeres kommune, kan det være en stor fordel, at I kan trække på det eksisterende og det der allerede fungerer, når frivilligpolitikken skal udvikles eller revideres.

Flere steder har kommuner også succes med at inddrage ’almindelige borgere’ i udviklingsprocessen af en frivilligpolitik. Der kan være helt oplagte ressourcepersoner, som kan bidrage til processen (lokale ildsjæle, centralt placerede personer i landsbyer/lokalmiljøer), men det kan også være helt almindelige borgere, som bidrager.

Udfordringen er selvfølgelig at gøre det relevant for de pågældende borgere at deltage i og bidrage til udviklingen af en frivilligpolitik. ’Stemmen’ fra borgerne i kommunen kan dog også indfanges via brug af fokusgrupper, vox-pop-udtalelser fra ’borgeren på gaden’ eller spørgeundersøgelser i fx borgerpaneler eller lignende.

Selv om det er vigtigt, at I inddrager frivillige, kommunale medarbejdere og evt. borgere, når I udarbejder en frivilligpolitik, skal I stadig huske på, at en frivilligpolitik er et politisk dokument. Frivilligpolitikken skal godkendes og vedtages officielt af kommunalbestyrelsen, før den er hele kommunens politisk vedtagne politik for frivillige. Det er derfor ikke nok at inddrage aktører fra foreningslivet og kommunale medarbejdere – også byrådspolitikere skal forstå og arbejde aktivt for frivilligpolitikken.

Tænk kommunale medarbejdere ind i processen

Vores erfaringerne viser, at det ikke kun er relevant, at I inddrager kommunalpolitikere, foreninger og frivillige i udviklingen af en frivilligpolitik. Det er også hensigtsmæssigt at inddrage kommunale medarbejdere på tværs af forvaltninger i processen med at udvikle en frivilligpolitik, fordi det er dem, der skal ud og samarbejde med frivillige i praksis.

Kommunale medarbejde ved noget om, hvordan kommunen i praksis kan samarbejde med foreninger, og de ved også, hvad der er muligt ude hos frontpersonalet. Derudover er det rigtigt fornuftigt, at kommunalt ansatte indgår i processen, fordi der her opstår mange møder med frivillige. Møder, der på sigt kan skabe grobund for vigtige samarbejder. Sidst, men ikke mindst kan inddragelsen af kommunalt ansatte være med til at skabe et ejerskab for frivilligpolitikken og styrke kontakten til de frivillige internt i kommunen.

For at frivilligpolitikken for alvor skal rykke i forhold til at skabe samarbejde mellem foreninger og kommune, skal den være relevant for flere end en enkelt eller to ansatte i kommunen. Den skal være vedkommende for både frontpersonale, medarbejdere, ledere og politikere.

Involver alle relevante parter

Når I udarbejder eller reviderer frivilligpolitikker, anbefaler vi, at I ser nærmere på de kontakter og partnere i det tværgående samarbejde, der allerede findes i kommunen og i foreningslivet. Sørg for at involvere alle relevante parter i arbejdet. De har allerede konkrete erfaringer med samarbejde og kan fortælle om, hvordan I kan understøtte samarbejdet endnu mere.

Flere steder har man også succes med at inddrage ’almindelige borgere’ i udviklingsprocessen af en frivilligpolitik. Det kan være helt oplagte ressourcepersoner, som kan bidrage til processen (lokale ildsjæle, centralt placerede personer i landsbyer/lokalmiljøer), men det kan også være helt almindelige borgere, som bidrager. Udfordringen er selvfølgeligt at gøre det relevant for de pågældende borgere at deltage i og bidrage til udviklingen af en frivilligpolitik. ’Stemmen’ fra borgerne i kommunen kan dog også indfanges via brug af fokusgrupper, vox-pop udtalelser fra ’borgeren på gaden’ eller spørgeundersøgelser i fx borgerpaneler eller lignende.

Selv om det er vigtigt, at I inddrager frivillige, kommunale medarbejdere og evt. borgere, når I udarbejder en frivilligpolitik, skal I stadig huske på, at en frivilligpolitik er et politisk dokument. Frivilligpolitikken skal godkendes og vedtages officielt af kommunalbestyrelsen, før den er hele kommunens politisk vedtagne politik for frivillige. Det er derfor ikke nok at inddrage aktører fra foreningslivet og kommunale medarbejdere – også byrådspolitikere skal forstå og arbejde aktivt for frivilligpolitikken.

En politik på tværs af forvaltninger

I mange kommuner er frivilligpolitikken udelukkende et anliggende for social- eller sundhedsforvaltningen. Det er ofte her, at man udarbejder og bruger frivilligpolitikken. Vi anbefaler dog, at I drøfter frivilligheden bredt og aktivt tager stilling til, hvilke områder den skal dække. Måske kan frivilligpolitikken fungere som en tværgående politik, hvor alle forvaltninger skal forholde sig til, hvordan frivillighed og civilsamfund kan bidrage til lokalsamfundets udvikling.

Tænk også frivilligpolitikken som et strategisk dokument, der giver retning til fremtidige samarbejder om velfærd på den helt brede arena. Hvordan sikrer vi, at frivilligpolitikken giver mulighed for at nytænke og samskabe velfærd i de kommende år?